Режим дистанционной или удаленной работы приобрел законодательно разрешенную форму и вызывает множество вопросов, связанных с процедурой документирования трудовых отношений.
Специфика документирования дистанционного и удаленного режима работы
Прежде чем рассмотреть основные «узкие» места документирования трудовых отношений, следует принять словосочетания «дистанционная работа» и «удаленная работа» как один из режимов работы.
Режим работы, аналогичный работе в офисе в течение пятидневной или шестидневной недели, работе по определенному графику, режим работы, обладающий соответствующей спецификой. И этот режим работы следует определить локальными нормативными актами и трудовым договором с работником.
Как основные, специфические параметры режимов работы «дистанционная работа» и «удаленная работа» можно назвать:
- взаимодействие сторон трудовых отношений в электронном (цифровом) пространстве;
- необходимость определения размера труда, его качества без личного, прямого контроля работодателя;
- необходимость учета рабочего времени с использованием косвенных данных в виде статистики пребывания на удаленном рабочем столе (при его наличии), в виде предоставленных результатов труда, продолжительность которого определяется в каждом случае индивидуально и иногда без фактологического подтверждения действительных трудозатрат на ее выполнение;
- необходимость обеспечения значительного количества требований в сфере охраны труда, безопасности при выполнении трудовых функций (пожарная, электротехническая и др.) в месте, неподконтрольном работодателю;
- необходимость предоставления социальных гарантий, компенсаций в виде оплаты нетрудоспособности, предоставления дней для диспансеризации, проведения обязательных медицинских осмотров и др.
- необходимость определить величину компенсации за использование хозяйствующим субъектом имущества, ресурсов, принадлежащих физическому лицу, для ведения экономической деятельности юридическим лицом.
Данный перечень параметров не конечен, т.к. специфика хозяйственной, производственной и иной деятельности юридического лица, специфика выполнения каждой трудовой функции будут накладывать свой отпечаток на документирование трудовых отношений.
Как и любой режим работы, дистанционная/удаленная работа требует своего локального регулирования в правилах внутреннего трудового распорядка и иных документах работодателя. Особенности режима должны быть отражены в трудовых договорах работников.
Как пример такого регулирования можно привести формы, разработанные специалистами информационной базы «КонсультантПлюс»:
- Форма: Положение о временном переводе работников на дистанционную работу по инициативе работодателя в ситуации распространения коронавируса COVID-19 (образец заполнения)
- Форма: Трудовой договор с дистанционным работником (образец заполнения).
Ни Трудовой кодекс, ни иной правовой акт, по своей сути, не могут определить действия сторон трудовых отношений в каждой конкретной ситуации, задавая только общие правила. Учитывая это, работодатель вправе и обязан самостоятельно установить все алгоритмы документирования трудовых отношений при каждом имеющемся на предприятии режиме рабочего времени, в том числе и при дистанционном/удаленном труде, отражая все практические особенности именно этого режима.
Документооборот между работодателем и работником
Практика внедрения режима дистанционного / удаленного труда уже позволяет сформулировать определенные наработки, показавшие свою оптимальность.
К таким наработкам можно отнести: Письмо Минтруда России от 07.11.2019 N 14-2/В-913, отразившее мнение Министерства труда и социальной защиты об организации хранения и ведения кадровых документов дистанционных работников. Ведомство повторяет норму действующего законодательства, которая приравнивает электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, к бумажному документу с собственноручной подписью (часть первая статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"). Исключение - случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.
Необходимость использования РАБОТОДАТЕЛЕМ усиленной квалифицированной электронной подписи при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником закреплена частью четвертой статьи 312.3 ТК РФ.
Требования к РАБОТНИКУ в трудовых отношениях применять только усиленную квалифицированную электронную подпись действующее трудовое законодательство пока не содержит. Само понятие «электронный документ» допускает использование работником простой электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи, если соглашением между участниками электронного взаимодействия (в нашем случае - трудовым договором) это использование закреплено (ст. ст. 6, 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
При использовании работником электронной подписи следует ограничить работодателя в намерениях каким-либо образом оплатить данный атрибут, ибо если юридическое лицо оплатит электронную подпись, то вопрос, кто владелец электронной подписи, может вносить хаос в документирование трудовых отношений, в документирование отношений хозяйствующего субъекта и гражданина.
В этой ситуации получится, что документы будут подписаны атрибутом, принадлежащим юридическому лицу, а использовать его будет гражданин, которому электронная подпись фактически не принадлежит. Тем самым возможна компрометация ключа электронной подписи.
Можно ли использовать иные, кроме электронной подписи, способы подписания документов трудовых отношений?
Допускается обмен электронными сообщениями с «досылом» в последующем документов в бумажном виде, что прямо вытекает из статьи 60 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации от 14.11.2002 N 138-ФЗ, определяющей возможность подтверждения обстоятельств дела определенными средствами доказывания. Статья 312.3 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ позволяет предусмотреть форму ознакомления «с непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись» в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовым договором, соглашением к трудовому договору.
