У ваших коллег, которые уже начали готовиться к изменениям по ЭЦП и МЧД, возникает много вопросов. Мы собрали 9 самых частых с исчерпывающими и сжатыми ответами на них.
Разбираемся:
- какие документы нужны для получения нового сертификата,
- можно ли скопировать ЭП, перевыпустить удаленно или по доверенности,
- в каких случаях у вас может быть несколько подписей,
- как взаимодействовать с ведомствами при сдаче отчетности.
- Какие документы должен взять с собой директор в ФНС для получения ФНСовского сертификата?
Чтобы получить квалифицированную ЭП для юрлица, достаточно сообщить ФНС ОГРН, предъявить паспорт и документ, подтверждающий полномочия заявителя действовать от имени юрлица без доверенности (например, протокол общего собрания участников ООО об избрании директора). Вместо оригиналов можно представить заверенные копии и (или) сведения из документов (п. п. 1, 4, 7 ч. 2 ст. 18 Закона об электронной подписи).
При желании вы можете представить и копию документа, в котором содержится ОГРН, например, лист записи ЕГРЮЛ. Однако учтите, что ФНС сама запросит на ваше юрлицо выписку из ЕГРЮЛ (ч. 2.1, 2.2 ст. 18 Закона об электронной подписи).
Для получения сертификата директору также потребуется предоставить USB-носитель ключевой информации (токен), сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.
- Как перевыпустить УКЭП удаленно (дистанционно)?
В 2023 году перевыпустить сертификат электронной подписи удаленно (дистанционно) получится только в том случае, если у директора или ИП уже есть действующий сертификат УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи), выданный ФНС, при условии, что Ф.И.О. и ключевая информация об организации (ИНН, КПП, адрес местонахождения) не менялись. Для перевыпуска сертификата УКЭП понадобится зайти в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и подать соответствующее заявление, после чего ведомство выпустит новый сертификат, а старый отзовет автоматически.
Обратите внимание: электронную подпись, полученную в коммерческом УЦ (Удостоверяющем центре) (у операторов ЭДО), продлить удаленно через сайт ФНС нельзя. Ее продление возможно только путем получения нового сертификата при личном посещении УЦ ФНС (Казначейства, .Центробанка) России. Рекомендуем уточнить информацию у вашего оператора ЭДО, кем именно выдана ваша электронная подпись.
- У ИП заканчивается срок действия сертификата ЭП, но он не может лично явиться в ФНС для его продления. Может ли ИП удаленно оформить МЧД на работника, который будет подписывать документы своей ЭП, и сможет ли такой работник сдавать налоговую отчетность за ИП со своей ЭП и приложением МЧД?
С 01.09.2024 ЭП представителей ИП так же, как и ЭП самого ИП, полученная не в ФНС, перестанут действовать. ИП вправе оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) в электронном виде на работника уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться своей ЭП физического лица и прикладывать к ней машиночитаемую доверенность.
Обратите внимание: представлять интересы ИП в налоговых органах возможно только по нотариально удостоверенной доверенности (ст. 29 НК PФ). В связи с чем ИП не может удаленно оформить машиночитаемую доверенность на работника, который будет подписывать документы своей ЭП, - потребуется личное присутствие ИП у нотариуса. В настоящее время некоторые нотариусы удостоверяют доверенности посредством организации видеоконференцсвязи с нотариусами страны, в которой фактически находится доверитель. Возможность дистанционного удостоверения доверенности необходимо уточнять у каждого нотариуса индивидуально.
Работник сможет сдавать налоговую отчетность за ИП со своей ЭП и приложением МЧД, удостоверенной нотариусом.
- Можно ли выпустить электронную подпись по доверенности в ФНС?
Получение сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в ФНС по доверенности действующим законодательством не предусмотрено. Даже если доверенность будет удостоверена нотариусом, заявление на выпуск подписи в ФНС не примут, а УКЭП не выдадут другому человеку. Выпустить электронную подпись в ФНС России можно только лично.
Индивидуальный предприниматель (единоличный исполнительный орган организации) должен лично явиться в ФНС с документами и USB-носителем ключевой информации (токеном), сертифицированным ФСТЭК России или ФСБ России, заполнить заявление и получить УКЭП. Заранее записываться на определенные дату и время не требуется. Обслуживание клиентов ведется в порядке живой очереди. Время посещения осуществляется согласно графику выбранного отделения ФНС.
