14 сентября 2015

Ошибки при ведении трудовых книжек, которые приводят к штрафам

Ошибки при ведении трудовых книжек, которые приводят к штрафам

Порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:

1) Трудовом кодексе РФ (ст. ст. 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394);

2) Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек);

3) Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу.

Заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа.

Оформленная надлежащим образом трудовая книжка, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них в дальнейшем хранятся в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания. Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Обратите внимание:

Работодатели допускают ошибки в ситуации, когда работник просит заполнить самостоятельно приобретенный им бланк трудовой книжки (вкладыша в нее). Не допустите ошибку! Работодатель не должен принимать и тем более заполнять этот бланк, поскольку, как уже было сказано выше, работодатель обязан иметь постоянный запас бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. То есть обязанность приобретать чистые бланки возлагается действующим законодательством на работодателя.

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги, обязательные для ведения работодателем:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. (Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер);

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись: в кадровой службе организации; в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников).

На сегодняшний день в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Данное требование введено давно, но до сих пор очень распространенной является проблема правильного оформления данных книг. Случается, что в организации все замечательно в отношении оформления документов, за маленьким исключением – отсутствует сургучная печать либо пломба на данных книгах. Соответственно, инспектора ГИТ выявляют данное нарушение, а организация получает штраф!

Сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно, более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается. И все же решение проблемы есть. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована».

Возникает вопрос: как же опломбировать? Правилами не установлены требования к пломбе, поэтому книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно опломбировать, используя любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004. С 1 января 2006 г. для применения в нашей стране в качестве национального стандарта РФ введен в действие ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее – ГОСТ 31282-2004). Данный стандарт распространяется на пломбировочные устройства и устанавливает их классификацию.

Согласно ГОСТ 31282-2004 пломбировочные устройства – это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

Наибольший интерес в целях опломбирования данных книг представляют пленочные пломбы. Главное – это индикаторная способность таких пломбировочных устройств. Пленочная пломба может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить.

Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям. Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой следует опломбировывать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, работодатель может самостоятельно выбрать вид такой пломбы.

При заполнении трудовой вы можете сталкиваться с разными сложностями и вопросами, на которые даст ответы СПС КонсультантПлюс.

Мне полезно 0

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться

Офис

+7(812) 703-3834

Горячая линия

(812) 644-5535

Давайте дружить!