Соответственно, удобное работодателю и работнику взаимодействие сторон трудовых отношений в электронном (цифровом) пространстве следует определить в локальном нормативном акте, трудовом договоре (соглашении к нему). Тем самым вы установите особенности извещения работника, извещения работодателя о значимых событиях в трудовых отношениях, зафиксировав адрес, номер телефона, адрес электронной почты каждой стороны трудовых отношений, куда будет направляться соответствующая информация.
При определении контактных данных сторон трудовых отношений следует избегать внесения в трудовой договор сведений о телефоне, адресе электронной почты работника, которые были выделены работодателем для выполнения гражданином вменяемой ему трудовой функции, закрепив в трудовом договоре контактные сведения, номера телефона, адрес электронной почты, принадлежащие гражданину и приобретенные им самостоятельно.
К значимым событиям в трудовых отношениях можно отнести практически все контакты, все обсуждения, все согласования, все уведомления, все ознакомления и подобное, определенные трудовым законодательством, начиная с подписания трудового договора и завершая увольнением работника по практически любому основанию.
Дистанционная и удаленная работа - что закрепить в локальных актах
Найти единое решение для всех работодателей и работников, которое определяет количество и качество труда, учет рабочего времени, предоставление социальных гарантий и компенсаций, найти, невозможно. Специфика деятельности сторон трудовых отношений будет всегда вносить свои коррективы.
И именно специфика труда позволяет сторонам трудовых отношений ДОГОВОРИТЬСЯ обо всех особенностях данных трудовых отношений, в том числе:
- об измеримости труда,
- о технологии учета рабочего времени (например, путем направления работником сообщения работодателю о начале работы и об окончании своей трудовой деятельности),
- о наступлении страхового случая в виде временной нетрудоспособности,
- о желании работника уйти в неоплачиваемый отпуск или пройти диспансеризацию,
- о решении работодателя направить работника в командировку или привлечь его к работе в выходной (праздничный) день,
- вынесении дисциплинарного взыскания и проч.
В этой ситуации работодатель может закрепить предметные договоренности в локальных актах и трудовых договорах (соглашениях к ним), как, впрочем, происходит и при установлении всех других режимов работы.
Соответственно, стороны трудовых отношений также могут разделить обязанности работника и работодателя по обеспечению охраны труда, безопасности при выполнении трудовых функций, внеся требуемые добавления в тематические локальные акты и трудовой договор. Проведя внеплановый инструктаж по его видам и обязав работника трудовым договором, локальным актом незамедлительно уведомлять работодателя о произошедшем с ним несчастным случаем или иным инцидентом с помощью электронных сообщений, устных сообщений по устройствам мобильной телефонной связи и подобное, с предоставлением работодателю в установленные сроки всех возможностей для проведения расследования несчастного случая, выполнения предписаний полномочных лиц, осуществляющих государственный контроль (надзор) и выполнение иных обязанностей работодателя.
Про компенсации работникам
Приняв дистанционный / удаленный способ выполнения трудовых обязанностей как новый режим работы, все «узкие» места документирования, обладая своей спецификой, делаются понятными и привычными. В том числе становится ясной и необходимость выплаты работнику денежных средств как компенсации его расходов на оплату коммунальных услуг, электроэнергии, на эксплуатацию имущества и иное, необходимое для исполнения гражданином порученной хозяйствующим субъектом трудовой функции, трудовых обязанностей.
Определение величины компенсации законодательно не регулируется, но сумма, выплачиваемая работнику не может быть ниже его фактических расходов. Учитывая, что работник может обосновать свои расходы с предоставлением фотографий, квитанций на оплату коммунальных услуг, на оплату налога на жилое помещение и подобное, при установлении размера компенсации, следует руководствоваться разумной достаточностью. Не стоит допускать значительного занижения величины выплаты, тем самым, не допуская проблем с определением налоговой базы, и не занижая размер заработной платы работника, вводя его в непредвиденные траты на хозяйственную деятельность юридического лица.
В завершении хочется привести еще один аргумент необходимости регулирования работодателем в локальных актах и трудовых договорах (соглашениях к ним) всех особенностей дистанционного / удаленного режима работы. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ, статьями 5.27 и 5.27.1 определяет меры воздействия на работодателя за нарушение им трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, - и не только в виде предупреждения, но и в виде штрафов различного номинала.
Образовательное мероприятие по теме
Семинар "Удаленная работа: применяем новые правила".
Лектор: Т. Н. Самусевич, Специалист по вопросам применения трудового законодательства, по бухгалтерскому учету и налогообложению заработной платы. Аттестованный главный бухгалтер. Эксперт по проведению независимой оценки квалификации. Более 20 лет практики в сфере бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. Разработчик курсов и учебных материалов.
