18 июня 2018

Топ-5 частых ошибок при оформлении отпусков: как не наступить на чужие грабли

Тематика: 

Перед вами алгоритм полного цикла предоставления отпусков:

  • выявление тех категорий работников, каким законодательно предоставляются льготы по выбору времени отпуска;
  • получение информации об ожиданиях работников по времени отдыха, разделении времени отпуска на части;
  • получение информации о фактическом предоставлении отпусков и наличии задолженностей организации перед работником, работника перед организации;
  • получение информации о необходимости предоставления дополнительных отпусков работникам, работающим во вредных иных условиях производства;
  • формирование графика отпусков;
  • формирование резерва на оплату отпусков (кроме тех организаций, кому разрешено вести упрощенный учет - п. 3 ПБУ 8/2010);
  • ознакомление работников с графиком отпусков;
  • строгое соблюдение графика отпусков сторонами трудового договора.

Если на предприятии есть профсоюзная организация, то в данный алгоритм следует включить взаимодействие с профсоюзом.

Для многих кадровых работников реализация данного алгоритма не представляет сложности, т.к. он реализуется не первый год; персонал, уходящий в отпуск, изучен и предсказуем; но есть несколько «узких мест» привычного и рутинного предоставления отпусков, на которые хочется обратить особое внимание:

1. Работа с законом защищаемой информацией о работнике;

2. Дата выплаты «отпускных»;

3. Наименования ежегодных оплачиваемых отпусков;

4. Оформление графика отпусков;

5. Компенсация неиспользованного отпуска при увольнении.

О чем важно не забыть при предоставлении отпусков

1. Особый статус работника

При выявлении категорий работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное им время, право на предоставление отпуска иной, нежели 28 дней, продолжительности, право на предоставление в удобное время неоплачиваемого отпуска и проч., следует помнить, что законодательно сведения, подтверждающие особый статус работника, работодателю необходимо получать у самого работника (статья 86 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Более того, работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных. Приведенные мною нормы обязывают работодателя, предоставляющего отпуск инвалиду, чернобыльцу, участнику боевых действий и проч., не только иметь надлежащее обоснование данного отпуска (документ, подтверждающий наличие у работника права на этот вид отпуска), но и документ, подтверждающий, что эти сведения работник предоставил лично, в своей воле и интересе. Таким подтверждающим документом может быть личное заявление работника с приложенными копиями справки об установлении инвалидности и проч. 

2. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Достаточно часто выплата отпускных производится с нарушением сроков, а именно, незнание правил русского языка, как государственного языка Российской Федерации, статус которого предусматривает обязательность использования правил русского языка в сферах официального делопроизводства (пункт 2 статьи 1 Федерального закона от 01.06.2005 № 53 «О государственном языке Российской Федерации»), и приводит к выплате денежных средств с нарушением установленных ТК РФ сроков. Позволю себе повторить еще раз норму ТК РФ, выделив шрифтом ключевые слова предложения, регламентирующего выплату денежных средств: Оплата отпуска производится не позднее чем ЗА три дня ДО его начала.

Элементный разбор значений предлогов ЗА и ДО позволяет утверждать, что дата выплаты денежных средств работнику и дата начала отпуска имеют численное выражение не три дня, а четыре, т.е. если работник уходит в отпуск 15 июня, то выплата отпускных должна быть произведена 11 июня, т.к. три дня должны быть полными и выплата должна быть осуществлена до их истечения. Есть много суждений и личных мнений на эту тему, но решение принимается каждым специалистом под свою персональную ответственность, а таких коллизий, построенных на правилах русского языка, трудовое законодательство содержит не только в этой статьи ТК РФ. 

3. Видов оплачиваемых отпусков в Трудовом кодексе несколько:

- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы;

- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем;

- ежегодный дополнительный отпуск, лицам, работающим в:

  • в районах Крайнего Севера - 24 календарных дня;
  • в приравненных к районам Крайнего Севера;
  • в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.

Очередность предоставления всех оплачиваемых отпусков определяется (ст. 123 ТК РФ) ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. И как следствие, работодатель обязан внести в график отпусков все виды оплачиваемых отпусков, предоставляемых работникам, указав максимально законодательно установленную их продолжительность.

4. Оформление графика отпусков

Отдельно в перечне «узких мест» стоит собственно оформление графика отпусков. Форма графика отпусков и вид документа, содержащего график отпусков, определены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", которое позволяет надлежащим образом формализовать требования Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ. Все унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты следует применять без удаления, искажения отдельных реквизитов данных форм (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").

Это, в частности, касается графы 10 «Примечание» унифицированной формы N Т-7 "График отпусков", обиходно применяемой в качестве места для проставления подписи работника об ознакомлении с графиком отпусков. Если буквально определить предназначение графы 10 графика отпусков, то она позволяет внести некоторые «примечательные» сведения, но не поставить подпись работника в ознакомлении с информацией. Задайтесь вопросом, что означает подпись напротив фамилии в графе 10 с названием «Примечание» - приметный гражданин или приметная подпись или приметное нечто? Для использования унифицированной формы N Т-7 "График отпусков" с целью ознакомления работников с графиком отпусков разумно ввести дополнительную графу под номером 11, назвать ее, к примеру, «Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков, дата ознакомления».

Таким же обиходным использованием славится информация об отпуске - запланированная «ДАТА».  Реквизит «ДАТА» согласно пункту 63 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) обозначает время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Проставление данного реквизита в документах определяется пунктом 3.11 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"), а именно: дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Учитывая, что график отпусков является обязательным как для работника, так и для работодателя (ст. 123 ТК  РФ), хочется предостеречь специалистов по документированию трудовых отношений от внесения в графу 7 «Фактическая дата» информацию отличную от информации графы 6 без наличия на то достаточных оснований и документов их подтверждающих.

5. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ)

В соответствии со статьей 423 ТК РФ величина компенсации определяется согласно  Правилам об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) (ред. от 20.04.2010), пункт 29 которых определяет необходимость выплаты полной компенсации в размере среднего заработка за срок полного отпуска. При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 выше названных Правил, Письмо Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 (п. 7)).

Учитывая, что основной оплачиваемый отпуск исчисляется в календарных днях (ст. 115 ТК РФ), а согласно части третьей статьи 14 ТК РФ сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока, при расчете величины компенсации следует количество календарных дней отпуска разделить на количество календарных месяцев, тем самым определив величину компенсации отпуска за один полный месяц работы ‑ 28/12=2,33(3) календарных дня. При проведении расчетов с работником, принято не использовать математическое правило округления числа, а всегда увеличивать полученную величину в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17).

В заключение стоит упомянуть о Постановлении Правительства РФ от 08.09.2017 N 1080, которым изменен порядок проведения надзорных мероприятий инспекцией труда. В настоящее время предмет плановой проверки ГИТ ограничен вопросами, включенными в проверочные листы, что вселяет надежду сформировать окончательный алгоритм предоставления отпусков для каждой компании и предприятия. Формы проверочных листов с конкретными перечнями вопросов утверждены Приказом Роструда от 10.11.2017 N 655 и содержат три отдельные формы, с вопросами надзора за предоставлением собственно отпусков, позволяющие проанализировать привычную работу с новой точки зрения и своевременно выявить «привычные» ошибки, очепятки, неточности.


Типовая ситуация

Как рассчитать отпускные

Мне полезно 18

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться
Обратная связь