Дополняем устав
В случае, когда принимается решение о необходимости иметь печать, это должно быть отражено в уставе общества. Наличие такой информации в уставе очень важно с точки зрения выдачи доверенностей для представления интересов компании в гражданском и арбитражном процессе и на стадии исполнительного производства. Потому что если в уставе содержатся положения о том, что общество имеет печать, то на вышеперечисленных доверенностях должна стоять печать компании[1]. Обратите внимание, что на доверенности, выдаваемой для представления интересов компании в налоговых органах, печать и не была обязательной (после 1 сентября 2013 года)[2]. Таким образом, по общему правилу, после указанной даты за рядом вышеперечисленных исключений (гражданский и арбитражный процесс, исполнительное производство) печать не является обязательным реквизитом доверенности. Так как статья 185 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) с 1 сентября 2013 года не содержит требования о наличии печати на доверенности.
У вновь созданных компаний информация о печати обязательно должна быть в уставе, если компания решила использовать печать в своей деятельности. Ведь в противном случае будет считаться, что печати у компании нет[3].
В большинстве уставов действующих хозяйственных обществ содержится информация о наличии у общества печати. Если такой информации в уставе компании нет, то рекомендую внести соответствующие изменения в устав при первом изменении устава, для того чтобы привести свои учредительные документы в соответствие с требованиями законодательства.
В ООО решение о внесении изменений в устав принимает общее собрание участников, а в АО – общее собрание акционеров (п. 4 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 1 ст. 12 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Образец решения о дополнении устава положениями о печати, если устав их не содержит.
ООО «Стратегия»
РЕШЕНИЕ № 15
единственного участника ООО «Стратегия»
о внесении изменений в устав ООО «Стратегия»
«8» апреля 2015 года
Единственный участник Общества с ограниченной ответственностью «Стратегия» Иванов Иван Иванович, паспорт 1000 № 100000, дата выдачи 11.01.2001 года, выдан ОУФМС России по Ростовской области в г. Нижнем, код подразделения 000-000, место рождения г. Нижний Ростовской обл., дата рождения 01.01.1971 года, зарегистрированный по адресу г. Санкт-Петербург, Пулковское шоссе, дом 1 кв. 1, на основании ст. ст. 33, 39 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 14 Устава ООО «Стратегия», пункта 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в редакции Федерального закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ,
РЕШИЛ:
1. Внести в Устав Общества с ограниченной ответственностью «Стратегия» следующие изменения:
Дополнить Устав Общества с ограниченной ответственностью «Стратегия» пунктом 25, изложив его в следующей редакции: «Общество имеет печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место его нахождения».
2. Поручить Иванову И. И. представить в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, для государственной регистрации изменений устава ООО «Стратегия» соответствующие настоящему Решению документы.
«8» апреля 2015 года
Единственный участник ООО «Стратегия»_______________________ /Иванов И. И./
После принятия решения о внесении изменений в устав необходимо произвести государственную регистрацию изменений. Для этого в регистрирующий орган представляются:
- подписанное заявителем заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (по форме № Р13001, утв. приказом ФНС России от 25.01.12 № ММВ-7-6/25@),
- решение о внесении изменений устав,
- изменения, вносимые в устав, или устав в новой редакции,
- документ об уплате государственной пошлины (800 рублей)[4].
Если вы желаете сэкономить на госпошлине – подождите внесения необходимых вам изменений и уже вместе с ними дополните устав положениями о наличии печати. Ведь законодательством не предусмотрена ответственность за отсутствие уставе общества информации о печати и невнесении соответствующих изменений в устав после 07.04.2015 г.
Как удостовериться, что подпись – подлинная?
Самый часто встречающийся вопрос бухгалтера, связанный с отменой печати: Каким образом в отсутствие печати идентифицировать подпись руководителя компании-партнера на первичных документах и договоре?
