ВОПРОС
На документе (докладная записка) проставлены даты, когда документ изготовлен работником и дата входящего, когда принята канцелярией работодателя. Работодатель отказывается принимать в работу докладную записку, мотивируя тем, что даты изготовления документа и дата входящего не совпадают. Работодатель - федеральное государственное бюджетное учреждение Министерства здравоохранения РФ. Правомерны ли такие действия работодателя? Есть ли судебная практика по указанному вопросу?
ОТВЕТ
Полагаем, что действия работодателя не соответствуют Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018г. №44). Однако следует учесть, что данная инструкция носит скорее рекомендательный характер и не является актом прямого действия, поскольку в соответствии с п.1.12. указанной инструкции на основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.
Судебная практика по данному вопросу отсутствует.
ОБОСНОВАНИЕ
Указанный вопрос относится к области делопроизводства организации и регулируется локальными актами по вопросам делопроизводства, изданными этой организацией.
Для бюджетных организаций издан Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (далее – Инструкция). Согласно п. 1.12. указанной инструкции, в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.
Указанной Инструкцией дано описание реквизита «дата документа» и «отметка о поступлении документа». Согласно п.2.35. Инструкции, дата документа должна соответствовать дате подписания документа или дате события, зафиксированного в документе, а реквизит «Отметка о поступлении документа» служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа (п.2.52). Таким образом, дата документа и дата поступления могут не совпадать между собой, поскольку отражают совершенно разные события.
При этом, согласно п.5.19. Инструкции, регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.
На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах) (п.5.21.).
В дальнейшем регистрации документы распределяются на документопотоки, направляемые:
- на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
- на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);
- на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;
- на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности (п.5.28 Инструкции).
Согласно п.5.30. Инструкции, рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.
Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции (п.5.31.).
Таким образом, указанной инструкцией не предусмотрено обязательное совпадение даты составления документа и даты его регистрации и право руководителя отказать в приеме и рассмотрении документа на этом основании.
Обратите внимание, что внутренними документами организации могут быть установлены сроки представления отдельных видов документов с момента их изготовления работодателю на подпись.