Вопрос
Подскажите, пожалуйста, если сотрудник принят на работу с 1 (мая) числа текущего месяца и отработал полный месяц, как правильно рассчитать по нему резерв на оплату отпуска за текущий месяц (на 31 мая) из расчета 2.33 дня?
Уточнение: резерв отпусков создается в бухгалтерском учете.
Ответ
Вы можете рассчитать сумму отпускных, причитающихся за один отработанный месяц, исходя из должностного оклада, деленного на 29,3 и умноженного на 2,33 дня.
Однако работник, принятый 1 мая, получит право на оплачиваемый отпуск через 6 месяцев, то есть не ранее октября, если он не относится к льготной категории (ст. 122 ТК РФ).
Таким образом, по состоянию на 31 мая резерв на оплату отпуска по работнику, который принят 1 мая, может быть рассчитан, если организация приняла решение формировать резерв ежемесячно. Если резерв по оплате отпусков формируется ежеквартально, то по конкретному работнику может быть сформирован на 30 июня в сумме обязательств по оплате 4,66 дней отпуска, и на 30 сентября в размере оплаты за 14 дней отпуска (дни отпуска учитываются в стаже, дающим право на предоставление оплачиваемого отпуска).
В обосновании настоящей консультации приведены методики расчета, рекомендованные Минфином России, но в отношении вновь принятого работника, по моему мнению, может быть применена индивидуальная методика на основании установленного размера оплаты труда и ставки страховых взносов. Поскольку за предыдущий год у работника не было выплат, которые учитываются при расчете отпуска, то расчет делается на основании заработной платы, выплаченной в 2021 году. Если на дату расчета резерва на 31 мая есть сведения о должностном окладе, то расчет может быть сделан с использованием имеющейся информации.
Также следует учитывать, что оценочное обязательство по оплате отпусков является достаточно приближенным по отношению к действительным расходам на оплату труда, поскольку не может учесть в первую очередь трудовые факторы предоставления отпусков.
Обоснование
Резерв отражает обязательства перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010). Его нужно создавать минимум раз в год на 31 декабря. Если организация составляет не только годовую, но и квартальную отчетность, резерв создается на последнее число каждого квартала.
Порядок расчета резерва каждая организация определяет сама в учетной политике.
Правила и порядок расчета резерва законодательством не регламентируются, однако в силу п. 15 ПБУ 8/2010 данный резерв должен отражать наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству.
Примеры определения величины оценочного обязательства в отношении отпускных приведены в Приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998 (рекомендации даны для бюджетных организаций, при этом данное Письмо доведено до налоговых органов для руководства и использования в практической работе Письмом ФНС России от 27.05.2015 N НД-4-5/9045).
Также необходимо отметить, что отпуска относятся к краткосрочным вознаграждениям работникам, выплата которых ожидается в течение 12 месяцев после окончания периода (п. 9 Международного стандарта финансовой отчетности (IAS) 19 "Вознаграждения работникам" (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 28.12.2015 N 217н) (далее - МСФО (IAS) 19)).
В п. 16 МСФО (IAS) 19 указано, что предприятие должно оценивать ожидаемые затраты на оплату накапливаемых оплачиваемых отсутствий на работе как дополнительную сумму, которую оно предполагает выплатить работнику за неиспользованные оплачиваемые отсутствия на работе, накопленные по состоянию на конец отчетного периода.
Пунктом 17 МСФО (IAS) 19 предусмотрено, что в соответствии с методом, определенным в предыдущем пункте, обязательство оценивается по величине дополнительных платежей, возникающих исключительно в связи с накоплением выплат.
В указанном выше Письме Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998 предлагаются следующие методики определения оценочного значения при формировании резерва отпусков за фактически отработанное время.
1. Сумма расходов на оплату предстоящих отпусков определяется по одной из следующих методик.
1.1. Расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику:
Резерв отпусков = К * ЗП, где
К - количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗП - среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.
1.2. Расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом:
Резерв отпусков = К * ЗПср, где
К - общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗПср - средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.
1.3. Расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):
Резерв = К1 * ЗПср1 + К2 * ЗПср2 + К3 * ЗПср3, где
К1, К2, К3 - количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала),
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 - средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).
2. Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков.
2.1. Сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана по каждому работнику индивидуально:
Резерв стр. взн. = К * ЗП * С;
в среднем по учреждению:
Резерв стр. взн. = К * ЗПср * С;
или по каждой категории работников (группе персонала):
Резерв стр. взн = (К1 * ЗПср1 + К2 * ЗПср2 + К3 * ЗПср3) * С,
где С - ставка страховых взносов.
Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года), исходя из данных количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.
Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