И раньше на договорах, счетах-фактурах и доверенностях печать не являлась обязательным реквизитом. Очевидно, что отмена обязательности печатей – еще один шаг в сторону электронного документооборота. Ранее, с 1 сентября 2013 года, была отменена печать и на доверенности (за рядом вышеописанных исключений). Напомню, что доверенность для представительства в гражданском и арбитражном процессе, и на стадии исполнительного производства должна быть заверена печатью. С 07.04.2015 такая доверенность заверяется печатью, только если у общества есть печать (согласно уставу).
Конечно, это привычно, когда на договоре проставлены печати сторон. Проанализировав норму п. 1 ст. 160 ГК РФ мы увидим, что для заключения договора достаточно, чтобы стороны проставили на нем подписи. Таким образом, наличие печати – не обязательное условие заключения договора. Итак, отсутствие печати на гражданско-правовом договоре не влечет их недействительность или незаключенность.
При этом законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки. В том числе скрепление печатью. В связи с необязательностью печати, в текст договора, как правило, включают положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями обеих сторон сделки. На трудовом договоре также нет необходимости проставлять печать.
На практике смысл проставления печати организации заключается как раз в удостоверении подлинность подписи руководителя. Печать подтверждает в отсутствие других документов, что ее владелец – это лицо, наделенное правами единоличного исполнительного органа (Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 14.02.2013 N А33-17699/2011). Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.07.14 № А42-7717/2013 сделан вывод, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Согласно п. 3.25. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст), оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Кроме того, в ст. 182 ГК РФ прямо говорится о том, что полномочие может явствовать не только из решения учредителей, доверенности, но и из обстановки, в которой действует представитель. Поэтому лицо, сидящее в кабинете с вывеской «Директор», у которого есть печать, большинство граждан примет за директора. Как правило, в такой ситуации полномочия не проверяются. Если подпись на договоре принадлежит невыясненному лицу, а печать подлинная, то в такой ситуации печать может спасти положение. Судьи, как правило, приходят к выводу, что наличие подлинной печати говорит о том, что у подписавшего договор были соответствующие полномочия[5].
Да, в случае подделки подписи на первичных документах может возникнуть спор с налоговым органом, отказ в части возможности учесть расходы, факт несения которых подтверждают такие «дефектные» первичные документы. Так, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.11.08 № 9299/08 сделан вывод, что компания не вправе учесть расходы на основании первичного документа, который подписан неуполномоченным лицом.
Но на вопрос о том, как идентифицировать подпись в отсутствие печати, возникает встречный вопрос: а как идентифицируется подпись на счете-фактуре? Ведь на этом документе печать никогда не была обязательной (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ). И если мы посмотрим практику разрешения налоговых споров, то увидим, что и раньше споры о подлинности подписи на первичных документах и счетах-фактурах были нередки. При этом многим налогоплательщикам удавалось доказать, что наличие в документах подписи неустановленного лица еще не говорит о факте подделки бумаги и не является причиной отказа в признании расходов и вычета НДС (Постановления Президиума ВАС РФ от 08.06.10 № 17684/09).
Особо стоит обратить внимание на то, что идентификация подлинности подписи на договоре, счетах-фактурах и первичных документах не входит в обязанности компаний. Поэтому даже если подписи на документах выполнены неустановленным лицом, то налогоплательщик не должен нести за это ответственность (Постановление Президиума ВАС РФ от 20.04.10 № А11-1066/2009, Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.07.12 № А40-121590/11-129-502). С такими выводами соглашается даже Минфин России, утверждая, что компания не обязана проводить почерковедческую экспертизу подписи контрагента. Ведь Налоговый кодекс РФ не содержит такой обязанности налогоплательщика[6].
Если все же регулярно возникают сомнения в подлинности подписи контрагента (а в отсутствие печати у компании и необязательности печати эти сомнения будут нередки), то можно прибегнуть и к другим способам идентификации подлинности подписи. Во-первых, можно сверить подпись директора компании-партнера на договоре и иных документах, которые содержат оригинальную подпись. Во-вторых, сделать наличие печати на договоре обязательной.
