Вопрос
Прошу уточнить информация насчет электронной подписи на запрашиваемых документах за прошлые периоды. Например: контрагент просит предоставить счет-фактуру за 2019 год с ЭЦП через ЭДО. Имеем ли мы право предоставить ему такой документ через ЭДО или необходимо его распечатать и живой подписью подписать? И какую подпись нужно поставить на документах, если, например, за это время у нас сменился руководитель?
Ответ
Если в рассматриваемом случае счет-фактура уже был выставлен контрагенту на бумаге, то составление одновременно электронного документа противоречит действующему законодательству.
Если ранее компания составляла и направляла контрагенту счет-фактуру в электронном виде, то повторное направление документа в электронном виде не является нарушением.
В данном случае счет-фактура уже подписан генеральным директором, действующим на момент его составления. В настоящий момент при предоставлении копии счета-фактуры генеральный директор или иное уполномоченное лицо подтверждает действительность копии документа.
Обоснование
Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).
Документы, составленные на бумажном носителе и в электронном виде, имеют одинаковую юридическую силу, следовательно:
- счет-фактура должен быть составлен или в электронном виде, или на бумажном носителе;
- возможность дублирования счета-фактуры, составленного в электронном виде, на бумажном носителе предусмотрена только для случаев, когда комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) не получил от продавца электронный счет-фактуру (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137);
- правилами не предусмотрена возможность дублирования в электронном виде счета-фактуры, составленного на бумажном носителе. Однако прямой запрет электронного дублирования связан только с выставлением в электронном виде бумажного дубликата не полученного покупателем электронного счета-фактуры.
Что касается выставления бумажных и электронных счетов-фактур разным контрагентам или одному контрагенту в рамках различных договоров, то необходимо отметить следующее.
Наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об обмене электронными счетами-фактурами не препятствует выставлению счета-фактуры на бумажном носителе. Значит, если партнеры по сделке, применяющие электронный документооборот, допускают возможность составления в некоторых случаях бумажных счетов-фактур, то их действия правомерны. При этом одновременное (повторное) выставление электронного счета-фактуры уже не производится (Письмо ФНС РФ от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769, Письмо Минфина РФ от 12.09.2013 № 03-07-09/37682).
Если в рассматриваемом случае счет-фактура уже был выставлен контрагенту на бумаге, то составление одновременно электронного документа противоречит действующему законодательству.
