Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпуска

Что делать, если работодателю срочно нужен на работе сотрудник, который в это время находится в ежегодном отпуске? Правильно, отозвать его оттуда. Однако с бухты-барахты это не делается, нужно соблюсти определенные условия, грамотно оформить документы и произвести необходимые расчеты. Об этом и поговорим в нашей статье.

Шаг 1. Убедитесь в том, что сотрудника можно отозвать из отпуска

Не всех сотрудников (причем даже если они сами не возражают против этого) можно отзывать из ежегодного оплачиваемого отпуска. Так что прежде нужно убедиться в следующем:

• не относится ли "отзывник" к числу тех работников, которых отзывать из отпуска запрещено законодательством. Это беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет, а также работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ). Хотя в отношении последних ситуация скоро немного изменится, так как недавно был принят Закон, согласно которому будет можно отзывать из отпуска "вредников" в случаях предотвращения и/или устранения последствий катастроф, производственных аварий, стихийных бедствий (Закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ). При этом часы такой их работы предстоит оплачивать не менее чем в двойном размере. Поправки вступят в силу с 1 сентября 2026 г.;
• не является ли нынешний отпуск сотрудника той 14-дневной частью ежегодного отпуска, которую нельзя делить. Напомним, что ТК РФ допускает деление отпуска по соглашению между работником и работодателем, но требует, чтобы хотя бы одна из частей такого отпуска составляла не менее 14 календарных дней (ч. 4 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Это правило должно соблюдаться и в случае отзыва работника из отпуска, ведь фактически уже предоставленный отпуск разбивается на две части (Письмо Минтруда от 03.10.2019 N 14-2/ООГ-7286). То есть если работник сначала отгулял половину отпуска частями, а потом ушел в отпуск на оставшиеся 14 дней, то прерывать этот двухнедельный отдых работодатель не вправе.

Внимание. Для того чтобы согласовать с руководством необходимость отзыва сотрудника из отпуска, оформите служебную записку. 

Шаг. 2 Поинтересуйтесь у отпускника, готов ли он досрочно прервать свой отпуск

Сообщить работнику о том, что возникла необходимость его досрочного выхода на работу из отпуска, можно по телефону, мессенджеру, электронной почте. При общении рекомендуем упомянуть, в частности:

• причину отзыва (например, для оказания помощи в подготовке документов для контролирующих органов, для замены заболевшего сотрудника или для направления в командировку);
• дату, с которой сотруднику необходимо выйти на работу;
• информацию о том, что отзыв из отпуска возможен только с согласия отпускника и что ему это согласие придется предоставить в письменной форме (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• информацию о том, что не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена работнику по выбору в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (но только если из-за переноса не получится, что работник не будет в отпуске 2 года подряд) (ч. 4 ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Имейте в виду, что если на предложение прервать свой отпуск сотрудник ответил отрицательно, то заставить его явиться на работу нельзя, а привлекать к дисциплинарной ответственности за неповиновение (в том числе увольнять за прогул) так и подавно (п. 37 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N 2). Если же ответ сотрудника будет положительным - переходите к следующим шагам.

Шаг 3. При желании и необходимости оплатите проезд из места отпуска к месту работы

Оплачивать дорогу отозванным из отпуска сотрудникам необязательно, однако работодатель вправе сделать это по собственной инициативе. В этом случае освобождение от НДФЛ и страховых взносов в отношении дорожных сумм не применяется, так как ни в ТК РФ, ни где-либо еще нет положений, обязывающих работодателя возмещать работнику стоимость проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва из отпуска. Имейте это в виду (Письма Минфина от 21.02.2019 N 03-15-06/11330 (п. 1), от 20.10.2017 N 03-04-06/68852).

Кстати, законопроект, предлагающий обязать работодателей оплачивать дорогу отозванным из отпуска сотрудникам, "завернули", так что в этой части все остается на своих местах (законопроект N 1211253-8).

Шаг 4. Возьмите у сотрудника письменное согласие на досрочный выход из отпуска

Документ при необходимости подтвердит выполнение вами требования о получении согласия работника на отзыв из отпуска, установленного ч. 2 ст. 125 ТК РФ.

Согласие обычно оформляют в виде заявления (в произвольной форме), в котором, в частности, указывают: данные сотрудника, его согласие на отзыв из отпуска, дату выхода на работу и желаемые даты использования оставшейся части отпуска. Согласие может выглядеть так.

Комментарий

Логичнее всего взять согласие с сотрудника в первый же день его досрочного выхода на работу.

Шаг 5. Издайте приказ об отзыве сотрудника из отпуска

Приказ об отзыве работника из отпуска составляйте в произвольной форме. Укажите в нем, в частности, причину отзыва, дату досрочного выхода на работу, период предоставления работнику неиспользованной части отпуска, если он известен. Вот примерный образец.

Комментарий

Издайте приказ не ранее того дня, когда вы получили письменное согласие работника. 

Ознакомьте с приказом "отзывника" и ответственных за исполнение поручений, данных в приказе, людей под подпись.