- ИП получил подпись в налоговой, но этот человек еще и генеральный директор в ООО. Может ли он пользоваться одной подписью?
ИП, он же генеральный директор в ООО, не может пользоваться одной ЭП, так как ключи проверки электронной подписи будут разными для ИП и организации, то есть сделать один ключ для ИП и организации технически невозможно. При этом можно записать обе ЭП на один и тот же токен.
- Можно ли ЭЦП руководителя учреждения (может быть, по доверенности) передать бухгалтерской организации, которая по договору ведет бухучет, передает бухгалтерскую и налоговую отчетность учреждения?
ЭЦП руководителя учреждения (даже по доверенности) нельзя передать бухгалтерской организации, которая по договору ведет бугалтерский учет, передает бухгалтерскую и налоговую отчетность учреждения. В то же время руководитель учреждения может выдать доверенность (в простой письменной форме на бланке учреждения) такой бухгалтерской организации, а она уже получит собственную ЭЦП представителя (ст. 17.2 ФЗ № 63-ФЗ).
Обратите внимание: с 01.09.2023 - потребуется оформление доверенности, подписанной КЭП (квалифицированной электронной подписью) руководителя (машиночитаемой доверенности). Требования к доверенности представителя с 01.09.2023 утверждены Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857. Получить ЭЦП представителя можно только до 01.09.2023 и только в удостоверяющем центре.
- С 01.01.2023 действуют сертификаты на физлицо для подписания бухгалтерской отчетности. Мы оформляли этот сертификат в программе и она автоматически сформировала нам доверенность в ФНС и СФР. Мы эту доверенность отправили. От СФP стоит галочка, что доверенность принята. Достаточно ли доверенности в электронном виде или нужно подавать оригинал в бумажном виде?
Доверенности в электронном виде достаточно, подавать оригинал (в бумажном виде) не требуется. Действующим законодательством не предусмотрена обязанность предоставления машиночитаемой доверенности в оригинале (на бумажном носителе), такая доверенность предоставляется в формате XML.
Обратите внимание: с 01.09.2024 - потребуется оформление доверенности, подписанной КЭП (квалифицированной электронной подписью) руководителя (машиночитаемой доверенности (МЧД)). Требования к доверенности представителя с 01.09.2024 утверждены Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857. Получить ЭЦП представителя можно было только до 31.08.2023 и только в удостоверяющем центре (http://e-trust.gosuslugi.ru/CA).
- Есть способы копирования ЭЦП из ФНС на компьютер или на другой носитель. Некоторые компьютерщики могут это сделать. Какая ответственность предусмотрена за использование бухгалтером организации копии ЭЦП директора?
Копирование КЭП не допускается. По закону это считается подделкой. Отдельной уголовной статьи за то, что подделали электронную подпись, нет, но в Уголовном кодексе РФ есть другая статья — ст. 327 УК РФ «Подделка, изготовление или оборот поддельных документов». По этой статье за подделку подписи в официальных документах — предоставляющих права или освобождающих от обязанностей - предусмотрено наказание в виде ограничения свободы на срок до двух лет (ч. 1 ст. 327 УК РФ). Исходя из буквального толкования положений ФЗ № 63-ФЗ, ЭЦП является аналогом рукописной подписи, но в цифровом формате.
- Машиночитаемые доверенности: можно ли копировать подписи для сотрудников?
Копирование электронной подписи ФНС России для сотрудников на другие устройства законом не предусмотрено. Такие электронные подписи делают неэкспортируемыми. Скопировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.
Кроме того, мы не рекомендуем передавать свою электронную подпись третьим лицам (даже сотрудникам). Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, руководитель юрлица (ИП) должен понимать риски совершения третьими лицам в отношении них мошеннических действий. Электронная подпись отвечает за конфиденциальность данных, которые часто касаются бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечет за собой серьезные последствия. Ответственность при этом несет владелец подписи.
Если ФНС обнаружит, что личную УКЭП руководителя юрлица (ИП) использует другое лицо, то аннулирует электронную подпись (ч. 6.1 ст.14 63-ФЗ), а документы, заверенные этой подписью, могут признать недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчетность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем в этом и 2024 годах.