Через сайт Почты России можно отправлять электронные заказные письма. К адресатам, как правило, такие письма приходят распечатанными на бумаге. А можно ли направить письмо или декларацию в налоговую через онлайн-сервис Почты России? И примет ли ИФНС послание, направленное таким способом? Ищем ответ, ведь этот способ порой может быть очень удобен.
Как работает электронная цифровая почта
Уже несколько лет можно отправлять и получать заказные письма онлайн через сервис Почты России без похода в почтовое отделение.
Через свою учетную запись на портале госуслуг нужно зайти на сайт почтового сервиса, выбрать в строке поиска адресата, ввести полный адрес получателя письма (если система не ввела его автоматом) и загрузить на сервис скан-образ письма в формате TIFF, JPG, PDF, PNG (п. 53 Правил, утв. Приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 N 234, далее - Правила).
Справка. Имейте в виду, что с помощью сервиса не получится отправить файл объемом больше 10 Мб. Распечатать на бумаге почта сможет не более 19 страниц размером A4.
После отправки вы получите на свой email чек и идентификатор подтверждения направления документов (пп. 54, 56 Правил). Далее уже на серверах Почты России пройдет проверка - есть ли у адресата согласие на получение электронных заказных писем.
Если оно есть, письмо придет адресату в личный кабинет на портале госуслуг.
Если нет, письмо будет распечатано (цветные документы печатают в черно-белом виде), упаковано в конверт и отправлено на бумаге обычным способом (пп. 57, 59 Правил).
Заказные письма имеют трек-номер для отслеживания и вручаются получателю лично под роспись.
Страница оформления электронного заказного письма выглядит так.
Плюсы отправки корреспонденции таким способом очевидны: чтобы отправить письмо, не надо тратить время. Однако будет ли иметь юридическую силу письмо, направленное от имени организации или ее директора через сайт Почты России?
Можно ли сдать электронным письмом отчеты?
Один из способов отправки деклараций в налоговую, который фигурирует в Налоговом кодексе, - это отправка по почте заказным письмом с описью вложения (п. 4 ст. 80 НК РФ). Но иногда отчетность можно сдать только по ТКС. Отчитываться таким способом обязаны (п. 3 ст. 80 НК РФ; Письмо ФНС от 27.05.2022 N ЕА-3-26/5527@):
- компании с численностью сотрудников более 100 человек;
- крупнейшие налогоплательщики;
- плательщики НДС (в части налоговых деклараций по НДС).
Также сдавать в электронном виде нужно:
- РСВ, если численность физлиц, за которых отчитываешься, больше чем 10 человек ( п. 10 ст. 431 НК РФ);
- 6-НДФЛ, если получивших доходы больше чем 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Декларация считается поданной в электронном виде в том случае, если она передана по ТКС с применением УКЭП или через личный кабинет налогоплательщика (п. 1 ст. 80 НК РФ). То есть отчетность, направленная через новый сервис Почты России, будет считаться отправленной на бумаге. Мы обратились к специалисту ФНС России, чтобы уточнить, примет ли ФНС декларацию, направленную таким способом.
Отправка отчетности таким способом нарушит налоговую тайну
ГРИГОРЕНКО Екатерина Сергеевна. Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса
- Налоговую декларацию можно подать тремя способами (п. 4 ст. 80 НК РФ):
- на бумаге лично;
- на бумаге почтовым отправлением с описью вложения;
- электронно по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Сведения, которые содержатся в налоговой декларации, являются налоговой тайной (п. 1 ст. 102 НК РФ). Хранить эту тайну должны налоговые органы.
Передача налоговой декларации путем направления в электронном виде, дальнейшей печати, упаковки в конверт и отправки адресату обычным способом (заказным письмом с описью вложения) не может в полной мере гарантировать сохранение налоговой тайны. Работники почты, вовлеченные в процесс, не являются субъектами, допущенными к ней (несмотря на то, что конфиденциальность переписки гарантируется внутренними правилами и технологией процесса). Иное подразумевает необходимость внесения изменений в законодательство.
Также в Письме от 09.06.2021 N 03-02-11/45201 Минфин, отвечая на вопрос об организациях - операторах ЭДО, через которых представляются налоговые декларации в электронной форме по ТКС, отметил, что перечень организаций - операторов электронного документооборота размещен на официальном сайте ФНС. АО "Почта России" в указанный перечень не входит.
Исходя из этого, налоговая декларация, по моему мнению, не может быть направлена через сервис электронного заказного письма АО "Почта России".
