Наступила пора предоставления отпусков основному количеству работников. Тиражированность процедур предоставления отпуска формирует и тиражированность ошибок, конечно же, при их наличии.
В статье рассмотрим тонкости, которые влияют на накопление ошибок, и где эти ошибки можно допустить. Ведь именно из-за распространенности их чаще выявляют надзорные органы при проведении проверок.
Про график отпусков и штрафы
Порядок составления графика отпусков определен статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее по тексту – ТК РФ), которая реализуется с учетом "Правил об очередных и дополнительных отпусках" (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) (ред. от 20.04.2010, применяющиеся с учетом «регуляторной гильотины»). Названные правовые акты обязывают вносить в график отпусков все накопившиеся у работника отпуска и обязательно предоставлять накопленное время отпуска не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).
Соответственно, в графике отпусков следует отразить ВСЕ имеющиеся дни отпуска работника на дату завершения рабочего года, т.е. на дату годовщины его трудоустройства.
Правовое понятие «рабочий год» не оказывает влияние на внесение в график отпусков, предоставляемых авансом. Предоставление отпуска авансом случается во многих ситуациях. В частности, если отпуск предоставляется работнице, вернувшейся из отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет, или если отпуск предоставляется работнику, побывавшему в длительном отпуске без сохранения заработной платы, и др. И вроде бы работнику отпуск еще не положен, т.к. произошла «подвижка» даты начала рабочего года. Но в графике отпусков отпуск ему следует запланировать, определяя очередность предоставления оплачиваемых отпусков, тем самым выполняя нормы статьи 123 ТК РФ.
Продолжительностью этого отпуска, временем его предоставления можно минимизировать расходы работодателя на оплату отдыха работника и минимизировать расходы на оплату штрафов за нарушение трудового законодательства. Причем штрафы за невключение сведений об отпуске работника в график отпусков и штрафы за непредоставление отпуска будут выноситься как за самостоятельные правонарушения.
Особенности уведомления работника о дате начала отпуска
Следующим «узким местом» можно назвать процедуру ознакомления работников с графиком отпусков и процедуру уведомления работника о дате начала отпуска.
Законодательно это две самостоятельные, отдельные процедуры. Процедуры со своими правилами и сроками, что еще раз отмечено Письмом Роструда от 24.12.2020 N ПГ/59245-6-1.
Составление графика отпусков осуществляется в конце года на предстоящий год. График отпусков оформляется по унифицированной форме Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), не предусматривающей подписей работников, кроме определенных самой формой, а именно: график отпусков подписывается всего тремя лицами - руководителем кадровой службы и руководителем организации (график утверждается), руководителем выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). Иных подписей форма не предусматривает, но на практике работники зачастую ставят свои подписи в 10 графе «Примечания», что само по себе удивительно. Что удостоверяет данная подпись? Что работник «примечен» или «примечательный»?
В случаях, когда работодатель желает видеть подписи работников в графике отпусков, следует внести (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации") в унифицированную форму Т-7 дополнительную графу под номером 11, обозначив, что именно в этой графе работники проставляют подпись, подтверждающую факт их ознакомления с графиком отпусков.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Работодатель вправе использовать и иные способы ознакомления работников с графиком отпусков, применяемые при ознакомлении с локальным актом, т.к. график отпусков таковым и является (Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1).
Уведомление о дате начала отпуска может оформляться как самостоятельным документом, так и добавленной строкой в приказе о предоставлении отпуска. Где работник будет ставить свою подпись об уведомлении, определяет работодатель самостоятельно. Важно уведомить работника под подпись о времени начала его ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков (части отпуска, если он разделен) не позднее чем за две недели до начала отпуска. Этот срок исчисляется в календарных днях, то есть в него включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14, ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Более детально о способах уведомления работника изложено в Готовом решении: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска.
Расчет компенсации за отпуск при увольнении работника
Отдельного рассмотрения заслуживает увольнение работника с расчетом компенсации отпуска. И тут опять обратимся к "Правилам об очередных и дополнительных отпусках" (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) (ред. от 20.04.2010), позволяющим округлять не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации за неиспользованный отпуск. При подсчете следует определять количество дней неполного месяца.
Если работник отработал в месяце (начинающегося с дня его трудоустройства, а не с первого числа) менее 15 дней, то компенсация за них не выплачивается. В случае, когда отработано 15 дней и более, то компенсировать следует полный месяц.
В цитируемых Правилах есть иные уточнения для расчета компенсации отпуска для других ситуаций, не столь распространенных. Более подробно о многих деталях расчета компенсации при увольнении изложено в Готовом решении: Как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.
Зачастую при определении дней, подлежащих компенсации, формируется неприемлемое к денежному выражению, бесконечное дробное число. В таких случаях Минтруд России считает, что для расчета компенсации за неиспользованный отпуск дробное количество календарных дней можно округлить, хотя такое округление законодательством не предусмотрено. По мнению Минтруда России (Письмо Минтруда России от 02.11.2018 N 14-2/ООГ-8717), организация может округлить компенсируемое количество дней неиспользованного только в пользу работника.
Отпуск авансом и НДФЛ
«В пользу работника» засчитываются и налоги физического лица при прощении долга работника за авансом использованный отпуск. В силу того, что НДФЛ с отпускных удерживается на дату их выплаты, повторного начисления и удержания налога не требуется (Письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129). Аналогично осуществляется и начисление страховых взносов, соответственно, взносы, начисленные в периоде выплаты отпускных, не корректируются.
Ошибок и сложных ситуаций достаточно много, но предстоящее лето дает надежду на отдых с ликвидацией всех «узких» моментов документирования отпусков.
Образовательное мероприятие по теме
Семинар в записи "Актуальные изменения трудового законодательства "
Лектор: Самусевич Тамара Николаевна, специалист по вопросам применения трудового законодательства, по бухгалтерскому учету и налогообложению заработной платы. Аттестованный главный бухгалтер. Эксперт по проведению независимой оценки квалификации. Более 20 лет практики в сфере бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. Разработчик курсов и учебных материалов.