Вопрос
По 152-ФЗ организация обязана составлять акт об уничтожении бумажных копий документов. А каким образом оформить уничтожение электронных копий документов? Как сформулировать в приказе такой способ уничтожения электронных документов?
Ответ
Уничтожение электронных копий документов оформляется аналогично уничтожению документов на бумажном носителе.
Процедуры документирования и архивного хранения документов хозяйствующий субъект определяет самостоятельно.
Для оформления процедуры уничтожения электронных и бумажных документов можно воспользоваться регламентными документами государственных органов, органов местного самоуправления, государственных организаций, ибо многие частные компании являются источниками комплектования государственных архивов.
Примеры документирования процедуры уничтожения документов приведены в обосновании к данному ответу.
Обоснование
Уничтожение документов является частью системы документационного обеспечения управления хозяйствующего субъекта ("Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления"), "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы").
Порядок документирования, процедуры текущего и архивного хранения документов и их копий хозяйствующий субъект устанавливает самостоятельно ("ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Примером порядка документирования, в частности, примером оформления процедуры уничтожения копий документов, можно использовать:
ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению включает:
- выделение дел, документов к уничтожению;
- подготовку акта о выделении документов к уничтожению;
- передача дел, документов на уничтожение.
Процесс выделения дел, документов к уничтожению проводится:
В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. При этом просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы.
Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
Электронные дела, документы выделяются к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).
Акт о выделении к уничтожению электронных документов, с истекшими сроками хранения в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:
- в заголовке акта указывается "о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению": при выделении к уничтожению электронных документов в делопроизводстве;
- указывается "о выделении к уничтожению электронных архивных документов с истекшими сроками хранения": при выделении к уничтожению электронных документов, хранящихся в архиве организации.
Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу (п. 4.11. Правил). ЦЭК (ЭК) организации рассматривает Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения после рассмотрения годовых разделов описей. В левом нижнем углу, после подписи руководителя архива проставляется гриф согласования с указанием даты и номера протокола ЦЭК (ЭК) организации.
51. После подписания (принятия, утверждения) документа ограниченного распространения его электронный файл уничтожается исполнителем с использованием одного из следующих методов уничтожения информации:
- стирание информации с использованием специального программного обеспечения;
- воздействие на поверхность электронного носителя информации с использованием магнитного поля (размагничивание);
- механическое уничтожение электронного носителя информации вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химических веществ).
Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, записи "Файл уничтожен" (с указанием использованного способа уничтожения файла, даты уничтожения) и подписи исполнителя.
Уничтожение электронных файлов документов ограниченного распространения осуществляется в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.
8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Процедура уничтожения документов и их копий (как бумажных, так и электронных), содержащих персональные данные, должна быть отражена в локальных актах оператора персональных данных (ст. 18.1, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").