Главная > Аскон-Навигатор > Вопрос-Ответ > Что должен включать расчет компенсации за использование личного транспорта...

260 В избранное PDF

Что должен включать расчет компенсации за использование личного транспорта сотрудника?


автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Что должен включать расчет компенсации за использование личного транспорта сотрудника? Он должен быть составлен на предполагаемых показателях, чтобы определить сумму компенсации, которая будет указана в соглашении? Если сотрудник в течение месяца не совершит ни одной поездки по служебным целям, ему полагается компенсация по соглашению? Если да, можно ли принять ее в расходы по налогу на прибыль в таком случае?

Ответ

В принципе, организация может установить любой размер компенсации, но если не разделить суммы выплат на норму, установленную постановлением № 92, и возмещение фактических расходов, то из общей суммы компенсации налоговые органы выделят нормируемую величину, а остальную сумму не примут для целей налогообложения прибыли.

Таким образом, как бы вы не рассчитывали сумму компенсации (а метод расчета законодательно не установлен), налоговые органы учтут в расходах сумму в пределах норм по постановлению Правительства от 08.02.2002 N 92.

 Предлагаю рассмотреть следующий вариант выплат работнику за использование личного автомобиля в служебных целях.

Можно заключить с работником соглашение в виде дополнения к трудовому договору следующего содержания:

  1. Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном постановлением Правительства от 08.02.2002 N 92.
  2. Работнику возмещаются фактические расходы на ГСМ и другие, связанные с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях на основании подтверждающих документов, прилагаемых к авансовому отчету работника.

При использовании предлагаемого варианта соглашения у организации есть реальная возможность учесть в расходах и выплаты в пределах норм, и возмещение документально подтвержденных расходов.

Выплаты в пределах, установленных Постановлением № 92, законодательно не поставлены в зависимость от времени работы сотрудника и его нахождения в отпуске. Однако, если автомобилем управляет только владелец и на время его отпуска автомобиль не используется организацией (например, управлять автомобилем может другой сотрудник), то на время отпуска, болезни или отсутствия владельца автомобиля по другим причинам за дни отсутствия компенсация не выплачивается.

По этому вопросу имеется официальное мнение сотрудника ФНС России.

Что касается возмещаемых расходов, то они должны быть подтверждены документально, например, чеками АЗС, что не может вызвать претензий у налоговых органов, поскольку чеки должны быть представлены только за рабочие дни.

Обоснование

Так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно Письму ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@ использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.

Таким образом, в силу норм ст. 188 ТК РФ работник, использующий личное имущество в производственных целях с согласия работодателя, вправе получить от последнего как компенсацию за использование этого имущества, то есть, по сути, плату за пользование, так и возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества.

Представляется, что применительно к ситуации использования в производственных целях личных автомобилей работников в состав расходов, связанных с использованием, должны включаться затраты работника на приобретение горюче-смазочных и иных расходных материалов. Данный вывод косвенно подтверждается положениями Правил выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563. Так, данные Правила разграничивают компенсацию за использование автомобилей работниками, подразумевая под ней компенсацию износа транспортного средства, и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, которые определяются как самостоятельные выплаты, производимые в сумме фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Пунктом 1 Постановления N 92 в целях гл. 25 НК РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ) определены предельные размеры выплат именно в виде компенсации использования легковых автомобилей работников в интересах работодателя. Ограничений в части возмещения работнику расходов, понесенных им на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, законодатель в НК РФ не установил.

Следуя этому, по моему мнению, суммы, выплаченные работнику в счет возмещения осуществленных им расходов на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля для служебных поездок, не следует отождествлять с выплатой компенсаций в пределах норм. Эти суммы могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль в качестве иных расходов, произведенных с согласия работодателя в размере документально подтвержденных фактических затрат.

Моментом признания расходов в виде возмещения работнику затрат на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля в интересах работодателя в расчете налоговой базы может быть признана дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Однако представители финансового ведомства применительно к совокупности положений пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и ст. 188 ТК РФ на протяжении многих лет последовательно придерживаются мнения о том, что в выплачиваемой работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсации, учитываемой в расходах в пределах норм, установленных Постановлением N 92, содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Следуя этому, представители Минфина России приходят к выводу о том, что стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая работнику дополнительно к нормативной сумме компенсации, в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Такая точка зрения изложена, например, в Письмах Минфина России от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239.

По моему мнению, Минфин в какой-то мере использует в своих интересах объединение понятий «компенсация» и «возмещение». Именно поэтому предлагаю разграничить данные термины, что позволит в случае возникновения налоговых споров исключить возможность их отождествления.

Должна отметить, что, учитывая позицию Минфина, налоговые споры по учету в расходах сумм возмещения расходов на ГСМ помимо сумм компенсаций в пределах норм, не исключены.

По вопросу выплаты компенсации за полный месяц, если сотрудник находился, например, в отпуске, в ответе на частный вопрос свое мнение изложил Действительный государственный советник Российской Федерации 3 класса С.В. Разгулин (письмо от 07.02.2020).

Сотрудник ФНС России разъясняет, что если в отсутствие работника автомобиль остается в распоряжении организации, то размер компенсации на дни отсутствия не уменьшается.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Использование автомобиля в деятельности организации может подтверждаться путевыми листами, иными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Но факт нахождения автомобиля в распоряжении организации должен быть подтвержден документально. Например, при уходе в отпуск между сотрудником и организацией подписывается соглашение, что автомобиль передается в распоряжение организации на время отпуска.

Иная ситуация может иметь место, если компенсация выплачивается за дни месяца, когда доказательства пользования автомобилем в отсутствие сотрудника отсутствуют, или в случаях, когда организация в принципе не подтвердила деловую цель расходов, - использование автомобиля в служебных поездках. В подобных обстоятельствах расходы на выплату компенсации не учитываются.

#Бухгалтер #Бухгалтерский и налоговый учет

В избранное PDF Написать редактору

Возможно, вам будут интересны эти темы:

ФСБУ 27/2021: часть требований к хранению документов отложат до 2024 года

1630.11.2021

Отмечается, сроки изменили, чтобы компании могли настроить порядок хранения, разместить базы данных.

Утвердили правила, по которым ФСС с 2022 года получает документы для назначения пособий

1930.11.2021

Документ приняли из-за окончательного перехода на прямые выплаты.

3 важные новости для бухгалтера: 22 - 26 ноября

4429.11.2021

ФНС показала новую декларацию по НДС. В систему быстрых платежей хотят добавить переводы между компаниями и ИП. Подписан закон об электронном кадровом документообороте.

С января в систему быстрых платежей хотят добавить переводы между компаниями и ИП

5927.11.2021

Когда именно опция станет доступна клиентам, зависит от конкретного банка - участника системы.

Чек-лист для бухгалтера: отчетность и расчеты в ноябре

31
04.11.2021

Нерабочие дни и другие важные изменения ноября - проверьте себя по чек-листу.

Чек-лист для бухгалтера: 14 изменений октября

39
04.11.2021

Обновили формы отчетности и статотчетности. ФНС дала разъяснения по заполнению счета-фактуры, самозанятым и ККТ.

Клиентам бесплатно
Узнать больше
НДС, налог на прибыль, ККТ, расчёты: обзор изменений

Семинар-тренинг

Клиентам бесплатно
Узнать больше
МСФО – первые шаги: часть 1

Семинар-тренинг

  • 950

  • Лекторы:
    Самусевич Т.Н.

Приглашаем на конференцию "Территория права"

18 ноября 2021

Смотреть

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Смотреть

Уведомления