ВОПРОС
На балансе организации числится служебный транспорт (легковые машины). На нем ездят директор, менеджер и бухгалтер (по штатному расписанию водителями не числятся). Надо ли заполнять на них путевые листы для списания ГСМ? Если нет, то чем можно подтвердить расходы?
ОТВЕТ
Да, в рассматриваемой ситуации нужно заполнять путевые листы для списания ГСМ.
Альтернативой является электронная система, которая контролирует маршрут движения и расход топлива. Достаточно отчетов этой системы.
ОБОСНОВАНИЕ
Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Приобретение ГСМ по топливным картам отражайте по накладной поставщика, сами карты учтите на забалансовом счете, например, 012. При оплате наличными оприходуйте ГСМ по чекам АЗС и авансовым отчетам водителей.
Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.
Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированную. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты.
Путевой лист можно выписать на день, месяц или несколько дней. В путевом листе сроком больше чем на день проставляйте по каждой поездке ее дату и время, показания одометра, отметки о медосмотре и техническом состоянии автомобиля (Письмо Минтранса от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).