Трудовые отношения и личное дело работника

С момента вступления в силу Постановления Правительства РФ от 13.02.2019 N 146 "Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных" споры о ведении личных дел работников приобрели иную остроту и значимость.

Вести или не вести: что говорит закон?

 Сегодня обсуждается множество вопросов, среди которых чаще всего встречается два спорных момента:

  •  нужны ли работодателю личные дела работников и какие документы туда следует включать;
  •  возможно ли легализовать хранение копий личных документов работников, которые зачастую требуются внешними надзорными органами или иными полномочными организациями.

Прямая обязанность работодателя ведения личных дел работников установлена для государственных, гражданских, муниципальных и иных служащих.

Считается, что иным работодателям можно не вести личные дела работников, т.к. прямого указания этого нет, но это неверное суждение.

Существует множество действующих документов советского периода правового регулирования и современных правовых актов, предписывающих хранение в личном деле работника ряда документов, сопровождающих или образующихся в ходе трудовых отношений, например:

  •  "Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций" (разработаны ВНИИДАД, текст которых приведен на сайте http://archives.ru/ по состоянию на 26.03.2019) в п. 2.1. определяет «Личное дело как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.
    Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.»;
  •  Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" пунктом 656 устанавливает необходимость хранения личных дел практически всех работников юридического лица.
  •  Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", определяющий пунктом 3 статьи 3 отдельным понятием архивного дела Российской Федерации "документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем".

Учитывая, что технология документирования и трудовые отношения регламентируются различными правыми и законодательными актами, которые следует исполнять равным образом, приходится признать необходимость ведения личных дел работников практически доказанной.

Отдельного упоминания заслуживают иные, в том числе и ведомственные правовые акты, обязывающие включать определенные виды документов в состав личных дел, а именно:

Аргументация необходимости ведения личных дел в виде перечня приведенных документов обширна, но не конечна. Информационная база «КонсультантПлюс» содержит намного больше аналогичных требований в соответствующих правомочных документах.

Некоторые оппоненты, ссылаясь на Трудовой кодекс Российской Федерации, приводят доказательством ненужности личных дел отсутствие в ТК РФ требований ведения работодателем личного дела работника, но будем точны в правоприменении названного федерального закона.

Статья 1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ относит к «правовому регулированию трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по:

  • организации труда и управлению трудом;
  • трудоустройству у данного работодателя;
  • подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников непосредственно у данного работодателя;
  • социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;
  • участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;
  • материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;
  • государственному контролю (надзору), профсоюзному контролю за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
  • разрешению трудовых споров;
  • обязательному социальному страхованию в случаях, предусмотренных федеральными законами», а не документирование трудовых отношений.

Для документирования трудовых отношений и хранения документов трудовых отношений применяются иные правовые акты, такие как:

Учитывая, что порядок документирования процессов в юридическом лице определяет его единоличный исполнительный орган в соответствии с действующими нормативными документами министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления (например: Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (Зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922) содержит общий порядок формирования дела без определения его принадлежности к фонду хранения) порядок формирования и виды документов личного дела работников, следует определить нормативным локальным актом предприятия.

Как хранить?

Разобравшись с обязательностью ведения личного дела работника, определимся с хранением в личных делах работников сведений, относимых законом к защищаемой информации, на примере персональных данных работника и его родственников, а также копий личных документов работника.

При внимательном изучении статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" выясняется, что сбор и обработка персональных данных (как и иной защищаемой законом информации) должны ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения, подтверждение обоснованности всех кадровых, управленческих, финансовых, бухгалтерских и иных решений являются вполне конкретными целями. Работодатель для достижения обозначенных целей вправе обрабатывать с согласия субъекта персональных данных соответствующую информацию, которая может иметь вид и копии личного документа гражданина. Избыточность обрабатываемой информации по отношению к заявленным целям обработки определяется принципом необходимого и достаточного объема и вида сведений для подтверждения правильности действий работодателя. К примеру, работник предоставил листок нетрудоспособности, вызванной заболеванием ребенка, возраст которого влияет на количество оплачиваемых дней и на величину пособия. А значит, наличие у работодателя копий документов, подтверждающих страховой стаж работника и возраст заболевшего ребенка, обусловленных требованиями Фонда социального страхования Российской Федерации и Налоговой инспекцией, соответствует заявленным работодателем целям обработки. Да и делает более спокойным взаимодействие с надзорными органами, нежели проверка назначения пособия без копий документов, обосновывающих произведенные работодателем выплаты в пользу работника.

 Дополнительным аргументом легитимности формирования личных дел работников и хранения в них копий личных документов является глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 6 статьи 86 запрещающая работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Какие документы включать в личное дело?

Какие копии личных документов работников можно включать в состав личных дел? Перечень хранимых копий документов следует формировать исходя из фактической необходимости доказывания работодателем своей правоты, необходимости ведения заявленного основного экономического вида экономической деятельности юридического лица и подобное. А копии документов работник может предоставить инициативным порядком в своей воле и в своем интересе. Например, в рассмотренном выше примере работник вместе с листом нетрудоспособности для целей определения величины пособия и реализации работодателем установленных работнику гарантий, компенсаций и социальных выплат предоставляет копию трудовой книжки и с согласия второго родителя ребенка копию свидетельства о рождении заболевшего.

Указанный способ формирования документов личного дела работника из копий личных документов работника подтверждается в "Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г." (утв. Рострудом), в Информации Роскомнадзора, опубликованной на сайте http://rkn.gov.ru по состоянию на 17.04.2019, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу N А53-10287/2013, в Консультации эксперта Минтруда России номер в ИБ 174835 и других документах.

Подводя итоги, приходится признать наличие полновесных правовых требований ведения работодателем личных дел работников, в состав которых допускается включение копий личных документов. Наличие копий личных документов оправдано только в тех случаях, когда без них работодатель не может достичь заявленных целей трудовых отношений.

Еще по теме

Путеводитель по кадровым вопросам

Персональные данные работников

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Нужен ли приказ на удержание алиментов?

49
15.10.2019

Алименты удерживаются работодателем на основании исполнительного документа...

Как представить документы по требованию налоговой

15018.09.2019

Возникли вопросы по налоговой проверке? Используйте Путеводитель. Налоговые проверки, чтобы получить ответы на все вопросы.

- 68702
Постановление Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279 "Об установлении порядка формирования, утверждения планов-графиков закупок, внесения изменений в т...

Установлены новые требования к порядку формирования и утверждения планов-графиков закупок для госнужд
Российское законодательство
- 68702
Приказ ФСС РФ от 25.04.2019 N 231 "Об утверждении Административного регламента предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации госу...

Регламентирован порядок установления ФСС РФ скидки к страховому тарифу на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Российское законодательство

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться
наверх
Обратная связь.