Вопрос
Бюджетное учреждение имеет свой легковой транспорт и водителя для служебных целей. Применяем форму путевого листа для легкового автомобиля согласно постановлению Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Нужно ли заполнять на оборотной стороне время выезда и возвращения, когда указан (адрес) место?
Ответ
Да, нужно.
Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению.
Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.
Графа «Место отправления и назначения» не является обязательной для заполнения в силу норм Приказа № 152, однако рекомендуем ее заполнять, поскольку пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Следует избегать общих слов в документе («по городу», «по району», «по области»): они не позволяют идентифицировать поездку. «Внешние» проверяющие обращают внимание на заполнение этой графы и делают отметку в акте проверки, если графа не заполнена или заполнена ненадлежащим образом.
Обоснование
Статьей 9 Закона о бухгалтерском учете установлено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Бюджетные учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина России № 52н*.
Из Приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина России № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).
Среди форм, содержащихся в данном документе, путевых листов нет.
Однако в силу ст. 1 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» основными задачами в сфере регулирования безопасности дорожного движения являются охрана жизни, здоровья и имущества граждан, защита их прав и законных интересов, а также защита интересов общества и государства путем предупреждения дорожно-транспортных происшествий, снижения тяжести их последствий. Исходя из п. 1 ст. 20 данного Закона юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:
- организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, соблюдать установленный законодательством РФ режим труда и отдыха водителей, создавать условия для повышения квалификации водителей и других работников автомобильного и наземного городского электрического транспорта;
- обеспечивать безопасность дорожного движения, анализировать и устранять причины дорожно-транспортных происшествий и нарушений правил дорожного движения с участием принадлежащих им транспортных средств;
- организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей, мероприятия по совершенствованию водителями навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях;
- обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии на них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения, обеспечивать исполнение установленной федеральным законом обязанности по страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.
В Определении ВС РФ от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 высказано мнение: поскольку учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, обязано оформлять путевые листы.
Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.
Путевой лист – это первичный учетный документ, на основании которого производится списание израсходованного в ходе эксплуатации транспортных средств бензина. В настоящее время учреждения используют следующие формы путевых листов:
- 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
- 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
- 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
- 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
- 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее – Приказ № 152).
Данный документ содержит перечень обязательных реквизитов путевого листа и разъясняет порядок их заполнения:
«…..
II. Обязательные реквизиты путевого листа
3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 № 476)
2) для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 № 476)
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
(пп. 5 введен Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476)
7. Сведения о водителе включают:
1) фамилию, имя, отчество водителя;
2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом….»
Незаполнение хотя бы одного обязательного реквизита путевого листа или заполнение его с нарушением положений Приказа № 152 расценивается проверяющими как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.
При заполнении путевых листов встречаются следующие нарушения:
- Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности, водителя. Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
- На основании норм п. 6 Приказа № 152 дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.
- Не проставлены данные о выданном (заправленном) бензине. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прикладываются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом. При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание на следующее:
- дата и количество заправляемого топлива, указанные в оправдательном документе, приложенном к авансовому отчету, должны соответствовать информации, отраженной в путевом листе, составленном на соответствующую дату;
- заправка топлива должна быть произведена в рабочее время водителя (если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств);
- на счетах бухгалтерского учета приобретение подотчетным лицом топлива должно быть отражено в полном объеме.
- В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Напомним, что нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
- внутренним локальном актом учреждения;
- Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.
Следует отметить, что графа «Расход: по норме» не является обязательным реквизитом согласно нормам Приказа № 152, тем не менее рекомендуем все же ее заполнять. Это упростит работу бухгалтера, который на основании путевого листа будет производить расчет норм списания ГСМ, и позволит избежать ненужных придирок проверяющих при проведении ими внешних проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
- Незаполнение строки в графах «Место отправления и назначения». Эта графа не является обязательной для заполнения в силу норм Приказа № 152. Однако рекомендуем ее заполнять, поскольку пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Следует избегать общих слов в документе («по городу», «по району», «по области»): они не позволяют идентифицировать поездку. Внешние проверяющие обращают внимание на заполнение этой графы и делают отметку в акте проверки, если графа не заполнена или заполнена ненадлежащим образом.
- Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, которые проставляются медицинским работником. В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать в соответствии с требованиями проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий для водителей по совершенствованию навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (Письмо Росздравнадзора от 12.03.2014 № 01И-271/14 «О медицинском обеспечении безопасности дорожного движения»).
- Отсутствие путевых листов. Согласно нормам ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие путевых листов при наличии на счетах бухгалтерского учета записей, отражающих списание бензина, недопустимо.
* Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
На вопрос отвечала: О.Я. Решетова, консультант ИПЦ «Консультант+Аскон» |