Вопрос
В кассу от подотчетного лица поступили неизрасходованные деньги. Можем ли мы из кассы выдать эти деньги другому подотчетному лицу?
Ответ
Если наличные денежные средства поступили в кассу не от реализации товаров (работ, услуг), то на расходование данных средств не накладывается никаких ограничений.
В рассматриваемом вопросе подотчетное лицо вернуло в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств, и, следовательно, организация вправе выдать данные денежные средства под отчет другому физическому лицу.
Обоснование
Подотчетные лица - это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):
- в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
- в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
- в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.
Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.
Согласно п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У "О правилах наличных расчетов" участники наличных расчетов вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги только на строго определенные цели:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдача наличных денег работникам под отчет;
- возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Если наличные денежные средства поступили в кассу не от реализации товаров (работ, услуг), то на расходование данных средств Указанием Банка России от 09.12.2019 N 5348-У не накладывается никаких ограничений.
Таким образом, в рассматриваемом вопросе подотчетное лицо вернуло в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств, и, следовательно, организация вправе выдать данные денежные средства под отчет другому физическому лицу.
