В некоторых случаях претензионный порядок урегулирования спора с контрагентами обязателен. А если его не соблюсти и дело дойдет до суда, то суд откажется рассматривать иск. Если с контрагентами вы обмениваетесь электронными документами через ЭДО, то с 12.01.2025 вы можете составлять и направлять претензию (рекламацию) контрагенту в формализованном виде, подписав ее УКЭП. Об этом - далее.
Как оформить претензию контрагенту
Если с контрагентами по бизнесу у вас возникли разногласия (например, поставщик поставил некачественный товар или покупатель не исполнил свои обязательства по оплате), прежде чем судиться, надо направить провинившемуся контрагенту письменную претензию (рекламацию). Утвержденной формы претензии нет. Ее можно составить на бумаге или в электронном виде в произвольной форме с такими обязательными сведениями:
- название вашей организации/ф. и. о. ИП;
- суть претензии - что именно не устраивает и что вы требуете от контрагента;
- дата составления;
- подпись ответственного лица.
К претензии (рекламации) нужно приложить документы, подтверждающие, например, то, что товар некомплектный или неисправный. Составить претензию (рекламацию) надо в двух экземплярах (по экземпляру для себя и для контрагента).
Формат электронной претензии
Если вы обмениваетесь с контрагентами электронными документами через ЭДО, то составить и направить претензию (рекламацию) теперь можно в формализованном виде и подписать УКЭП. ФНС утвердила формат электронного акта рекламации (претензии) (Приказ ФНС от 11.11.2024 N ЕД-7-26/1016@). Формат начал действовать с 12 января 2025 г.
Формализованный электронный акт рекламации (претензии) включает файлы обмена информацией отправителя и получателя.
Первый файл состоит из сведений акта рекламации к его получателю и подписывается УКЭП ответственного лица отправителя либо уполномоченного им лица. Второй файл состоит из результата рассмотрения требований отправителя. Файл подписывается УКЭП ответственного лица получателя либо уполномоченного им лица.
Утвержденный ФНС электронный акт рекламации (претензии) не только облегчает обмен документами через ЭДО, сокращает документооборот, время на учет и контрольные процедуры, но и способствует улучшению взаимодействия с налоговой инспекцией.
Ведь теперь, если понадобится представить претензию в ИФНС в рамках налогового контроля, вы можете направить ее в ИФНС в электронной форме по утвержденному формату.
* * *
Обмениваться электронными документами в формализованном формате с контрагентами удобно, а в некоторых случаях просто необходимо. О том, в каком именно формате должны быть оформлены электронные документы при взаимодействии с контрагентами через ЭДО, читайте на с. 60.
Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" N 05, 2025
