Вопрос
В трудовом договоре с сотрудником закреплено условие ежемесячной компенсации стоимости арендуемого жилья. Надо ли документально подтверждать факт оплаты данного жилья для подтверждения расходов компании с точки зрения бухгалтерского и налогового учета?
Уточнение: сотрудник сам будет заключать договор. Организация компенсирует ему частично расходы за наем жилья. Расчетов между организацией и арендодателем не будет.
Ответ
Если оплата жилья для проживания работников предусмотрена в трудовом договоре и оговорен ее конкретный размер, то подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме. Такую выплату следует учитывать в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда.
Если по условиям коллективного договора работникам предусмотрена выплата денежной компенсации за оплату жилья, то следует исходить из того, что подобные выплаты в смысле ст. 255 НК РФ не являются оплатой за выполнение трудовых функций работником. Указанные компенсации следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Документы, подтверждающие расходы работодателя по компенсации аренды жилья сотрудника:
- договор найма жилого помещения (копия);
- трудовой договор (с условием о компенсации стоимости жилья);
- платежные документы – выписка банка о перечисление компенсации работнику или расходный документ, подтверждающий выплату из кассы;
- расписка арендодателя или платежный документ, подтверждающий факт получения оплаты за аренду жилья арендодателем;
- заявление работника на выплату компенсации.
Обоснование
Налог на прибыль
При квалификации начисляемых в пользу работника сумм в качестве заработной платы следует исходить из того, что размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма заработной платы причитается работнику за фактически выполненный объем работы. Другими словами, размер оплаты труда считается установленным, если работник, не получив причитающуюся по условиям трудового договора оплату труда в денежном или натуральном выражении, может исходя из условий трудового договора потребовать от работодателя уплатить за выполненный объем работ конкретную сумму денежных средств.
По мнению ФНС России, если оплата жилья для проживания работников предусмотрена в трудовом договоре и оговорен ее конкретный размер, то подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме (Письмо от 12.01.2009 N ВЕ-22-3/6@ "О порядке учета в целях налогообложения расходов организации, связанных с предоставлением иногородним работникам жилого помещения").
Таким образом, если предоставление квартиры для проживания работников будет являться условием трудового договора и рассматриваться сторонами как обязанность работодателя выплачивать часть заработной платы в неденежной форме (с конкретным определением размера этой части), то подобные расходы следует учитывать в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда.
В Письме также обращено внимание на то, что если по условиям коллективного договора иногородним работникам предусмотрена выплата денежной компенсации за оплату жилья, то следует исходить из того, что подобные выплаты в смысле статьи 255 НК РФ не являются оплатой за выполнение трудовых функций работником. Указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Вышеуказанное Письмо от 12.01.2009 N ВЕ-22-3/6@ размещено на официальном сайте (http://www.nalog.ru) в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами". Т.е. это разъяснение, обязательное для применения территориальными налоговыми органами. А значит, при уменьшении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на затраты, по компенсации оплаты житья сотруднику, высок риск возникновения спора с налоговым органом.
Бухгалтерский учет
Основанием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения, заключенный в соответствии со ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ.
Расходы организации на выплату предусмотренной трудовым договором компенсации работнику затрат по найму жилья учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату возникновения у организации обязательства по выплате указанной суммы (то есть на дату подписания руководителем или иным уполномоченным лицом заявления работника на указанную компенсацию с приложенными документами, подтверждающими понесенные затраты) (п. п. 5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).