ВОПРОС
Есть автомобиль в лизинге, не оказываем услуги по перевозке. Надо ли заполнять путевые листы и придерживаться требований 152 Приказа Минтранса? Можно ли взять на затраты бензин, если не выполняются условия 152 Приказа?
ОТВЕТ
Путевые листы необходимо оформлять, поскольку этот документ подтверждает использование автомобиля в служебных целях и является основанием для списания на затраты топлива.
Однако применять унифицированную форму путевого листа необязательно. Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа при наличии в нем обязательных реквизитов, установленных частью II Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
Запретов использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа в целях учета расходов на топливо (в именно путевой лист является документом первичного учета, подтверждающий расход топлива) НК РФ не содержит.
Также не влияет на учет топлива срок оформления путевого листа.
По моему мнению, руководитель организации может установить любой срок действия путевого листа на автомобильный транспорт, не превышающий одного месяца.
Кроме того, если автомобилем управляет не штатный водитель, а другие сотрудники, проходить медосмотр им не требуется. Следовательно, самостоятельно разработанная форма путевого листа может не содержать сведений о прохождении медосмотра.
ОБОСНОВАНИЕ
В Приказ Минтранса № 152 Приказом № 467 были внесены некоторые изменения, однако для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили и не имеющих штатных водителей, практически ничего не изменилось.
Из сопоставления формулировок п. 3, п. 4 и новой редакции п. 10 Приказа № 152 можно сделать вывод, что запретов на составление путевого листа сроком более одного дня Приказ № 152 не содержит. Таким образом, если в течение месяца автомобилем управляет один сотрудник, то путевой лист может быть оформлен на срок до одного месяца. Если же автомобилем пользуются несколько сотрудников, то путевой лист должен быть оформлен на каждого сотрудника отдельно.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Кодекса, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", формы первичных учетных документов с наличием обязательных реквизитов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Также руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Следовательно, организация вправе применять самостоятельно разработанный путевой лист с обязательными реквизитами со сроком действия более одного дня.
При разработке путевых листов, чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует учитывать Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок) (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013).
Путевой лист должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Срок действия путового листа не более месяца связан со сроками, установленными для ведения бухгалтерского учета и отчетности в РФ: отчетной датой для составления бухгалтерской отчетности считается последний календарный день отчетного периода (ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. п. 4, 12 ПБУ 4/99).