ВОПРОС
Мы начисляли сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Месяц назад он переоформил свой личный автомобиль на другое лицо по дарственной. Продолжает пользоваться автомобилем. Доверенности на управление автомобилем от этого лица он не имеет, но имеет действующие страховки ОСАГО и КАСКО на свое имя.
Можем ли мы продолжать начислять ему данную компенсацию?
ОТВЕТ
Организация имеет право в данной ситуации начислять и выплачивать работнику компенсацию. Но эту компенсацию нельзя учесть в расходах, надо будет удерживать НДФЛ и начислять взносы.
ОБОСНОВАНИЕ
В Письме Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49 указано:
« ввиду того, что ст. 188 Трудового кодекса РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 Кодекса такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.»
В Письме Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812 отмечается, что «если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то, по нашему мнению, расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса».
Следовательно, когда работник не является собственником автомобиля и не имеет доверенности на управление, расходы в сумме компенсации нельзя учесть при исчислении налога на прибыль.
Рекомендуется также удерживать НДФЛ при выплате работнику компенсации за использование автомобиля, собственником которого работник не является. Это следует из Писем ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62152. В них указано, что компенсации не облагаются налогом на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, только если имущество принадлежит работнику на праве собственности.
Следует начислять страховые взносы на сумму компенсации (Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, п. 10 Информационного письма ФСС РФ от 14.03.2016 N 02-09-05/06-06-4615, Письмо Минтруда России от 13.11.2015 N 17-3/В-542).
Таким образом, организация имеет право в данной ситуации начислять и выплачивать работнику компенсацию, но эту компенсацию нельзя учесть в расходах, надо будет удерживать НДФЛ и начислять взносы.