Документирование трудовой деятельности работников выходит на отрытую и алгоритмичную прямую – разрабатываются единые для всей страны процедуры, автоматизируются способы взаимодействия работника с работодателем в электронной среде, организуется цифровое взаимодействие с государственными структурами и надзорными органами. Изменения в действующем законодательстве и цифровизация процедур учета труда и его оплаты обязывают каждого кадровика внимательно посмотреть на документирование отношений с центральным работником юрлица, его единоличного исполнительного органа – директора.
Трудовая деятельность – его единоличного исполнительного органа – директора осуществляется в двух «параллельных мирах»:
Корпоративном праве, регулирующим вопросы осуществления коммерческой деятельности, отношений с государственными структурами, формирования локальной корпоративной политики организации как системы и др.
Трудовом праве, регулирующим вопросы выполнения работником его трудовой функции, в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Каждая из параллели требует выполнения специфических требований и регулируется самостоятельным законодательством. Каждая из параллелей реализуются одним физическим лицом и документируется особо, определенным способом.
Рассмотрим три этапа документирования трудовой деятельности директора, чаще всего вызывающие вопросы и генерирующие ошибки: прием на работу, отсутствие по различным основаниям, прекращение трудового договора.
Прием на работу
Прием на работу директора общества с ограниченной ответственностью начинается с решения общего собрания участников, совета директоров или единственного участника (ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"), считающимся основным документом, основанием для заключения трудового договора, но в трудовых отношениях участвует две стороны: работник и работодатель. Решение общего собрания участников, совета директоров или единственного участника (далее по тексту именуемое – решение о назначении) формирует позицию одной стороны трудовых отношений – работодателя, которое без позиции другой стороны трудовых отношений – работника не имеет смысла (ст. 15 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, далее по тексту именуемый – ТК РФ). Конечно, назначение директора компании должно быть согласовано с кандидатом на эту должность, но эти договоренности чаще всего носят неформальный, межличностный, доверенный характер. И это зачастую закладывает основу будущего конфликта: «Обещали одно, получили другое».
Вероятность конфликта позволяют минимизировать:
- отражение в тексте решения о назначении данных физического лица, выступающего от имени учредителей в качестве работодателя директора с указанием всех полномочий;
- утверждение решением о назначении текста трудового договора с директором, однозначно определяющим все особенности рабочего времени работника, оплаты его труда, в том числе и немонетарные составляющие (например, использование билетов бизнес-класса при перелетах и иные представительские расходы, отличающиеся от аналогичных для других работников юридического лица), особенности расторжения трудового договора по инициативе сторон с однозначным определением «золотых парашютов» и условий их выплат, другие специфические договоренности взаимодействия сторон трудовых отношений.
Срок трудового договора должен соответствовать условиям устава организации. Если в уставе или решении о назначении директора срока трудового договора нет, договор заключается на неопределенный срок (ст. ст. 58, 275 ТК РФ).
После заключения трудового договора работник не только приобретает статус руководителя, директора, единоличного исполнительного органа, но и приобретает право подписи. Право подписи реализуется как в корпоративной сфере (издается приказ по распорядительной деятельности организации ("ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299)), так и в трудовых отношениях (издается приказ о приеме на работу по форме N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")). Данное разделение подтверждается и Письмом Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1.
Отдельного упоминания заслуживает назначение действующего работника на должность директора организации и обратно, т.е. работника, который уже работает на предприятии в иной должности.
Зачастую существующий договор с работником расторгается и заключается новый, что является нарушением трудового законодательства, ибо меняется рабочий год, определяющий время отпуска; меняется продолжительность труда (стаж работы) в данной организации; делаются лишние записи в трудовой книжке, создавая неоднозначность деловой репутации работника, что в совокупности ухудшает положение работника по сравнению с другими работниками организации (ст. 3 ТК РФ). Стороны трудовых отношений вправе самостоятельно в любой удобный момент времени изменить условия трудового договора (ст. ст. 2, 21, 22 ТК РФ), в том числе при назначении на должность ограничить срок исполнения трудовых обязанностей (ст. 72, 275 ТК РФ), а значит, назначение директором общества можно оформить соглашением к трудовому договору и приказами.
Записи в трудовой книжке о назначении на должность директора общества осуществляются в соответствии с пунктом 3.1 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек": «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу». Соответственно, буквальное применение данной нормы обязывает вносить в трудовую книжку сведения о начале полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица (корпоративное право) и сведения о начале трудовой деятельности работника (трудовое право).
Отсутствие директора общества на рабочем месте
Отсутствие директора общества на рабочем месте по различным основаниям также заставляет принимать два решения: как корпоративном праве, так и в трудовых отношениях.
Каждая причина отсутствия определяет необходимость принятия решений: кто определяет правомочность отсутствия работника на рабочем месте, кто осуществляет полномочия единоличного исполнительного органа в отсутствие данного работника.
Учитывая, что перечень причин отсутствия работника на рабочем месте достаточно ограничен, разумно решением общего собрания участников, совета директоров или единственного участника определить алгоритм действий в каждом случае, перенеся данное решение в трудовой договор работника и локальный нормативный акты юридического лица.
Если такого определения действий в решении о назначении директора не отражено, работник обязан в каждой ситуации, требующей его отсутствия в месте работы, получать решение работодателя, т.е. решение общего собрания участников, совета директоров или единственного участника (п. 2 ст. 32, пп. 11 п. 2.1 ст. 32, пп. 13 п. 2 ст. 33, абз. 2 п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Данное решение отражается в приказе по распорядительной деятельности для исполнения иными работниками общества.
