Официальный поставщик системы Консультант Плюс
15 января 2018

Служебные командировки: возмещение расходов, налогообложение, КЭК

Вопрос

Оплачиваем сотрудникам проезд до биологической станции и обратно (командировка). Добраться оттуда до ж/д станции можно только на корабле. Из-за погодных условий навигацию продлили до морозов на неопределенный срок. Ж/д билеты купили, но был только люкс. Причина уважительная. Можем ли мы доплатить из средств от предпринимательской деятельности? Не будет ли доплата облагаться налогом? Какой КЭК - 212?.

То же самое касается и доплаты за гостиницу. У нас по бюджетным средствам – 550 руб. в сутки (Постан.729). Документ на гостиницу намного больше, доплату делаем из ср-в предпр. деятельности с разрешения руководителя. 

Ответ 

1. Да, вы можете доплатить за счет доходов от внебюджетной (т.е. приносящей доход) деятельности. Кроме того, Ваше учреждение вправе возмещать командировочные расходы в размерах, превышающих установленные, за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности.

2. Возмещение работникам (сотрудникам) всех расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, суточные, согласованные иные расходы), осуществляется по КОСГУ 212.

3. Налогообложение.

Суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки по России установлены законом для целей освобождения от НДФЛ и взносов на ВНиМ, ОПС и ОМС (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Если вы платите суточные сверх этого размера, сумму превышения:

  • облагайте НДФЛ в обычном порядке;
  • облагайте взносами на ВНиМ, ОПС и ОМС;
  • отражайте в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 за месяц, в котором был утвержден авансовый отчет работника по командировке (Письма Минфина от 01.02.2017 N 03-04-09/5325, от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256, ФНС от 16.08.2017 N ЗН-4-11/16202@).

Обоснование 

Статьей 168 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя в случае направления в командировку возмещать работнику:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В составе командировочных расходов работодатель компенсирует работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, посредством выплаты суточных (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Пунктом 1 Постановления N 729 (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений")  установлены размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, вышеуказанным категориям работников.

В то же время положения п. 3 Постановления N 729 предоставляют федеральным бюджетным и автономным учреждениям право возмещать командировочные расходы в размерах, превышающих установленные, за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности.

Командировочные расходы (в т.ч. суточные) сверх норм, установленных законодательством, могут быть возмещены работникам за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, в размерах, установленных локальным нормативным актом.

На возможность возмещения бюджетными учреждениями работникам командировочных расходов в размерах, превышающих установленные нормы за счет достигнутой экономии, указывается в Письмах Минфина России от 12.07.2012 N 02-13-06/2703 и от 08.10.2012 N 02-13-06/4132.

Обратите внимание, порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в т.ч. суточных, следует утвердить локальным нормативным актом учреждения (Письмо Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135).

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих сумм (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Как правило, размер суточных для командировок по территории РФ в государственных (муниципальных) учреждениях не превышает установленные Налоговым кодексом РФ пределы.

Если вы платите суточные сверх этого размера, сумму превышения:

  • облагайте НДФЛ в обычном порядке;
  • облагайте взносами на ВНиМ, ОПС и ОМС;
  • отражайте в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 за месяц, в котором был утвержден авансовый отчет работника по командировке (Письма Минфина от 01.02.2017 N 03-04-09/5325, от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256, ФНС от 16.08.2017 N ЗН-4-11/16202@).

Подтверждать документами факт траты работником суточных не нужно (Письмо Минфина от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

Согласно Указаниям N 65н* расходы на проживание в командировке отражаются по следующим кодам КОСГУ и видам расходов:

- при их возмещении работникам (сотрудникам) учреждения отражаются по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ и виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда";

* Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.

На вопрос отвечала:
О.Я. Решетова, 

консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Бухгалтеру
Бюджетники
Заказать консультацию
Мне полезно 0

Офис

+7(812) 703-3834

Горячая линия

(812) 644-5535

Давайте дружить!