ВОПРОС
Руководство компании попросило сотрудников самостоятельно пройти тест на коронавирус и принести документы для возмещения денежных средств.
1. Можно ли принять такие расходы для уменьшения налога на прибыль?
2. Нужно ли удерживать НДФЛ или взносы?
3. Является ли это компенсационной выплатой?
4. Какие необходимы документы, чтобы принять в расходы компании (если оплату производили наличными платежами и картой физлица)?
ОТВЕТ
Обоснованность такой компенсации понятна. Поэтому ее можно принять в расходы организации, обосновав мерами по безопасности в связи с пандемией и прописав ее в локальных актах организации или в трудовом (коллективном) договоре. Что касается НДФЛ и страховых взносов, то безопаснее ее обложить как НДФЛ, так и страховыми взносами.
Документальным подтверждением могут служить кассовые чеки, которые обязаны выдаваться как при наличной оплате, так и при оплате картой, а также при оплате через Интернет.
В настоящее время отсутствуют разъяснения по поводу расходов, связанных с компенсацией расходов сотрудников на прохождение теста на коронавирус. Поэтому возможны претензии со стороны ФНС.
Рекомендую обратиться с письменным запросом в свою налоговую инспекцию.
ОБОСНОВАНИЕ
В соответствии со ст. 157 Трудового кодекса РФ время простоя (ст. 72.2 ТК РФ
Постановлением Главного санитарного врача России от 30.03.2020 №9 утвержден перечень лиц, в отношении которых введено обязательное тестирование на коронавирус. К ним относятся:
- вернувшиеся на территорию Российской Федерацию с признаками респираторных заболеваний;
- контактировавшие с больным COVID-2019;
- с диагнозом "внебольничная пневмония";
- старше 65 лет, обратившиеся за медицинской помощью с симптомами респираторного заболевания;
- медицинские работники, имеющие риски инфицирования COVID-2019 на рабочих местах, - 1 раз в неделю, а при появлении симптомов, не исключающих COVID-2019, - немедленно;
- находящиеся в учреждениях постоянного пребывания независимо от организационно-правовой формы (специальные учебно-воспитательные учреждения закрытого типа, кадетские корпуса, дома-интернаты, учреждения ФСИН России) и персонал таких организаций - при появлении симптомов респираторного заболевания.
В Москве с 12 мая в соответствии с Указом мэра Москвы от 07.05.2020 №55-УМ организации должны тестировать на коронавирус не менее 10% своих сотрудников в течение каждых 15 календарных дней.
Роспотребнадзор в Письме от 10.03.2020 N 02/3853-2020-27 привел меры, рекомендуемые работодателям для профилактики распространения COVID-19 в офисе: измерение температуры перед входом в офис; отстранение сотрудников от выполнения трудовых обязанностей при выявлении симптомов заболевания; обеспечение дезинфекции рук при входе в офис; проведение уборки помещений с применением дезинфицирующих средств, каждые два часа - дезинфекция дверных ручек, выключателей, поручней, перил, контактных поверхностей, мест общего пользования; частое проветривание; постоянное обеззараживание воздуха с применением бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха; информирование персонала о правилах личной и общественной гигиены. Кроме того, предприятиям следует иметь достаточный запас средств для дезинфекции помещений, рук персонала, а также масок или респираторов.
Планируется внесение поправок в НК РФ, которые разрешат включать в базу налога на прибыль расходы на медицинские маски для работников, а также на медоборудование для диагностики и лечения коронавируса.
До внесения поправок можно руководствоваться подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, в соответствии с которым для налога на прибыль к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. Расходы, направленные на охрану труда, пополнение аптечек, в налоговом учете признаются косвенными (подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 15.12.2017 N 03-07-11/84162). Они уменьшают налоговую базу в периоде передачи на места для использования (п. 1 ст. 272, п. 1, 2 ст. 318 НК РФ). Согласно подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ расходы на покупку моющих и дезинфицирующих средств относятся к материальным расходам. НДС, предъявленный продавцом термометров, медицинских масок и т.п., подлежит вычету в общеустановленном порядке (п. 2 ст. 171 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ компенсации, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку). Также эти компенсации не облагаются страховыми взносами.
Прохождение теста на коронавирус можно, в принципе, рассматривать как элемент обязательного медицинского осмотра.
Но в связи с распространением коронавирусной инфекции обязательный медицинский осмотр должны проходить только некоторые категории работников из числа работников, подлежащих обязательному медицинскому осмотру, в частности работники, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды.
Допуск других работников, подлежащих обязательному медицинскому осмотру, к исполнению ими трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров не является нарушением, предусматривающим административное наказание согласно ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (Письмо Минтруда России от 10.04.2020 N 15-2/10/В-2842).
Таким образом, если у организации отсутствует обязанность по прохождению теста на коронавирус и обязательных медосмотров, то компенсацию на прохождение теста на коронавирус можно принять в расходы организации, если предусмотреть ее в трудовом или коллективном договоре или локальных актах организации, обосновав мерами по безопасности в связи с пандемией. Что касается НДФЛ и страховых взносов, то безопаснее компенсацию обложить как НДФЛ, так и страховыми взносами.
Документальным подтверждением могут служить кассовые чеки, которые обязаны выдаваться как при наличной оплате, так и при оплате картой, а также при оплате через Интернет.
В настоящее время отсутствуют разъяснения по поводу расходов, связанных с компенсацией расходов сотрудников на прохождение теста на коронавирус. Поэтому возможны претензии со стороны ФНС.