Чередование работы в офисе с удаленной работой, или как ввести дистанционку "навсегда"

Требования социального дистанцирования и возможность удаленной работы нашли свою реализацию в условиях распространения коронавирусной инфекции. Работодателям необходимо найти форму, позволяющую хозяйствующему субъекту успешно функционировать, а работникам безопасно выполнять трудовые обязанности.

Практика и законодательство

Почти в каждой компании уже есть определенные фактические данные, заставляющие задуматься об организации такой деятельности, при которой возможно уменьшить расходы на содержание рабочих мест, обеспечив ведение экономической деятельности в полном объеме.

Особенным аргументом здесь является ситуация с распространением коронавирусной инфекции, которая «выкашивает» персонал по занимаемым им площадям, по помещениям, в которых люди общались в течение рабочего времени. Многие организации уже остались без структурных подразделений, департаментов, весь персонал которых в один момент стал нетрудоспособен. Нетрудоспособен только потому, что сотрудники находились в одном помещении с «нулевым» для предприятия пациентом.

Прямого запрета на такое взаимодействие сторон трудовых отношений законодательство не содержит. Базовые нормы свободы труда (ст. 2 ТК РФ) плюс сложившаяся практика трудовой деятельности в режиме «нерабочих президентских дней» позволяют утверждать, что выполнение трудовых обязанностей вне места расположения помещений работодателя уже сейчас является реальностью для многих компаний.

Что же надо предусмотреть работодателю, чтобы организовать удаленный режим работы (полностью, частично), не нарушив никаких требований трудового законодательства?

В целом, именно эта норма ТК РФ определяет действия работодателя, если им будет принято решение об организации на предприятии удаленной работы, т.е. работы вне помещений, вне места расположения работодателя.

Удаленную работу можно организовать в разных режимах или графиках. Можно работать из дома всю продолжительность рабочего времени. Можно работать из дома только в определенные дни. Можно работать из дома в определенное время рабочего дня, приходя на работу только к определенному времени. Режим или график чередования удаленной работы с работой в офисе может быть таким, какой позволит производственная, экономическая, предпринимательская деятельность конкретного юридического лица. Главное, чтобы он был обоснованным.

Удаленная работа в компании: инструкция для отдела кадров

Для организации удаленной работы следует выполнить все обязанности работодателя, установленные трудовым законодательством, для чего необходимо:

• Локальными нормативными актами, коллективным договором (при его наличии) определить работу вне места расположения работодателя (далее по тексту именуемая – удаленная работа) как один из возможных способов выполнения трудовой функции, установив перечень подразделений, должностей (профессий), применяющий его, закрепив и иные особенности выполнения трудовой функции удаленно.
• Определить порядок обеспечения работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, при необходимости актуализировав соответствующие локальные акты.
• Внести изменения в систему охраны труда, определив разумные меры охраны труда на рабочем месте, находящимся фактически вне юрисдикции работодателя, взяв за пример нормы законодательства при дистанционной работе;
• Определить порядок учета труда (его количества и качества), порядок учета рабочего времени, исключая саму возможность дискриминации;
• Формализовать систему информирования, позволяющую сторонам трудовых отношений в полном объеме обмениваться достоверными сведениями, необходимыми им для выполнения всех условий трудового договора. Формализация системы информирования может быть осуществлена разработкой отдельного локального нормативного акта и внесением соответствующих сведений в текст трудового договора, ибо очень важно определить, что в данной ситуации является распоряжением работодателя, как работник получает задание от непосредственного руководителя, когда и как работник отчитывается о проделанной работе. Необходимо легализовать обмен сторонами трудовых отношений электронными текстами, смс –ками с помощью электронных средств коммуникаций и подобное.
• Предусмотреть порядок обеспечения работодателем бытовых нужд работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей при удаленной работе, определив хотя бы величину компенсации, позволяющей действительно восполнить расходы работника на эти цели в рабочее время.
• Разработать проект трудового договора, в котором будет определен режим удаленной работы (все его особенности) и иные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ), отражены все особенности практической деятельности сторон трудовых отношений.
• Определить способ ознакомления работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, может быть, признав электронную подпись, формируемую системой электронного делопроизводства компании, может быть, признав надлежащим подписанием документа отправку фотографии, сканобраза распоряжения (листа ознакомления с локальным актом и подобное), подписанного собственноручной подписью работника.
• Согласовать запланированные изменения с профсоюзом или иными полномочными представителями работников (при наличии таковых).
• Уведомить работников о предстоящих изменениях условий трудового договора и при наличии согласия подписать соглашение к трудовому договору. Начав работу, важно внимательно отслеживать все шероховатости и неточности, своевременно вносить требуемые изменения в документы организации удаленной работы.
• Убедиться, что иные обязанности работодателя, предусмотренные действующим законодательством, установленные в локальных актах, выполняются и при удаленном режиме рабочего времени.

Правильно оформленная удаленная работа (независимо от ее продолжительности, графика, режима и проч. индивидуальных особенностей) позволяет не только сохранить здоровье многим, но и значительно снизить расходы сторон трудового договора. Расходы работодателя на содержание рабочих мест и их санитарную обработку. Расходы работника на поддержание имиджа, на транспорт, на лечение. Снижение расходов всегда добавляет устойчивости бизнесу и продолжительности трудовым отношениям, что уже важно само по себе.

Коронавирусная инфекция распространяется все больше. Перенесенное заболевание не формирует пожизненного иммунитета. Вирус, вызывающий заболевание, мутирует. А значит, все больше предъявляется требований к обособленности, дистанционности, удаленности граждан при выполнении ими социально значимых функций, что полностью реализуется выполнением трудовых обязанностей вне места расположения работодателя – удаленной работой.