Вопрос
Наша организация (ООО, ОСНО) хочет перечислить на карту сотруднику денежные средства под отчет для приобретения услуги у другого юридического лица за наличный расчет. Есть ли ограничения по данной операции и какие документы необходимо оформить, получить при совершении такой операции?
Ответ
Организация может перечислить подотчетные денежные средства на зарплатную карту сотрудника. Если при внесении наличных подотчетное лицо выступает как представитель организации, то он должен соблюдать лимит расчетов наличными.
При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг. Такими документами могут быть: чек ККТ, акт приемки-сдачи оказанных услуг, документы, используемые при оказании услуг населению.
Обоснование
Деньги можно выдавать под отчет путем их перечисления на личные банковские карты, в том числе на "зарплатные" карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 21.07.2017 N 09-01-07/46781).
Для этого нужно:
- взять реквизиты для перечисления из заявления подотчетного лица или из приказа руководителя (в них они должны быть указаны);
- в платежном поручении в поле 24 "Назначение платежа" написать, что средства выдаются под отчет. Например, так: "Под отчет на оплату услуг".
При перечислении на банковскую карту подотчетных сумм или сумм возмещения работнику перерасхода по авансовому отчету указывать код вида дохода не нужно.
Лимит расчета наличными при выдаче подотчетных сумм работникам можно не соблюдать, так как п. п. 1, 4 Указания N 5348-У не распространяется на физических лиц. Тем не менее, подотчетное лицо при расчете от имени организации (на основании доверенности) обязано соблюдать лимит, иначе организации и ее руководителю грозят штрафы.
Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен.
При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.
Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:
- чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
- документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях;
- слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);
- выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
В зависимости от условий подотчетное лицо может приложить к авансовому отчету, например:
- чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг, документы, используемые при оказании услуг населению, проездные документы, билеты, талоны для проезда в общественном транспорте);
- другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, которые содержат все необходимые реквизиты (например, документы, полученные при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях).