Главная > Аскон-Навигатор > Вопрос-Ответ > Заполнять ли путевые листы на служебную машину, если на ней ездит директор,...

363 Горячая тема PDF

Заполнять ли путевые листы на служебную машину, если на ней ездит директор, менеджер или бухгалтер по служебной необходимости?


автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

На балансе организации числится служебный транспорт (легковые машины). На нем ездят директор, менеджер и бухгалтер (по штатному расписанию водителями не числятся). Надо ли заполнять на них путевые листы для списания ГСМ? Если нет, то чем можно подтвердить расходы?

ОТВЕТ

Да, в рассматриваемой ситуации нужно заполнять путевые листы для списания ГСМ.

Альтернативой является электронная система, которая контролирует маршрут движения и расход топлива. Достаточно отчетов этой системы.

ОБОСНОВАНИЕ

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.

Приобретение ГСМ по топливным картам отражайте по накладной поставщика, сами карты учтите на забалансовом счете, например, 012. При оплате наличными оприходуйте ГСМ по чекам АЗС и авансовым отчетам водителей.

Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.

Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированную. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты.

Путевой лист можно выписать на день, месяц или несколько дней. В путевом листе сроком больше чем на день проставляйте по каждой поездке ее дату и время, показания одометра, отметки о медосмотре и техническом состоянии автомобиля (Письмо Минтранса от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Может ли ИП на УСН учесть в расходах затраты на ремонт и коммунальные платежи квартиры, сдаваемой в аренду?

56
22.10.2020

В отношении расходов на коммунальные расходы возможны претензии со стороны налоговиков.

Суперновшество для юристов - Супермассив судебной практики

2039 08.09.2020

В системе КонсультантПлюс появилось новшество Супермассив для юристов.

Федеральный закон от 15.10.2020 N 341-ФЗ "О внесении изменения в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях"

Усилена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Правонарушение повлечет предупреждение или наложение административного штрафа...
Российское законодательство
Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 N 1648 "О переносе выходных дней в 2021 году"

Определены дни праздничного отдыха россиян в 2021 году В целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней принято решение перенести в 2021 году следующие выходные дни: с субботы 2...
Российское законодательство

Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе новостей

Выбрать рассылки