Вопрос
Наше предприятие активно использует электронный документооборот (ЭДО). Зачастую дата в полученном нами документе не совпадает с датой передачи документа через ЭДО, а мы со своей стороны подписываем еще более поздней датой. Какой датой нам правильно приходовать товар: датой УПД, датой получения документа через ЭДО или датой, когда мы его подписали?
Ответ
По общему правилу вы ориентируетесь на период совершения операции, то есть на дату передачи документов через ЭДО.
Обоснование
Электронные документы, как и бумажные, могут поступать в организацию с опозданием. Например, дата создания ЭД, время его подписания электронной подписью сторонами сделки, дата передачи файла ЭД оператору электронного документооборота и день направления файла оператором электронного документооборота могут быть разными. А это влияет на отражение хозяйственных операций в учете.
Бухучет. Если документ получен с небольшим опозданием (например, задержка документа произошла всего на несколько дней после закрытия периода), то в бухучете надо отразить операцию в периоде ее совершения (п. 12 ПБУ 9/99; п. 16 ПБУ 10/99).
Если же документ подписан и поступил в организацию существенно позже даты операции (например, по окончании года, когда финансовая отчетность уже сдана), то при подготовке отчетности нужно отразить операцию в периоде ее совершения на основании внутреннего документа, который будет аналогом запоздавшего внешнего (Рекомендации Фонда НРБУ БМЦ от 22.05.2015 N Р-62/2015-КпР, от 25.02.2011 N Р-18/2011 КпР).
Например, если товар уже поступил от поставщика, а накладной еще нет, примите его к учету по бухгалтерской справке-расчету, составленной на основании договора с поставщиком, счета или заявки.