ВОПРОС
Обязательно ли подписывать и вести в бумажном варианте унифицированную форму авансового отчета?
ОТВЕТ
Авансовый отчет можно вести в бумажном виде и/или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
ОБОСНОВАНИЕ
Согласно п. 5 ст. 9 Закона о бухучете первичный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Аналогичное положение предусмотрено и для документов, подписанных простой ЭЦП или усиленной неквалифицированной ЭЦП. При этом использование указанных подписей возможно на основании соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Финансисты отметили, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены. По их мнению, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной ЭЦП, может являться документом, подтверждающим расходы, произведенные налогоплательщиком, в случаях, если действующим законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Отметим, что такого требования по авансовому отчету нет. Следовательно, его можно составлять в электронном виде.
А в письме от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232 специалисты Минфина России указали, что авансовый отчет можно составить в электронном виде только в том случае, если у всех лиц, чьи подписи проставляются на документе, есть электронная подпись.
Авансовый отчет может быть составлен либо по форме, самостоятельно разработанной с учетом обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, либо по форме N АО-1 "Авансовый отчет" (утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Таким образом, авансовый отчет заполняют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1)).
