Сотрудник вернулся из командировки не из места командирования: можно ли принять расходы на проезд?

ВОПРОС

7 мая сотрудник был направлен в командировку из СПб в Казань. Последующие праздничные дни (9, 10, 11, 12 мая) он провел в другом городе по личным делам. Возвращался в СПб уже из Набережных Челнов и по приезду предоставил посадочный талон, электронный билет и квитанцию об оплате. Билет покупал за свой счет. Можно ли принять данный посадочный билет к авансовому отчету по командировке с указанными выше обстоятельствами?

ОТВЕТ

В том случае, если бы работник после командировки (7 и 8 мая) провел выходные дни в Казани и представил билет от Казани до СПБ,  то стоимость  проезда  из места командировки к месту постоянной работы могла быть учтена в расходах, а стоимость проезда возмещена сотруднику.

В рассматриваемой ситуации расходы в виде стоимости обратного билета из Набережных Челнов не связаны с исполнением трудовых обязанностей и, соответственно, не произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании изложенного включение в авансовый отчет билета из Набережных Челнов, принятие стоимости проезда на расходы и возмещение сотруднику стоимости проезда повлечет за собой налоговые риски, в том числе по НДФЛ.

ОБОСНОВАНИЕ

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ, расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Но в НК РФ не сказано, можно ли учесть расходы на оплату проезда из командировки, если работник остался там для проведения выходных (не рабочих) дней.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

В частности, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы на оплату проезда к постоянному месту работы не являются для целей налогообложения обоснованными, так как организация в данном случае оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Следовательно, в этих случаях расходы на оплату проезда к постоянному месту работы не признаются в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813).

Ранее Минфин России указывал (Письмо Минфина России от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34815), что расходы на проезд можно учесть в затратах в целях налога на прибыль, если задержка в месте командирования произошла с разрешения руководителя и если дата выбытия из места командировки совпадает с датой проездного документа. Аналогичная позиция выражена в Письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329.

Таким образом, из изложенного следует:

  • если имеется разрешение руководителя о возвращении из командировки после выходных, то расходы на проезд могут быть учтены. Но обязательным условием является то, чтобы билет был из Казани, то есть из места командировки;
  • в этом случае (работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, и возвращается из места командирования) оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды и не облагается НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов), не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

При этом чиновники поясняют, что обложение НДФЛ стоимости проезда зависит от срока, на который работник остается в месте командировки после ее окончания.

Так, если срок значителен (к примеру, работник задерживается для проведения отпуска), возникает объект налогообложения по НДФЛ в виде оплаты стоимости билета. Если же работник остается в месте командировки на непродолжительное время (на выходные или праздничные дни), облагать налогом оплату его проезда не требуется. Об этом сказано в Письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 2), от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221 (п. 1), от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329 (п. 1).

Таким образом, обложение НДФЛ дохода в виде стоимости проезда от места командировки до места работы зависит от срока, на который работник задерживается в месте командировки для целей отдыха.

В вашей ситуации сотрудник остался на выходные дни (непродолжительное время), но не в месте командировки. Следовательно, на затраты стоимость проезда не из места командирования не принимается, а в случае возмещения сотруднику стоимости проезда возникает налогооблагаемая база по НДФЛ.

Автор ответа:

Л.М. Золина,

консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Как направить сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком и работающего на условиях неполного рабочего дня, в загранич...

17
23.08.2019

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только...

Как снизить налоговый штраф

3220.08.2019

Уменьшить налоговый штраф можно, если есть смягчающие обстоятельства.

-
Приказ Минтруда России от 18.07.2019 N 503н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по автоматизации и механизации механосборочного п...

Обновлен профессиональный стандарт для специалистов по автоматизации и механизации механосборочного производства
ИБ РоссийскоеЗаконодательство
-
Приказ Росархива от 22.04.2019 N 61 "Об обработке персональных данных в Федеральном архивном агентстве" (вместе с "Правилами обработки персональных ...

Утверждены: 1.1. Правила обработки персональных данных в Федеральном архивном агентстве 1.2. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в Ф...
ИБ РоссийскоеЗаконодательство
наверх
Обратная связь.