Вопрос
Компания хочет разработать свой документ на списание основного средства вместо регламентированной Формы ОС-4 (бух. учет). Возможно ли это? Каким документом закрепить и какие основные реквизиты должны быть в новой форме?
Ответ
Закон N 402-ФЗ определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не устанавливает конкретные виды документов, которые должны применяться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни.
Поэтому организация имеет право в своей учетной политике утвердить первичные документы, разработанные самостоятельно, которые будут применяться в предпринимательской деятельности.
Обязательными реквизитами документов являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.
Обоснование
Организации (индивидуальные предприниматели, лица, занимающие частной практикой) должны оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Первичные учетные документы должны составляться непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни. А если это невозможно - сразу после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Первичный документ - любой документ, который является основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Примеры: накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет, ПКО и РКО.
Первичные учетные документы составляются по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта (п. 7 ст. 3, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом данные документы должны соответствовать требованиям ст. 9 указанного Закона.
Отметим, что Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ не обязывает вас применять формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключение - установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов формы документов, используемые в качестве первичных. Они являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 25.01.2018 N 03-03-06/1/4009). Например, к таким документам относятся кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В учетной политике организация указывает, какие формы первичных документов она будет использовать - унифицированные или собственные. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы. Формы первички, которые организация разработает сама, надо приложить к учетной политике (Информация Минфина).
Таким образом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов. Возможность включения в разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы дополнительных реквизитов подтвердил и Минфин России в Письмах от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).
Поэтому организация может использовать собственные разработанные первичные документы, которые должны быть утверждены учетной политикой и иметь обязательные реквизиты.