С 1 января 2021 года Санкт-Петербург перешел на прямые выплаты пособий из ФСС. Полностью перестроился механизм выплаты пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Изменения касаются всех работодателей и граждан и порождают множество вопросов, основные рассмотрим в статье.
Какие документы работник должен предоставить работодателю для получения пособия напрямую
Перечень документов для получения пособия напрямую зависит не только от вида пособия, но и от способа осуществления выплаты (на банковский счет, почтовым переводом или через иную организацию). Информацию о том, как работник хочет получить выплаты ФСС РФ, следует запрашивать только у него. Следовательно, практически для назначения каждого вида пособия, необходимо личное заявление работника, содержащее требуемые данные.
Допускается однократное получение от застрахованного лица сведений о способе получения денежных средств пособия, но это следует определить локальным актом работодателя, обязав работника актуализировать данные при их изменении.
Какими документами работодатель должен оформить прямую выплату пособия
Какими документами работодатель должен оформить прямую выплату пособия определяет вид выплаты. Для назначения пособий требуются сведения о застрахованном лице. Обратите внимание, в каждой ситуации есть свои особенности.
Пособие по беременности и родам и по временной нетрудоспособности:
- листок нетрудоспособности (в бумажном или электронном виде);
- справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период.
Пособие в связи с материнством:
- напрямую не закрепляет обязательное наличие заявления работника, хотя территориальный орган ФСС РФ вправе его затребовать. Также может потребоваться заявление работницы о замене лет в расчетном периоде (если работница решит выбрать иные периоды).
Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности:
- справка из женской консультации либо другого медучреждения, поставившего женщину на учет в ранние сроки беременности.
Единовременное пособие при рождении ребенка:
- справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГС, если он рожден в России или копия свидетельства (другого документа), которое подтверждает факт рождения ребенка за рубежом. Документ должен быть построчно переведен и заверен апостилем, а также легализован;
- справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что он не получает пособие. Причем, если родители разведены, то родителю, с которым проживает ребенок, необходимо дополнительно предоставить: свидетельство о расторжении брака; справку, подтверждающую совместное проживание с ребенком.
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком:
- свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход;
- свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей);
- справка с места работы другого родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает соответствующее пособие;
- справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период, если они не были представлены ранее;
- справка с другого места работы о том, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком не выплачивается другим работодателем (представляется, если застрахованное лицо работает у нескольких работодателей);
- заявление о замене лет в расчетном периоде (при необходимости).
Пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием:
- листок нетрудоспособности;
- справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период;
- акт о несчастном случае на производстве, или акт о случае профессионального заболевания, или копии материалов расследования (если оно еще продолжается).
Оплата дополнительного отпуска на лечение и проезда к месту лечения и обратно:
- заявление работника на оплату отпуска по установленной форме;
- приказ о предоставлении работнику отпуска, предоставляемого сверх продолжительности основного ежегодного оплачиваемого отпуска;
- справка-расчет о размере оплаты отпуска по форме, утверждаемой ФСС РФ.
Как работодателю определить НДФЛ работника, получавшего пособия по временной нетрудоспособности
Перечисление денежных средств пособий напрямую работникам не отражается в программном обеспечении, используемом в кадровом учете при расчете заработной платы, что вносит неясности в определении налога на доходы физического лица.
В настоящий момент выдача работодателю справок о величине доходов в виде пособия по временной нетрудоспособности территориальными органами ФСС РФ работодателю не предусмотрена.
Справку о полученных доходах в виде пособий гражданин может получить лично, обратившись с письменным заявлением в территориальный орган ФСС РФ по месту регистрации работодателя в качестве страхователя. Заявление может быть подано как работником, так и его представителем, чьи полномочия установлены законодательно определенным порядком.
Способ подачи заявления может быть различным: можно лично обратиться в территориальный орган ФСС, можно заявление отправить почтовым отправлением, можно направить заявление в электронной форме с помощью личного кабинета застрахованного лица: http://lk.fss.ru или через портал госуслуг: https://www.gosuslugi.ru
Учитывая, что выплату осуществляет не работодатель, а иной налоговый агент, организация исчисляет и удерживает налог при фактической выплате пособия за первые три дня временной нетрудоспособности (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 1, 3, 4 ст. 226 НК РФ, п. 8 Положения о выплатах пособий по ВНиМ в 2021 г.), а с остальной суммы пособия налог удержит орган ФСС РФ. Орган ФСС РФ также удерживает НДФЛ при выплате пособия по больничным листам при травме на производстве (п. п. 1, 4 ст. 226 НК РФ, п. п. 7, 9 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев в 2021 г.).
