9 октября 2017

Подлежит ли компенсация за разъездной характер работы обложению страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли учесть ее в расходах при УСН?

Вопрос 

Принимаем на работу сотрудника с личным ТС. Оформляем выплату компенсаций: за использование личного ТС и за разъездной характер работы.

Вопросы по компенсации за разъездной характер. Подлежит ли компенсация за разъездной характер работы обложению страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли учесть ее в расходах при УСН и в целях налога на прибыль? 

Ответ 

Организация вправе учесть данные компенсации при исчислении налога на прибыль при наличии документов, подтверждающих расходы работника. Эти компенсации не облагаются НДФЛ и взносами. При УСН учитывать в расходах компенсации за разъездной характер рискованно, т.к. такой вид расходов не предусмотрен НК РФ.

Работодатель должен определить перечень работ разъездного характера, профессии или должности работников, которым фирма будет выплачивать компенсации за разъездной характер. Этот перечень следует закрепить в коллективном договоре, соглашении либо в ином локальном нормативном документе компании, например, в положении о разъездном характере работы.

Обратите внимание! Компенсации за разъездной характер не стоит путать с надбавками за разъездной характер. Надбавки являются элементом оплаты труда, учитываются в расходах, облагаются НДФД и взносами.

Обоснование 

Налог на прибыль

Если расходы организации, связанные с разъездным характером работ сотрудников, обоснованы, связаны с деятельностью, приносящей доход, и документально подтверждены, то организация вправе их учесть и для целей налогообложения. Это вытекает из п. 1 ст. 252 НК РФ.

Учесть такие расходы организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает Минфин России в Письмах от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, а также ФНС России в Письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488.

По общему правилу организации - плательщики налога на прибыль в целях налогообложения применяют метод начисления, порядок признания расходов при котором установлен ст. 272 НК РФ. Из положения  пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ следует, что датой признания указанных компенсационных выплат в составе налогооблагаемых расходов служит дата утверждения авансового отчета сотрудника о служебной поездке.

НДФЛ

В силу статьи 164 ТК РФ возмещение работнику "разъездных" расходов признается компенсационной выплатой.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных

действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письмах Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131.

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ в состав возмещаемых "разъездных" расходов включены суточные. Однако для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, "разъездные" суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании (700 руб. в сутки - при российских командировках; 2 500 руб. в сутки - при поездках за рубеж).

Несколько иначе дело обстоит с обложением НДФЛ надбавок, выплачиваемых организацией за разъездной характер работы. По мнению финансистов, изложенному в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, надбавки за подвижной и разъездной характер работ, установленные коллективным или трудовым договором, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, предусмотренных статьей 164 ТК РФ. Они представляют собой компенсационные выплаты, являющиеся элементом оплаты труда работника, в силу чего обложение их НДФЛ производится в общем порядке. Такой же вывод следует из Писем Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

В соответствии со статьей 420 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения страховыми взносами.

При этом, как сказано в статье 421 НК РФ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных  п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Пп. 2 п. 1 ст. 420 НК РФ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя по выплате таких компенсаций установлена статьей 168.1 ТК РФ, ею же определен и состав "разъездных" возмещаемых расходов. Причем порядок их выплаты и размеры возмещения определяются фирмой самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре, соглашении или ином нормативном документе компании, кроме того, эта информация вносится и в трудовой договор, заключаемый с работником.

На основании ст. 422 НК РФ у организации, производящей выплаты компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования. Если же возмещение выплачивается в большем размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы компании, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Выплачиваемые надбавки за разъездной характер работы облагаются указанными страховыми взносами в общем порядке. Основанием для такого вывода служит Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 "О доплатах и компенсациях". 

УСН

При выплате компенсаций за разъездной характер работ есть риск, что налоговая инспекция не примет эти расходы, т.к. они напрямую не поименованы в ст. 346.16 НК РФ (Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, Письмо Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174).

На вопрос отвечала:

О.И. Прохорова, 

консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Бухгалтеру
Заказать документы из обоснования

Посетите образовательное мероприятие по этой теме:

24.11.2017
19:00-22:00
Семинар-практикум
Лектор: Скворцова Ольга Павловна,
Эксперт ПО 1С. Имеет опыт работы бухгалтером, с 2014 года работа в IT-сфере. Входит в тройку лучших экспертов Линии Консультации АстроСофт.

Мне полезно 0

Офис

+7(812) 703-3834

Горячая линия

(812) 644-5535

Давайте дружить!