Вопрос
В компании предусмотрена рассылка электронных листков на рабочую почту сотрудников. Однако есть подразделения, в которых работают сотрудники, не имеющие рабочую электронную почту, личная электронная почта у этих сотрудников также отсутствует. Компания планирует в данном случае направлять расчетные листки этих сотрудников на рабочую электронную почту руководителям их подразделений.
Каким образом можно документально оформить такую рассылку во избежание нарушений Закона о защите персональных данных? Какие документы (заявления) работодатель может запросить у сотрудников в данном случае? Необходимо ли составлять дополнительные соглашения к трудовому договору, если отсутствует коллективный договор?
Ответ
Нет необходимости составлять дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников. Достаточно закрепить рассылку расчетных листков по электронной почте в локальном акте организации (например, в ПВТР или Положении о заработной плате). Работников нужно ознакомить с таким локальным нормативным актом (внесенными в него изменениями) под подпись.
В данной ситуации рекомендую оформить с руководителями подразделений обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Обоснование
При обработке персональных данных работника работодатель обязан следовать требованиям, установленным ст. 86 ТК РФ, в частности:
- обеспечить за счет собственных средств защиту персональных данных от неправомерного использования и утраты (п. 7);
- знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки персональных данных (п. 8).
В силу п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Закона о персональных данных), целесообразно оформить такое согласие письменно.
На работодателя возложена обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Следовательно, работники, которые имеют доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. При этом привлечь к ответственности работников, которые разгласили такую информацию, можно, только если она стала известна им в связи с исполнением трудовых обязанностей и они обязались не разглашать такие сведения (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Следовательно, работодатель должен оформить с работниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным других работников, обязательство об их неразглашении.
Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте работодателя предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (Письма Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560, Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Суды также не считают рассылку расчетных листков по электронной почте нарушением (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 по делу N 33-17642/2017).
Рекомендуем зафиксировать порядок рассылки расчетных листков по электронной почте в том локальном нормативном акте, который регулирует весь порядок их выдачи. В частности, в этом документе нужно отразить:
- на какие электронные адреса могут высылаться расчетные листки - корпоративные или личные;
- форму запроса у работника личного электронного адреса при необходимости;
- порядок подтверждения факта получения электронного письма с расчетным листком работником (например, направление писем с уведомлением о прочтении) и т.д.
Работников нужно ознакомить с таким локальным нормативным актом (внесенными в него изменениями) под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).