Вопрос
Компания хочет приобрести проездной для своего сотрудника по безналу. При этом можно ли будет списать затраты в расходы, а не в доход сотрудника? Как все правильно оформить? Нужно ли оформлять сотруднику разъездной характер работы?
Ответ
Для работника рекомендуется установить разъездной характер работы. В противном случае стоимость проездного билета подлежит обложению НДФЛ. Кроме того, велика вероятность того, что налоговые органы не примут затраты по приобретению проездного билета для сотрудника, чей характер работы не связан с разъездной деятельностью, в целях налогообложения прибыли.
Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Организация может приобрести проездной билет самостоятельно и затем выдать работнику, оформив акт приема-передачи. По окончании периода действия билета работник должен сдать его в бухгалтерию для отчетности.
Также работнику могут быть выданы деньги на приобретение проездного билета самостоятельно.
До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).
Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Обоснование
Согласно ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Статьей 168.1 ТК РФ предусмотрено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы на проезд. При этом каких-либо ограничений по составу расходов на проезд, возмещаемых работнику, указанной нормой не предусмотрено.
С учетом положений ст. 164 ТК РФ указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям ст. 252 НК РФ.
В Письме Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, доведенном Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@, разъяснено, что возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом Минфин РФ неоднократно указывал на то, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (см. письмо Минфина РФ от 27 ноября 2015 г. N 03-03-06/1/69181).
Следовательно, приобретение для работника, трудовая деятельность которого не связана с разъездами, проездного билета, повлечет налоговые риски как в части НДФЛ, так и налогообложения прибыли.
См. например, Письмо Минфина РФ от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728 «О налогообложении НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости проезда работников к месту работы»; Письмо Минфина РФ от 05.08.2011 N 03-04-06/3-178: «В случаях, когда поездка работника не является командировкой, а постоянная работа не осуществляется в пути и не носит разъездного характера, оплата проезда сотрудника считается его доходом, облагаемым НДФЛ».