Выплаты пособий в расчет среднего заработка не включаются. Порядок расчета среднего заработка для оплаты пособий подробно изложен в «Готовом решении: Как рассчитывается средний заработок для оплаты пособий».
Какие расходы работодателя на социальное страхование работников засчитываются в счет уплаты страховых взносов
Расходы работодателя на социальное страхование работников с 1 января 2021 г. не засчитываются в счет уплаты страховых взносов, т.к. зачетный механизм возмещения расходов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством уже не применяется.
Прежний порядок возмещения расходов на оплату больничных и других пособий, можно применять в отношении расходов, которые состоялись до окончания 2020 г. Более подробно об этом изложено Типовая ситуация: Как начислить страховые взносы с зарплаты (Издательство "Главная книга", 2021).
Что делать, если сведения о трудовой деятельности (в так называемой электронной трудовой книжке) не совпадают с данными бумажной трудовой книжки
Много вопросов вызывает переход на электронные трудовые книжки, поскольку сведения о трудовой деятельности, предоставленные работодателями, могут значительно отличаться от данных, отраженных в трудовой книжке. Приказ Минтруда России от 09.09.2020 N 585н "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам" определяет возможность подтверждения необходимого стажа трудовой книжкой установленного образца и (или) сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Соответственно, работодатель будет принимать в расчет и трудовую книжку, и сведения о трудовой деятельности, руководствоваться тем источником, где стаж больше.
Только в случаях отсутствия трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, а также в случае, когда в трудовой книжке и (или) сведениях о трудовой деятельности содержатся неправильная и неточная информация либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, для подтверждения стажа принимаются:
- письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений,
- справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами,
- выписки из приказов,
- лицевые счета,
- ведомости на выдачу заработной платы.
Учитывая, что предоставление работодателю документов при трудоустройстве и при дальнейшем выполнении трудовых обязанностей ограничено трудовым законодательством, для назначения пособий следует определить локальным актом предоставление работником дополнительных документов. В документе нужно закрепить также процедуру запроса работодателя дополнительных документов у работника.
В какие документы работодатель должен внести изменения в 2021 году
Работодателю необходимо внести изменения в локальные акты, актуализировав правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, положение об оплате труда (при необходимости), учетные политики и иные документы, в которых определены особенности социального обеспечения, социального страхования трудовой деятельности.
В порядке и сроки, установленные законодательством Российской, следует обеспечить сохранность документов, которые сопровождали назначение и выплату пособий Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 N2375 "Об особенностях финансового обеспечения, назначения и выплаты в 2021 году территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, осуществления иных выплат и возмещения расходов страхователя на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников".
Все действия по назначению пособий работодатель может сопровождать документами на бумажном носителе либо сформировать в форме электронных документов, подлежащих хранению (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.).
Нарушение требований по сохранности документов является самостоятельным административным правонарушением, подпадающим по действие статьей 13.20 и 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N195-ФЗ, что может повлечь существенные штрафные санкции на юридических лиц, вплоть до трехсот тысяч рублей.
Практическая деятельность зачастую генерирует новые вопросы, ответы на которые можно получить на линии консультаций или обратившись к информационным материалам, содержащимся в ИБ «КонсультантПлюс».
Образовательное мероприятие по теме
Семинар-тренинг "Пособия: назначения и выплата"
Лектор: Т. Н. Самусевич, специалист по вопросам применения трудового законодательства, по бухгалтерскому учету и налогообложению заработной платы. Аттестованный главный бухгалтер. Эксперт по проведению независимой оценки квалификации. Более 20 лет практики в сфере бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. Разработчик курсов и учебных материалов.
Прямые выплаты в 2021 году
Найдите ответы на свои вопросы в КонсультантПлюс. Активируйте пробный доступ на 3 дня бесплатно.
