ВОПРОС
Как уйти от оформления путевых листов?
ОТВЕТ
Если вы хотите брать ГСМ в расход на уменьшение доходов, то применение путевых листов обязательно.
ОБОСНОВАНИЕ
В соответствии с положениями п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, в целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
При этом для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям вышеуказанной статьи НК РФ, т.е. обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.
Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист.
Расход ГСМ должен соответствовать пробегу автомобиля. Пробег подтверждается путевым листом. Кроме того, из путевого листа видно, куда сотрудники организации ездили.
Вы можете разработать сами форму путевого листа. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (Письмо Минтранса от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Чтобы избежать претензий от налоговых органов в отношении расходов на ГСМ, организации следует применять путевые листы.
