Вопрос
Подотчетное лицо в качестве оправдательных документов за израсходованные подотчетные суммы сдает кассовый чек в октябре 2021 г., в чеке не прописано наименование услуги, а указан приход, либо товар, либо неверно прописана услуга, за которую производилась оплата. Данные кассовые чеки были проверены на сайте ФНС России, и все они были корректно отображены.
В законе №54-ФЗ сказано, что с 1 февраля наименование товара, услуги является обязательным реквизитом. Можно ли затраты по этим документам принять к бухгалтерскому и налоговому учету и необходимо ли с этих сумм удерживать НДФЛ, как неверно оформленных?
Ответ
Если в кассовом чеке не указано наименование товаров (работ, услуг), то авансовый учет можно принять к бухгалтерскому и налоговому учету при наличии других первичных документов, подтверждающих поступление ТМЦ (например, товарный чек, товарная накладная и т. д.).
По мнению судов, ошибки в оформлении документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, не являются доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам работника, то есть они не облагаются НДФЛ.
Обоснование
Индивидуальные предприниматели на ПСН, УСН и ЕСХН с 1 февраля 2021 года должны отражать в кассовом чеке наименование товаров или услуг и их количество. Такая обязанность предусмотрена частью 17 статьи 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ.
Ранее для указанных ИП была предусмотрена отсрочка, и в чеке можно было указать "товар" или "услуга".
Название товара или услуги должно быть конкретным, понятным, позволяющим идентифицировать товар или услугу. Также допускается добавление артикулов. Длина реквизита не должна превышать 128 символов вместе с пробелами. Если у налогоплательщика есть учетная система, рекомендуется подгружать наименования из нее.
Таким образом, с 1 февраля 2021 г. все предприниматели, которые должны применять ККТ, обязаны отражать номенклатуру товаров и услуг в кассовых чеках.
Если названия ценностей в чеке нет, то такой чек подтверждает только их оплату, но не приобретение. В этом случае авансовый отчет можно утвердить и принять к бухгалтерскому учету при наличии других первичных документов, подтверждающих поступление ТМЦ.
В налоговом учете для подтверждения затрат на приобретение ТМЦ также потребуется первичный документ, свидетельствующий об их приобретении (Письма Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300).
По общему правилу подотчетные суммы не считаются доходом сотрудника, так как товары, работы, услуги приобретаются в интересах организации, а не физлица. Поэтому у физлица не возникает экономической выгоды, а значит, такие суммы не облагаются НДФЛ. Такой вывод можно сделать из анализа п. 1 ст. 41, ст. 209 НК РФ. При этом работнику необходимо документально подтвердить произведенные расходы, а товары, работы и услуги должны быть приняты к учету. В противном случае израсходованные суммы будут считаться доходом физлица и облагаться НДФЛ (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12).
Исходя из судебной практики, деньги, выданные под отчет, образуют задолженность работника перед работодателем, а значит, не являются его доходом (а если авансовый отчет утвержден руководителем, то и долга перед компанией у сотрудника фактически нет). Ошибки в оформлении документов, подтверждающих расходование этих средств, также не являются доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам работника, то есть они не облагаются страховыми взносами и НДФЛ (Постановления АС ЦО от 31.05.2016 N Ф10-1531/2016; ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012).
Таким образом, если в кассовом чеке не указано наименование товаров (работ, услуг), то авансовый учет можно принять к бухгалтерскому и налоговому учету при наличии других первичных документов, подтверждающих поступление ТМЦ (например, товарный чек, товарная накладная и т. д.).
По мнению судов, ошибки в оформлении документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, не являются доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам работника, то есть они не облагаются НДФЛ.