Вопрос
Вопрос по подаче заявления о выборе варианта трудовой книжки. Организация уже подавала свои отчеты, а сотрудники написали заявления только сейчас. Каким образом мне подать эти заявления? Нужно ли дублировать информацию о приемах-переводах, которые были на период 01.01.2020, или можно просто поставить дату заявлений о выборе?
Ответ
При первом представлении в ПФР сведений о трудовой деятельности одновременно подаются сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 г. Нет необходимости дублировать информацию о приемах-переводах, которые были при предоставлении формы СЗВ-ТД, если она подается не впервые. Укажите только дату заявления о выборе работником способа ведения трудовой книжки.
Обоснование
Электронные трудовые книжки - это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 г. все работодатели обязаны формировать их на каждого работника и передавать в ПФР в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
В сведения о трудовой деятельности включается информация (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете):
- о работнике (в частности, фамилия, имя, отчество);
- месте работы;
- трудовой функции;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
- другая информация, предусмотренная Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом.
Работодателю в течение 2020 г. необходимо (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):
- принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Внести изменения по электронным трудовым книжкам может потребоваться в такой локальный нормативный акт, как, например, правила внутреннего трудового распорядка. Если в акте есть положения, описывающие среди прочего порядок приема и увольнения, выдачу документов (их копий), связанных с работой, данные положения нужно скорректировать с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ;
- подготовить и обсудить с представителями работников внесение изменений в коллективные договоры (при необходимости);
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Сведения о трудовой деятельности следует формировать, используя программно-технические средства, применяемые работодателем для автоматизации своей деятельности, или бесплатный электронный сервис ПФР (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
В некоторых случаях сведения о трудовой деятельности подаются в ПФР только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Кроме того, работодателю необходимо письменно уведомить до 31 октября 2020 г. включительно каждого работника (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 5 ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 01.04.2020 N 98-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887):
- об изменениях Трудового кодекса РФ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- о праве работника путем подачи заявления сделать выбор: продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде или предоставлять ему сведения о трудовой деятельности согласно ст. ст. 66 и 66.1 ТК РФ соответственно.
Если работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать ему на руки трудовую книжку. По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, - не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Если работник подал в октябре заявление о продолжении вести трудовую книжку или предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, работодатель оповещает ПФР до 15 ноября посредством формы СЗВ-ТД о выборе работником способа ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 N 590).
