Вопрос
Если физлицо подписывает документы организации с приложением МЧД, обязательно ли такая доверенность должна содержать его должность? Должность, согласно законодательству, обязательный реквизит документа, который должен быть заполнен (пункт 6 части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011).
Имеет ли контрагент право истребовать информацию - является ли представитель по доверенности сотрудником (работником) доверителя или нет?
Ответ
В действующем законодательстве (ФЗ № 63-ФЗ, Гражданский кодекс РФ, Методические рекомендации по удостоверению доверенностей) указание должности в доверенности не требуется, но и не запрещается. Полагаю, что в целях соблюдения ФЗ № 402-ФЗ в поле наименование должности возможно указывать слова: «представитель по доверенности».
Доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ может быть выдана как работнику организации, так и любому иному лицу, поэтому указание в МЧД должности не является обязательным (в том числе может быть связано с нежеланием доверителя разглашать такую информацию).
Возможно, в будущем ряд государственных органов введет обязательное требование об указании должности, как это было ранее, например, с доверенностями по формам N N М-2 и М-2а. Но в настоящее время таких регламентов нет.
Обратите внимание, что техническая возможность указания должности в доверенности существует. По желанию доверителя рядом с данными представителя необходимо проставить галочку «сотрудник организации», и в этом случае можно будет проставить должность.
Контрагент не вправе истребовать информацию, является представитель по доверенности сотрудником (работником) доверителя или нет. Такое право ему законом не предоставлено.
Безусловно, есть риски непризнания для налогового учета (по НДС, прибыли) первичных документов (акт, УПД, счет-фактура), подписанных на основании МЧД (прошедшей проверку подлинности на сайте ФНС), при отсутствии в этих первичных документах наименования должности подписанта (требования п. 6 ч. 2 ст. 9 федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011). Судебная практика по данному вопросу к сегодняшнему дню еще не сформировалась. Спасением от этого нарушения может стать наличие доверенности (на бумажном носителе), в которой указаны и должность подписанта, и права подписанта на использование его ЭЦП в ЭДО организации.
Обоснование
Ни Гражданский кодекс РФ, ни Методические рекомендации по удостоверению доверенностей не требуют обязательного указания должности работника, но и не запрещают.
Иногда должность указывают в доверенности, которая предусматривает право подписания первичных учетных документов. Например, такой реквизит предусматривают типовые формы N N М-2 и М-2а. Связано это с тем, что Постановление Госкомстата России допускает выдачу доверенностей по указанным формам только лицам, работающим в организации (разд. 3 Постановления Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).
Сделка может быть недействительной только по основаниям, установленным законом (п. 1 ст. 166 ГК РФ). Однако закон не предусматривает такого специального основания недействительности, как отсутствие в тексте доверенности должности представителя. Кроме того, Гражданский кодекс РФ не обязывает указывать должность в доверенности. Поэтому доверенность с отсутствующей в ней должностью вряд ли может быть признана недействительной по ст. 168 ГК РФ, поскольку она не нарушает требования законодательства.
Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события является обязательным реквизитом первичного учетного документа (п. 6 ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ).
В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру.
Минфин России в Письме от 10.09.2013 N 07-01-06/37273, отвечая на вопрос, как должен быть заполнен реквизит первичного документа "Наименование должности" для лиц, работающих на основании гражданско-правового договора, указал: информация, содержащаяся в каждом первичном учетном документе, должна позволять идентифицировать лицо (лиц), совершившее (совершивших) сделку, операцию и ответственное (ответственных) за правильность ее оформления, либо лицо (лиц), ответственное (ответственных) за правильность оформления свершившегося события.
В Приложении N 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@ перечислены обязательные показатели УПД. К ним относятся подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Подпись такого лица, ответственного за правильность оформления сделки, указывается в строке 15 УПД:
- если получающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки),
- или в строке 18 УПД, если физическое лицо, указанное в строке 15 УПД, не является ответственным за правильность оформления операции (сделки).
Если физическое лицо является ответственным лицом за оформление операции по получению товара (например, об этом содержатся указания в доверенности), тогда в строке 18 могут указываться только сведения о должности и Ф.И.О. этого лица без повторения подписи.
Но если оно не является ответственным за оформление операции по получению товара (что также может следовать из доверенности), тогда это лицо ставит свою подпись только в строке 15 УПД, а в строке 18 сведения о нем не отражаются.
В этом случае поставщику рекомендуется передать свой экземпляр УПД покупателю, чтобы ответственное лицо покупателя расписалось в строке 18 УПД, после чего покупатель должен вернуть поставщику его экземпляр УПД.
Сведения о лице, ответственном за правильность оформления сделки, и его подписи, являются обязательными реквизитами первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Если эти сведения отсутствуют, возникает риск оценки такого обстоятельства фактором, лишающим первичный учетный документ юридической силы. В то же время несущественные ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в целях исчисления налога на прибыль и в применении вычета НДС (абз. 2 п. 2 ст. 169, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 11.03.2021 N 03-03-06/1/17066).
Таким образом, на сегодняшний день нет точного понимая ситуации, что именно указывается в первичных учетных документах, когда они подписываются лицом, не являющимся работником организации, и достаточно ли указания фразы «представитель по доверенности». Мы рекомендуем до устранения данной правовой коллизии принимать к учету первичные учетные документы, подписанные представителями по доверенности (МЧД), только в случае, если в такой МЧД имеется указание должности такого представителя.