Кроме того, на налоговой декларации должна быть подпись налогоплательщика или его представителя по доверенности (п. 5 ст. 80 НК РФ). При отсутствии подписи ИФНС может посчитать налоговую декларацию непредставленной и направить в ответ уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (подп. 4 п. 19, п. 152 Административного регламента утв. Приказом ФНС от 08.07.2019 N ММВ-7-19/343@, далее - Регламент). С учетом того, что поданная через сайт Почты России декларация не будет содержать собственноручную подпись генерального директора или иного уполномоченного лица компании, велик риск, что ИФНС просто посчитает такую декларацию непредставленной.
Примет ли ИФНС запрос, направленный электронным заказным письмом?
Письменный запрос в инспекцию может быть направлен по почте (п. 52 Регламента). Но ИФНС не примет запрос и вернет его обратно, если в запросе, поданном на бумаге, не будет подписи физического лица или представителя организации (подп. 1, 2 п. 18 Регламента).
Примет ли ИФНС запрос, скан-образ которого был загружен на сервис отправки электронных заказных писем и впоследствии распечатан?
Использовать сервис онлайн-писем для переписки с ИФНС рискованно.
ГРИГОРЕНКО Екатерина Сергеевна. Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса:
- В ФНС можно обратиться в том числе в письменном виде (почтовой связью, факсимильной связью), а также в электронной форме через портал госуслуг. Вопрос состоит в том, приравнивается ли электронный сервис Почты России к такому способу, как обращение посредством почтовой связи. Ведь оформление почтового отправления подразумевает проставление подписи заявителя на бумажном носителе (в письме, запросе, заявлении и т. д.).
Органы ФНС не заявлены в перечне госорганов, письма от которых могут приходить в электронном виде в личный кабинет сервиса "Электронные письма Почты России". Юридическая значимость электронных писем возможна только для регионов присутствия электронных заказных писем. Согласия на получение электронных заказных писем от налоговой службы нет.
Получается, что такое письмо будет распечатано, упаковано в конверт и отправлено адресату заказным письмом с описью вложения. Таким образом, возможность использования указанного сервиса для переписки с налоговым органом не очевидна (могут отказать в рассмотрении).
Налоговый орган может не посчитать надлежаще подписанным документ (заявление, запрос, письмо), поданный через электронный сервис Почты России (даже с учетом того, что вход на сервис происходит через личный кабинет физлица или организации, то есть личность отправителя верифицируется). Получается, физическая подпись отсутствует, а электронный документ также не имеет УКЭП.
Закон об электронной подписи приравнивает электронные документы, подписанные КЭП, к бумажному документу, подписанному собственноручно (ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Административный регламент ФНС определяет, что запросы налогоплательщиков в ФНС должны быть подписаны УКЭП (п. 13 Регламента). То есть именно документ, подписанный УКЭП, по силе будет равен собственнолично подписанному, иного законодательство пока не содержит.
Подать обращение или запрос в налоговую можно другими способами (пп. 52, 65 Регламента):
- по ТКС;
- на бумаге непосредственно в ИФНС лично или через представителя;
- через личный кабинет налогоплательщика;
- через сервис "Обратиться в ФНС": https://www.nalog.gov.ru/ Сервисы и госуслуги - Обратная помощь/связь - Обратиться в ФНС России - Создать обращение. Направляйте запрос в ту инспекцию, где вы состоите на учете и куда платите налог, по которому у вас возник вопрос.
Можно ли через сервис исполнить требование о представлении документов?
Налоговый кодекс содержит однозначный ответ на этот вопрос - нет.
По требованию в рамках камеральной или встречной проверки документы могут быть сданы (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ ):
- в бумажном виде лично или отправлены по почте заказным письмом;
- в электронном виде переданы по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
При этом бумажные копии документов должны быть определенным образом оформлены: прошиты, пронумерованы и заверены в месте их скрепления (пп. 2 - 4 приложения N 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@). Сотрудник почтового отделения не сможет заверить за налогоплательщика нужным образом загруженные в электронном виде документы, поэтому и здесь сервис бухгалтеру не помощник.
К слову, представленные в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика документы также должны быть заверены УКЭП лица, их представляющего (Письмо ФНС от 04.04.2022 N ЕА-3-26/3068@).
* * *
Онлайн-сервис Почты России порой используют юристы для переписки с судами. Но следует иметь в виду, что дата штемпеля на конверте распечатанного заказного письма может отличаться от даты его отправки в электронном виде. Из-за этого порой возникают споры.
Например, в последний день срока подачи апелляционной жалобы ООО направило ее в арбитражный суд электронным заказным письмом. Почта его распечатала, положила в конверт и доставила.
По дате штемпеля на конверте суд решил, что жалоба подана с пропуском срока. Только в кассации обществу удалось доказать, что жалобу в электронном виде направили вовремя, а штемпель на конверте почта проставила на 2 дня позже (Постановление АС ПО от 22.08.2022 N Ф06-22705/2022).
Полный текст статьи впервые опубликован в журнале "Главная книга" N 06, 2023