Документы по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты") подписывает всегда работодатель или лицо им уполномоченное. В ситуации, когда директор вправе самостоятельно определять свое местоположение и предоставлять себе отпуск, направлять в командировку и подобное, унифицированные формы подписывает сам работник как директор юридического лица. В случае отсутствия у директора таких полномочий следует предусмотреть графу для проставления подписи полномочного лица, для чего в унифицированную форму вносятся изменения, издав соответствующий приказ (абз. 2, 3 Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").
Особо хочется уделить внимание ситуации c временной нетрудоспособности директора и предостеречь от подписания данным работником любых документов, ибо этот факт свидетельствует о нарушении гражданином режима, установленного врачом (п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, ст. 8 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" п. 58 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н). Это является основанием для снижения размера пособия по временной нетрудоспособности.
А значит, для ситуаций временной нетрудоспособности необходимо определить порядок исполнения обязанностей директора (корпоративное право) и поручение дополнительной работы (трудовое право) другим (другими) работником (работниками) по факту заболевания лица, назначенного решением общего собрания участников, совета директоров или единственного участника.
Расторжение/прекращение трудового договора
Расторжение (прекращение) трудового договора с любым работником организации может осуществляться:
- по инициативе работника;
- по инициативе работодателя;
- по соглашению сторон;
- по обстоятельствам, находящимся вне воли сторон трудовых отношений.
Независимо от инициатора расторжения (прекращения) трудового договора, независимо от причины расторжения (прекращения) трудового договора необходимо и документирование корпоративной процедуры, связанной с прекращением полномочий такого работника, и передачей дел, документов, печати (при наличии), и документирование собственно прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.
Двойственность документирования порождает сложности в определении сроков полномочий. С одной стороны, есть установленные сроки увольнения, а с другой стороны, необходимо время на организацию и проведение общего собрания участников, совета директоров или единственного участника передачу дел, на передачу вновь назначенному руководителю документов, на регистрацию нового исполнительного органа в налоговой инспекции и проч. И тут единого решения, применяемого в каждой ситуации нет, да и быть не может. Каждая ситуация, каждый работник, каждое юридическое лицо требует индивидуального подхода, отраженного в организационных документах юридического лица или в решении общего собрания участников, совета директоров или единственного участника.
Увольнение директора и прием нового в один день. Эта норма может быть отражена уставом предприятия как одновременное наличие несколько руководителей (директоров) и внесена в сведения ЕГРЮЛ.
Но это порождает сложности в корпоративном регулировании деятельности, в частности, в определении полномочий каждого из работников, в определении лица, регулирующего финансовую деятельность хозяйствующего субъекта. А трудовое законодательство обязывает предусмотреть в штатном расписании наличие достаточного количества штатных единиц, выполняющих идентичные трудовые функции, на идентичных рабочих местах, что создает сложности в документировании трудовой деятельности иных работников: кто из двух директоров полномочен подписать трудовой договор или иной документ трудовых отношений?
Корпоративное право позволяет принимать решение о смене директора общества заблаговременно, предусмотрев передачу дел, документов, печати (при наличии), до начала трудовых отношений между работником и работодателем. Что позволяет, не нарушая сроков трудовых отношений, сформировать необходимый и достаточный пакет организационных документов, являющийся правовым основанием расторжения трудового договора с одним гражданином и заключением трудового договора с другим, отразив дату передачи дел и дату начала трудовых отношений в решении общего собрания участников, совета директоров или единственного участника.
Другой особенностью трудовых отношений является определение лица, подписывающего приказ о сложении полномочий (приказ по распорядительной деятельности организации) и приказ о расторжении трудового договора и увольнении руководителя организации.
Общее собрание участников, совет директоров или единственный участник, как правило, не полномочны подписывать приказы по распорядительной деятельности организации, в связи с чем увольняющийся руководитель издает приказ о сложении с себя полномочий, а вновь принятый работник издает приказ о принятии на себя обязанностей по регулированию деятельности юридического лица с подписанием соответствующих документов.
Приказ об увольнении работника подписывает его работодатель. И если в начале трудовых отношений было определено лицо, выполняющее полномочия работодателя для данного работника, то и приказ об увольнении им и подписывается (для чего следует предусмотреть в унифицированных формах соответствующую графу). Если в начале трудовых отношений и в дальнейшем такого полномочного лица определено не было, то приказ об увольнении подписывает сам работник, как директор общества
Запись об увольнении в трудовую книжку директора вносятся на основании пункта 5.1 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", который определяет, что «запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер». Учитывая, что данная инструкция не уточняет причину увольнения, вид документа, на основании которого внесена запись, в трудовую книжку генерального директора вносятся данные прекращения полномочий (корпоративное право) и сведения об увольнении работника (трудовое право).
Подводя итоги рассмотрения влияния на трудовые отношения корпоративного права и трудового законодательства, можно сказать, что каждое из направлений правового регулирования назначения директора юридического лица создает свой документопоток, со своими правилами и формами документов. Каждый документопоток самостоятелен, независим от других, хотя и дублирует информацию. Каждый документопоток в настоящее время выделяется в самостоятельную систему электронного взаимодействия с государством и работником. Дублирование информации не позволяет «сплющить» документопоток, объединив виды самостоятельных документов в одну бумагу, ибо в этом случае мы меняем юридическую значимость документа, зачастую лишая его юридической силы.
