Словосочетание «трудовая книжка» определено статьей 66, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ как основной документ установленного образца о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма трудовой книжки и порядок ее заполнения закреплены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" и Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей").
Сведения о трудовой деятельности зачастую именуют электронной трудовой книжкой – но это не так - это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (часть первая статьи 66.1 ТК РФ, статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде").
Сведения о трудовой деятельности формируются документом персонифицированного учета по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений" (вместе с "Порядком заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", "Форматом сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица" в электронном виде")).
Понимание правовых понятий позволяет облегчить принятие решений при документировании трудовых отношений.
К примеру, при трудоустройстве гражданина в 2021 году соискатель может прийти:
- с трудовой книжкой,
- с пустыми руками, ибо трудовой книжки у него никогда не было,
- с пустыми руками, ибо он отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде,
- с пустыми руками, ибо он не хочет показывать трудовую книжку по каким-то причинам (иногда и нелицеприятным).
Ситуация 1. У соискателя есть трудовая книжка
При предъявлении соискателем трудовой книжки следует вести данный документ обычным порядком, поскольку за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется (ст. 2, Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде") при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
К сведению: Минтруд планирует обновить порядок ведения трудовых книжек (Проект приказа Минтруда России).
Ситуация 2. Соискатель без трудовой книжки
Если работник не предоставляет трудовую книжку по любой причине, то информация о трудовой деятельности гражданина передавалась предыдущим работодателем в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации, и все делается явными.
Если работник подавал заявление о ведении сведений о его трудовой деятельности в электронном виде, если работник продолжает трудовые отношения у другого работодателя, если работник принимается на работу впервые и подобное - вся информация содержится на индивидуальном лицевом счете и будет доступна работодателю.
В связи с этим у работника уменьшается возможность мошеннических действий и отсутствует возможность как вернуться к ведению бумажной трудовой книжки (Письмо Минтруда России от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180), так и возможность оформить трудовую книжку впервые.
В настоящее время оформление трудовой книжки «с нуля», заново не осуществляется практически во всех случаях, в том числе и при трудоустройстве иностранных граждан, даже граждан Республики Беларусь.
К сведению: если работник перешел на предоставление сведений о его трудовой деятельности в электронном виде, но в его трудовой книжке об этом выборе записи нет, то Минтруд рекомендует новому работодателю внести эти сведения в трудовую книжку на основании заявления работника. Хотя в этой ситуации работник при трудоустройстве уже не обязан предоставлять новому работодателю этот документ.
Ситуация 3. Соискатель, подписав документы трудоустройства, не вышел на рабочее место
Зачастую, соискатель, подписав все документы трудоустройства, не выходит на рабочее место, и что делать в этой ситуации – подавать сведения о приеме на работу в ПФР или нет – следует решать очень взвешенно.
Работник (а этот статус уже зафиксирован документами трудовых отношений) может заболеть, может попасть в сложную жизненную ситуацию, в том числе быть задержанным полицией, как, впрочем, может прогулять или просто отказаться от трудоустройства таким способом.
Невыход работника не является причиной задержки подачи сведений в ПФР о заключенном трудовом договоре. Хотя для таких ситуаций все-таки следует включить в текст трудового договора условие об его аннулировании при нарушении работником даты выхода на работу, тем самым освободив работодателя от необходимости решать эту дилемму.
Какую информацию сейчас отражают в СЗВ-ТД
Перевод работника, перемещение работника, поручение дополнительной работы отражается в сведениях о трудовой деятельности аналогично ведению трудовых книжек.
Аналогично ведению трудовых книжек требование внесения сведений об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации.
Увольнение работника отражается в СЗВ-ТД по тем же правилам, что и иные этапы трудовых отношений, даже в ситуации исправления сведений, предоставленных в ПФР.
Как исправить ошибки с помощью СЗВ-ТД
В текущей деятельности зачастую кадровый работник допускает ошибки, которые в форме СЗВ-ТД можно дополнить, исправить, уточнить. Для этого создается новая форма с внесенной записью, подлежащей исправлению, отмене, дополнению и ставится признак отмены, затем вносятся верные данные (Правила заполнения СЗВ-ТД).
Обратите внимание: дублером трудовых книжек, формы СЗВ-ТД в настоящее время является унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», которая как и иные унифицированные формы по учету труда и его оплаты, продолжают применяться и в настоящее время (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Отдельного рассмотрения заслуживают сроки предоставления сведений в электронном виде о трудовой деятельности на предприятии. В настоящее время применяется административное регулирование предоставления сведений о трудовой деятельности, для чего была в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ введена статья 15.33.2.
Начало и прекращение трудовых отношений обязывают работодателя предоставить ПФР сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих начало или прекращение трудовой деятельности.
О переводе на другую постоянную работу, о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности сообщается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда это событие произошло.
Так называемые электронные трудовые книжки являются только началом широкой цифровизации документирования трудовых отношений, хотя бы потому, что стороны трудовых отношений принимают участие во многих видах страхования: социальное страхование, пенсионное страхование, медицинское страхование, страхование профессиональных рисков, объединяемые трудовыми отношениями двух субъектов – работника и работодателя. Взаимоотношения работника и работодателя инициируют определенные действия государства, которое твердо намерено управлять денежными потоками, обеспечивая социальную поддержку, социальную защищенность своих граждан, все тех же работников и работодателя, выстраивая систему электронного документирования трудовых отношений, которые уже существую в цифровом пространстве.