ВОПРОС
Сотрудники в командировках пользуются такси по маршрутам: из дома до аэропорта и обратно, в месте командировки до гостиницы, аэропорта, клиента, по городу в служебных целях. Принимаются ли расходы на такси по указанным маршрутам в расходы организации для целей н/о? Можно ли принять к вычету НДС по расходам такси, если есть счет-фактура? Возникают ли риски в начислении НДФЛ и др. в данных случаях?
ОТВЕТ
Расходы на рассматриваемые поездки на такси могут учитываться для целей налогообложения прибыли при условии их документального подтверждения.
При наличии счетов-фактур на такие расходы вычет НДС возможен в случае, если командировки связаны с облагаемой НДС деятельностью компании.
Если расходы на поездки на такси в командировках будут документально подтверждены, то риски включения таких расходов в налоговую базу командированных сотрудников по НДФЛ и базу по страховым взносам будут незначительны.
ОБОСНОВАНИЕ
Расходы работника на такси в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов (Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357). Законодательство не устанавливает конкретный перечень первичных документов, подтверждающих обоснованность расходов на такси в командировке (п. 2 Письма Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671), а согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, по нашему мнению, компания с высокой долей вероятности сможет отстоять в суде правомерность учёта в составе налоговых расходов затрат на использование такси в командировке на основании локального нормативного акта (например, Положения о командировках), предусматривающего компенсацию расходов командированных сотрудников на использование такси для поездок по производственной необходимости (в т.ч. из аэропорта, в аэропорт и пр.), авансовых отчетов командированных лиц с приложенными к ним чеками такси, а также письменного обоснования работника по каждой поездке на такси, содержащего маршрут следования с пунктами отправления и назначения, а также стоимость и время поездки (Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357; Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.12.2014 N Ф06-18541/2013 по делу N А55-6762/2014).
В соответствии с п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ НК РФ вычеты НДС применяются при приобретении услуг (в т.ч. услуг проезда на такси в командировке) на основании счетов-фактур при условии, что командировки связаны с облагаемой НДС деятельностью компании.
Если расходы на поездки на такси в командировках будут документально подтверждены, то риски включения таких расходов в налоговую базу командированных сотрудников по НДФЛ и базу по страховым взносам будут незначительны, так как такие расходы будут признаны осуществленными в интересах работодателя, а не работника (ст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180; Постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.2009 N Ф03-2484/2009 по делу N А59-174/2008; Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 25.05.2017 N Ф01-1678/2017 по делу N А28-740/2016). Хотя полностью исключить риски в данной ситуации нельзя, так как есть судебная практика, согласно которой освобождаются от НДФЛ лишь компенсация расходов командированного лица на проезд на такси из аэропорта и в аэропорт (Постановлении ФАС Московского округа от 13.12.2013 N Ф05-15227/2013 по делу N А40-171903/12, от 04.04.2013 по делу N А40-51503/12-90-279).
На вопрос отвечала:
И.В. Антоненко
консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению