ВОПРОС
Будут ли иметь юридическую силу подписанные лицензионные договоры по ноу-хау, по ним акты оказанных услуг, в скан-версиях, т.е. когда организации подписывают, пропечатывают договоры и акты оказанных услуг, после этого обмениваются друг с другом по электронной почте. Эти версии документов (присланные по электронной почте) будут иметь юридическую силу? Как сделать, чтобы эти документы, присланные по электронной почте, имели юридическую силу?
ОТВЕТ
Направление отсканированных копий договора(писем) посредством электронной почты соответствует обычаям делового оборота и не противоречит гражданскому законодательству Российской Федерации, в частности, пункту 2 статьи 434 ГК РФ. Основным вопросом в данном случае является возможность достоверной идентификации сторон данного договора.
Для того, чтобы скан-копии и электронные версии договоров, актов и иных документов имели юридическую силу, контрагенты должны согласовать такой вариант взаимодействия. В случае спора суды исследуют следующие вопросы: согласована ли в тексте договора возможность обмена электронными документами или скан-копиями, предусмотрена ли необходимость последующего обмена письменными оригиналами, является ли обмен электронными документами между данными контрагентами их обычной практикой, согласованы ли конкретные адреса электронной почты для такого обмена документами, подтверждено ли наличие отправленных/входящих писем в соответствующих электронных почтовых ящиках и т.д.
Однако при работе со скан-копями есть риск проблем с налоговыми органами, поскольку у налоговых органов нет единой позиции по вопросу принятия скан-копий в качестве документов, подтверждающих расходы. Во избежание рисков рекомендуется согласовать с контрагентом ведение электронного документооборота и первичные учетные документы подписывать электронной подписью. Второй вариант – оформление первичных учетных документов в бумажной форме и последующий ими обмен (после обмена скан-копиями).