ВОПРОС
В организацию поступил запрос от ПФ об уточнении индивидуальных сведений по стажу за 2005 год с приложением копии трудовой книжки (листы, относящиеся к нашей организации). Сотрудник работал в 2005 году в организации, которая путем двух реорганизаций сейчас присоединена к нам. Проверить личное дело и трудовую книжку не представляется возможным, т.к. архивов той организации уже нет. Должны ли мы предоставлять в ПФ РФ СЗВ-корр за 2005 год, если не можем найти подтверждения работы сотрудника у нас? Можем ли мы ответить на запрос так, что не располагаем информацией за 2005 год?
ОТВЕТ
Форма СЗВ-КОРР заполняется с целью корректировки данных, учтенных на индивидуальном лицевом счете на основании отчетности, ранее представленной страхователями. В вашем случае, если точное место хранения отсутствующих документов неизвестно, целесообразно направить запрос в архивные органы или соответствующие государственные архивы, которые, как правило, обладают необходимой информацией о нахождении документов по личному составу ликвидированных организаций. Вместе с тем, если случилось так, что существует обязанность хранить документы и она не выполнена, тогда рекомендую согласовать с территориальным органом ПФ РФ порядок действий и возможность заполнить СЗВ-КОРР на основании данных, имеющихся в ПФ РФ.
В случае принятия решения все-таки направить отрицательный ответ на запрос, то оформляется он письмом за подписью руководителя организации или соответствующего структурного подразделения, в котором указываются как пути поиска запрашиваемой информации, так и причины ее отсутствия (дела не поступали на хранение, утрачены на стадии делопроизводства, утрачены в период архивного хранения в результате чрезвычайной ситуации и т.п.).