Какие действия предпринять, чтобы идентифицировать личность директора? Запросить паспорт (его копию). Как правило, партнеры идут на предоставлении копии паспорта неохотно. Тогда можно попросить копию банковской карточки. Подпись руководителя на этом документе заверена нотариусом. Таким образом, вы проявите достаточную должную осмотрительность.
Если же принято решение сделать наличие печати на договоре обязательной, то следует включить в типовые договоры соответствующее условие. Его формулировка в договоре может быть, к примеру, такая: «Настоящий договор, а также любые изменения и дополнения к настоящему Договору, считается заключенным с момента подписания Сторонами, а также скрепления печатями Сторон настоящего Договора». При включении в договор такой формулировки наличие оттиска печати на договоре становится обязательным.
Кроме того, поскольку Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (подп. 7 п. 2, п. 5 ст. 9 указанного Закона) не называет оттиск печати в качестве обязательного реквизита первичного документа, рекомендуем также включить в договор примерно такое условие: «Все первичные документы, составляемые Сторонами настоящего договора, составляются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом, с проставлением подписей и печатей Сторон».
Оттиск, которого не может не быть
В завершение надо отметить, что из правила необязательности печати все же есть исключения. Так, специально оговорено, что федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Таким образом, в ряде случаев, прямо указанных в федеральном законе, печать все-таки должна быть у компании. Подобным исключением, является, например, правило о заверении печатью документов об образовании и проставлении печати залогодержателя в случае оставления предмета залога у залогодателя[7].
Кстати, Кодекс административного судопроизводства РФ, который должен вступить в силу с 15 сентября 2015 года, не содержит исключений для компаний, не имеющих печати. Поэтому в случае рассмотрения, например, дела об оспаривании нормативного акта, начиная с 15 сентября 2015 года, компания должна будет проставить оттиск печати на доверенности, выдаваемой своему представителю. Даже если печати у компании нет (п. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ). Таким образом, это еще один случай обязательности печати. Надеемся, что до сентября 2015 года нормы Кодекса административного судопроизводства РФ будут систематизированы с нормами ГПК РФ и АПК РФ. И доверенность будет заверяться печатью компании только в случае наличия печати у компании.
Обратите внимание, что обязанность использовать печать должна быть установлена федеральным законом, а не иным актом. К примеру, согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 и п.п. 2.2., 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69, предусмотрено заверение печатью записей в трудовой книжке. Но, как видите, такое правило установлено не федеральным законом, а подзаконными нормативными актами. Следовательно, при заполнении трудовой книжки использовать печать не обязательно, если ее нет у компании. Если компания решила не иметь печать, но хочет избежать жалоб работников и претензий со стороны трудовых инспекторов, то целесообразно завести печать «Для документов». На наш взгляд, и в случае отказа от печати компания может использовать печать «Для документов» в документообороте без ее упоминания в уставе. В том числе проставлять при заполнении трудовой книжки. Возможность компании иметь не одну, а несколько печатей (для документов, для доверенностей) подтверждена многочисленной судебной практикой.
Таким образом, большинству компаний, скорее всего, не стоит отказываться от применения печатей в деловом обороте в целях облегчения делопроизводства. В ситуации, когда компания отказывается от печати, все же имеется возможность завести печать «Для документов».
[1] П. 5 ст. 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ, п. 3 ст. 53 Гражданского процессуального кодекса РФ, п. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
[2] П. 3 ст. 29 Налогового кодекса РФ.
[3] П. 7 ст. 2, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2, п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
[4] П. 6 ст. 52 ГК РФ, ст. ст. 14, 13 ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 4 ст. 12, ст. 13 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 17 ФЗ от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», пп. 1, 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ.
[5] Постановления Федеральных арбитражных судов Северо-Западного от 18.07.14 № А42-7717/2013, Западно-Сибирского от 30.01.14 № А46-3212/2013 и Поволжского от 19.11.12 № А12-3784/2012 округов.
[7] П. 2 ст. 60 Федерального закона от 29.12.12 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», п. 2 ст. 338 ГК РФ.