Шаг 6. Отразите отзыв из отпуска в кадровых документах

В графике отпусков по унифицированной форме N Т-7:

• в графе 8 "Основание (документ)" укажите номер и дату приказа об отзыве из отпуска;
• в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" укажите дату, на которую работник перенес остаток отпуска в пределах текущего года;
• в графе 10 "Примечание" запишите, что работник отозван из отпуска с его согласия, и отметьте, что определенное количество дней отпуска переносится на другой период.

Если же вы используете свою форму графика отпусков, то отражайте в ней сведения об отзыве из отпуска аналогичным образом.

В табеле учета рабочего времени отражайте:

• дни нахождения в отпуске до отзыва как ежегодный основной оплачиваемый отпуск кодом "ОТ" или "09";
• дни, в которые работник работал в связи с отзывом из отпуска, - "Я" или "01".

Если работник привлекается в выходной день, то "РВ" или "03".

В личной карточке (если ведете ее для кадрового учета) по унифицированной форме N Т-2 в разделе VIII "Отпуск":

• в графах 4 и 6 зачеркните количество календарных дней отпуска, дату его окончания и впишите новые данные. Поставьте надпись "исправлено", укажите дату исправления и заверьте подписью;
• в графе 7 "Основание" укажите реквизиты приказа об отзыве из отпуска.

Шаг 7. Пересчитайте отпускные

При отзыве из отпуска работник какую-то часть отпуска не отгуляет, а между тем отпускные ему были выплачены как раз за все дни предполагаемого отпуска еще до его начала. Соответственно, при отзыве из отпуска без перерасчета отпускных не обойтись, ведь платить зарплату (а со дня досрочного выхода на работу сотруднику начисляется именно она) и средний заработок одновременно нельзя.

Отпускные пересчитываются исходя из уменьшенного количества дней отпуска. При этом сумму отпускных за те дни, когда сотрудник был отозван из отпуска, обычно засчитывают в счет выплаты зарплаты, начисленной со дня фактического его выхода на работу (ч. 2 ст. 125, ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Покажем, как это работает, на примере.

Справка. При нарушении порядка отзыва работника из отпуска работодатель рискует быть привлеченным:

• к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Применяется за нарушение трудового законодательства, включая отзыв работника вопреки установленному запрету (например, если отозвали беременную женщину);
• к материальной ответственности в виде денежной компенсации морального вреда работнику (ч. 1 ст. 237 ТК РФ). Применяется, если отзыв был произведен вопреки согласию работника или с нарушением процедуры.

Пример. Перерасчет отпускных

Условие. Работница ушла в отпуск на неделю с 1 июня по 7 июня 2026 г. Работодатель связался с ней 2 июня и попросил выйти на работу 3 июня, та согласилась. Оклад работницы - 82 500 руб., средний дневной заработок - 2 250 руб., выплаченные отпускные - 15 750 руб. (2 250 руб. х 7 дн.), НДФЛ с отпускных (13%) - 2 048 руб., страховые взносы, в том числе на травматизм, с отпускных (30,2%) - 4 756,5 руб. Режим работы - классическая пятидневка.

С учетом вышесказанного нужно пересчитать отпускные.

Решение. Учитывая, что работница фактически отгуляла всего 2 дня своего отпуска, после пересчета должно быть начислено:

То есть излишне начислено/перечислено:

Зарплата за тот месяц, в котором был отзыв из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. Фактически работница отработала 19 дней из 21 возможного. Следовательно, за июнь должно быть начислено:

Получается, что сумма начисленной зарплаты за июнь больше суммы "лишних" отпускных, следовательно, работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными с учетом НДФЛ-корректировок - 55 151,86 руб. (74 642,86 руб. - 11 250 руб. - 9 704 руб. + 1 463 руб.). НДФЛ к уплате, помимо уже удержанного из первоначальных отпускных, составит 8 241 руб. (9 704 руб. - 1 463 руб.), а взносы - 19 144,64 руб. (22 542,14 руб. - 3 397,5 руб.).

К слову, если бы сумма начисленной зарплаты оказалась меньше "лишних" отпускных, то работнику при выплате зарплаты ничего не полагалось бы, а сумма задолженности перешла бы на следующий месяц.

Есть еще вариант - можете попросить работника вернуть излишек отпускных, но имейте в виду, что делать это он не обязан (ст. 137 ТК РФ).

В дальнейшем, когда будете предоставлять работнику неиспользованную часть отпуска, рассчитывайте отпускные заново с учетом иного расчетного периода, если остаток отпуска сотрудник не начнет отгуливать в месяце первоначального отпуска (ст. 139 ТК РФ).

* * *

К слову, если работник сам хочет выйти из отпуска досрочно и вы не против этого, то для оформления выхода на работу тоже придется оформить отзыв из отпуска, так как это единственный законный способ прервать уже предоставленный отпуск (ч. 1, 2 ст. 123, ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Действуйте в этой ситуации аналогично представленному в статье алгоритму (проверяйте отсутствие ограничений на отзыв, запрашивайте письменное согласие, издавайте приказ об отзыве из отпуска и т.д.). Отличие будет лишь в том, что по документам причиной досрочного выхода из отпуска будет не производственная необходимость, а инициатива самого работника.