Вопрос
Двум сотрудникам оплатили дорогостоящие визы в США для участия в школе. Одному сотруднику школа не подтвердила участие. Поэтому поехать смог только один человек. Можно ли принять в расходы стоимость визы сотрудника, которому отказали в участии?
Ответ
Официальная позиция Минфина России и ФНС России в подавляющем большинстве писем заключается в том, что расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не учитываются в целях исчисления налога на прибыль.
Соответственно, для уменьшения налоговых рисков по причине отказа принимающей стороны расходы по оплате визы лучше не учитывать для целей налогообложения прибыли.
В то же время, есть судебные решения с противоположной позицией, основываясь на том, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет, в важна экономическая обоснованность расходов. Главное, чтобы поездка изначально планировалась именно по производственной необходимости.
Кроме того, обратите внимание, что при наличии документов, подтверждающих оформление визы в целях поездки, стоимость визы не будет считаться доходом работника, поскольку изначально не являлась возмещением его расходов. Следовательно, НДФЛ в таком случае не возникает.
Обоснование
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 03.06.2014 N 03-03-06/1/26511). Также в целях налогообложения прибыли можно учесть расходы на оформление визы, в том числе сопутствующие этому расходы – курьерскую доставку загранпаспорта, смс-оповещение (см. Письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).
Если служебная поездка по каким-либо причинам была отменена, тогда у организации могут возникнуть сложности с признанием затрат.
В рассматриваемой ситуации поездка, для которой приобреталась виза, отменилась, но расходы по оплате визы понесла организация, а не работник.
Официальная позиция Минфина России и ФНС России в подавляющем большинстве писем рассматривает ситуацию по отмене командировки и заключается в том, что расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не учитываются в целях исчисления налога на прибыль:
- Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134. В п. 1 данного Письма разъяснено, что расходы на оформление и выдачу виз, в случае если в силу сложившихся обстоятельств командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли, ведь такие затраты не связаны с поездкой работника, носящей производственный характер;
- Письмо ФНС России N ЕД-4-3/19756@. В п. 1 данного Письма налоговая служба, ссылаясь на Письмо Минфина России N 03-03-04/2/134, отметила, что с учетом требований п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении расходов затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой работника, носящей производственный характер;
- Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14.09.2015 N Ф08-6323/2015 по делу N А32-521/2015. Суд установил, что виза, приобретенная для поездок в целях оперативного решения производственных вопросов и привлечения новых контрактов, не была использована.
Следовательно, по мнению суда, затраты на приобретение визы для предполагаемых поездок в производственных целях нельзя учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.
Считаю, что такой же подход будет у контролирующих органов и в вашей ситуации.
Таким образом, расходы на оформление и выдачу виз в том случае, если в силу сложившихся обстоятельств поездка не состоялась, безопаснее не учитывать в составе расходов в целях налогообложения прибыли.
Однако имеется и другая точка зрения, согласно которой у организации есть шансы для того, чтобы отстоять дело в суде, но для этого необходимо подготовить соответствующие документы.
Суды считают, что экономическую обоснованность расходов налогоплательщик определяет самостоятельно (см. Определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N N 320-О-П и 366-О-П). Судьи указывают, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет. Главное, чтобы она изначально планировалась именно как производственная (см. Постановление ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2).
По моему мнению, при наличии документов, подтверждающих оформление визы в целях поездки, стоимость визы не будет считаться доходом работника, поскольку изначально не являлась возмещением его расходов. Следовательно, НДФЛ в таком случае не возникает.