7 ноября 2017

Как составить график отпусков на 2018 год

Обзор ошибок

Базовая ошибка многих специалистов кадровых подразделений состоит в том, что, приступая к составлению графика отпусков, не формализуются в нормативных локальных актах работодателя совокупные требования к данному документу, к которым следует отнести изменения законодательства, регламентирующего не только саму технологию составления графика отпусков, но и особенности предоставления отпусков соответствующим категориям граждан.

Следующей ошибкой при составлении графика отпусков является не выявление работодателем категорий граждан, имеющих право выбора времени отпуска, имеющих право на дополнительные отпуска, имеющих право на предоставление неоплачиваемого отпуска, к которым может относиться практически весь персонал организации. Например:

- инвалидам предоставляется отпуск длительностью не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Закона N 181-ФЗ), отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 календарных дней в году(ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

- участникам боевых действий предоставляется отпуск без сохранения заработной платы - до 35 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) предоставляется отпуск без сохранения заработной платы - до 14 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), предоставляется отпуск без сохранения заработной платы- до 14 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

- работающим инвалидам предоставляется отпуск без сохранения заработной платы- до 60 календарных дней в году(ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

- гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ);

- гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

- муниципальным служащим предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск - не более 10 календарных дней за выслугу лет и три календарных дня - за ненормированный служебный день, если он установлен (ч. 4, 5.1 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ);

- гражданским служащим предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, в частности, за выслугу лет - продолжительностью, установленной ч. 5 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ;

- спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований, участвующим в работах по ликвидации чрезвычайных ситуаций, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не более 15 суток из расчета один день отпуска за 24 часа работ (п. 6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ);

- спортсменам и тренерам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее четырех календарных дней (ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ);

- работникам представительств РФ за границей в странах с особыми (в том числе климатическими) условиями предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трех календарных дней. Перечень стран, работа в которых дает право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.04.2010 N 258. Продолжительность указанного отпуска для этих работников зависит от страны, в которой они работают (Приложение к Приказу МИД России от 08.08.2011 N 14299). Это следует из ч. 2 ст. 339 ТК РФ, п. п. 1, 2, абз. 2 п. 3, п. 5 Постановления Правительства РФ от 21.04.2010 N 258;

- судьям предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск от пяти до 15 рабочих дней (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1);

- прокурорам, научным и педагогическим работникам системы прокуратуры РФ предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск от пяти до 15 календарных дней в зависимости от стажа службы (абз. 4 - 7 п. 1 ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);

- иные категории, в том числе работающие на условиях совместительства.

Работодатель, исходя из производственных и финансовых возможностей, вправе самостоятельно установить дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска работникам, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

Учитывая количество разнообразия граждан, которые имеет право на дополнительный оплачиваемый, неоплачиваемый отпуск, на выбор времени предоставления отпуска и проч. многие кадровики отказываются от превентивного выявления данного разнообразия, чем в большинстве случаев не выполняют обязанности работодателя – обеспечивать соблюдение режима рабочего времени и предоставлять работнику один из видов времени отдыха – отпуск.

Как составить график отпусков. Инструкция.

Исключив основные ошибки составления графика отпусков можно приступить к созданию графика отпусков, осуществив следующие действия:

1. Выявить всех работников, кому работодатель обязан:

позволить выбрать время отпуска;

установить другую длительность отпуска;

предоставить другой вид отпуска.

Это можно сделать, собрав письменные пожелания работников, в которых будут отражены не только желаемое ими время отпуска, но и наличие / отсутствие оснований предоставления иной длительности отпуска или иного вида отпуска.

2. Проверить законодательные требования к предоставлению отпусков выявленным «особым» категориям работников и привести в соответствие с выявленными требованиями нормативные локальные акты работодателя, в необходимых случаях внести изменения в текст трудовых договоров.

3. Сформировать проект графика отпусков работников на основании сведений, предоставленных работниками, согласовав полученный проект с руководителями соответствующих подразделений и профсоюзной организацией (при ее наличии).

4. Утвердить согласованный проект графика отпусков работников организации, довести до сведения утвержденный график отпусков, обращая внимание, что Унифицированная форма N Т-7 не содержит графы ознакомления работника с данным документом или его частью (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Отсутствие данной графы обязывает работодателя придумывать способы ознакомления работников с графиком отпусков. В настоящее время распространены два способа ознакомления работников с графиком отпусков:

  • Ознакомление с приказом, утверждающим и вводящим в действие график отпусков;
  • Внесение изменений в Унифицированную форму № Т-7 добавлением дополнительной графы «О времени начала отпуска работник извещен», в которой работник поставит дату ознакомления и свою подпись. При внесении изменений в унифицированные формы следует помнить, что законодательно Постановлением  Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" позволено вносить изменения только путем добавления необходимых реквизитов, сведений, разделов и проч.

Способ ознакомления работников с графиком отпусков работодатель определяет самостоятельно и легализует его использование внесением в правила внутреннего трудового распорядка и иные нормативные локальные акты предприятия. Отсутствие регламентированной процедуры ознакомления работников с графиком отпусков является также распространенной ошибкой специалистов кадровых подразделений. 

Итоговой ошибкой периода составления графика отпусков, которые мы рассматриваем в данной статье, является отсутствие взаимосвязи между графиком отпусков и резервом денежных средств на эти цели. Организации, за исключением тех, кому можно вести упрощенный учет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков (п. 3 ПБУ 8/2010). Резерв отражает обязательства предприятия перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010). Его нужно создавать минимум раз в год на 31 декабря, но, если предприятие представляет участникам не только годовую, но и квартальную отчетность, следует создать резерв на последнее число каждого квартала.

Корректно составленный график отпусков позволяет не только предоставить работникам запланированный отпуск, но и соблюсти требования бухгалтерского учета, а также избежать массового нарушения данного распорядительного документа, обязательного как работнику, так и работодателю.


Еще по теме:

Самую подробную инструкцию по составлению графика отпусков вы найдете в КонсультантПлюс: "Путеводитель по кадровым вопросам. График отпусков"

Мне полезно 0

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться

Офис

+7(812) 703-3834

Горячая линия

(812) 644-5535

Давайте дружить!