19 февраля 2018

Как готовиться к проверке ГИТ по новым правилам

В настоящий момент государством проводятся значительные работы по оптимизации надзорных мероприятий и уменьшению их количества с увеличением количества хозяйствующих субъектов, соблюдающих законодательство. Казалось бы, задача состоит из взаимоисключающих условий, но, на самом деле, это мнимое противоречие, которое проясняется Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» и действиями государства по стандартизации услуг, предоставляемых соответствующими структурами. Для формирования алгоритма действий работодателя, включенного в план проверок ГИТ, или работодателя, к которому вероятно придет ГИТ, следует рассмотреть основные законодательные требования 2018 года.

В настоящее время Роструд, соответственно, Федеральная служба по труду и занятости, при проведении проверок, в основном, руководствуются:

  • Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
  • Постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 «Об утверждении Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»;
  • Приказом Минтруда России от 30.10.2012 № 354н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Повод для проверки будет определять вид проверки (плановая или внеплановая).

Плановым проверкам подлежат многие работодатели. Ежегодный сводный план проведения плановых проверок размещается на сайте Генеральной прокуратуры (http://plan.genproc.gov.ru/plan2018/). Субъекты малого предпринимательства, в большинстве своем, не включаются в план проведения плановых проверок, но, если мероприятие по контролю в нарушение установленных требований включено в ежегодный план, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе подать в соответствующий орган контроля заявление об исключении проверки из ежегодного плана проведения плановых проверок. В текущем году при проведении ГИТ плановых проверок начал применяться риск-ориентированный подход, который определяет форму, продолжительность, периодичность проведения мероприятий по контролю выполнения обязательных требований в зависимости от категории риска или класса (категории) опасности объекта контроля. Правила отнесения деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и (или) используемых ими производственных объектов к определенной категории риска или определенному классу (категории) опасности утверждены Постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 № 806. Присвоением категории риска или класса (категории) опасности юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю занимается соответствующий контролирующий орган, информируя о присвоении категорий чрезвычайно высокого, высокого, значительного риска или 1, 2, 3 классах опасности на своем официальном сайте. Данная информация размещается до 1 июля года, предшествующего году проведения плановых проверок, и поддерживается в актуальном состоянии. Соответственно устанавливается периодичность проведения плановых проверок в рамках федерального государственного надзора в сфере труда в отношении деятельности работодателей, причем, в отношении работодателей, деятельность которых отнесена к категории низкого риска, плановые проверки не проводятся.

Предмет плановой проверки всех работодателей ограничивается перечнем вопросов, включенных в проверочные листы (списки контрольных вопросов).

Внеплановая проверка проводится при наличии следующих оснований:

  • а) невыполнение работодателем в установленный срок выданного государственными инспекторами труда предписания;
  • б) поступление в федеральную инспекцию труда: обращений и заявлений граждан; информации о фактах нарушений работодателями обязательных требований; обращений, заявлений, запросов работника о нарушении работодателем его трудовых прав;
  • в) наличие приказа о проведении внеплановой проверки, изданного в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в соответствующие органы материалам и обращениям.

Предмет внеплановой проверки данного работодателя ограничивается перечнем вопросов, изложенных в основании проверки.

Причем, независимо от повода проверки (включение в план или наличие внепланового инцидента), процедура собственно проверки будет определяться способом проверки – документарный или выездной. При документарном способе проверки предмет проверки будет изучаться ГИТ в месте ее расположения путем рассмотрения документов, предоставленных проверяемым хозяйствующим субъектом. При выездном способе проверки предмет проверки будет изучаться ГИТ в месте расположения хозяйствующего субъекта путем рассмотрения документов и собственно труда, его условий и пр.

Какие документы будут проверены ГИТ? Их можно разделить на три блока: документы учета труда (сколько, какого труда было использовано работодателем), охраны труда (в каких условиях труд был реализован) и его оплаты (как был оплачен труд). Во многих организациях разделение документирования труда также осуществляется подобными блоками: кадровики документируют трудовые отношения, специалисты по охране труда документируют условия труда, а бухгалтерия оформляет оплату труда. В большинстве случаев такое разделение труда создает «дыры» в документировании, очень успешно выявляемые проверяющими. И первым шагом алгоритма подготовки юридического лица к проведению мероприятий контроля надзорными органами будет создание комиссии – коалиции единомышленников, которая призвана выявить имеющуюся рассогласованность документов, документально оформленные нарушения законодательства и до начала проверки ГИТ их устранить. Создаваемая комиссия должна состоять из:

  • специалистов по документированию управления, способных согласовать документы по труду с документами управления организацией;
  • специалистов по документированию трудовых отношений, способных оформить фактические трудовые отношения;
  • специалистов по документированию производственных процессов, способных оформить производственные процессы, в которых занят персонал хозяйствующего субъекта;
  • специалистов по документированию безопасного труда, способных оформить существующие условия труда и опасности производственного процесса;
  • специалистов по документированию оплаты труда, способных формализовать оплату выполняемой трудовой функции необходимой и достаточной производственному процессу квалификации;
  • специалистов, способных оценить правовые риски, существующие на предприятии, и минимизировать их последствия.

На практике такой обширный перечень специалистов может состоять из секретаря, ведущего делопроизводство, бухгалтера, оформляющего трудовые отношения, юриста, которому вменена охрана труда, и производственника, осуществляющего основной вид экономической деятельности хозяйствующего субъекта или лиц, фактически ведущих данную деятельность. Полномочий данной комиссии должно хватить:

  • на получение всех имеющихся у хозяйствующего субъекта документов, сопровождающих деятельность физических лиц на предприятии;
  • на выявление рассогласованностей, недочетов, ошибок и проч. в документах;
  • на внесение предложений по устранению выявленных нарушений;
  • на реализацию внесенных предложений устранения нарушений и недопущения их впредь.

Что должна сделать наша комиссия – сформировать конечный пул правильных документов, которыми документируется весь труд в организации (предприятии, учреждении).

Для получения итогового пула документов наша комиссия должна:

  1. Идентифицировать правовые нормы, которые данный работодатель обязан выполнить, соотнеся перечень нормативных актов с текущей деятельностью хозяйствующего субъекта.

Перечень правовых норм содержит Приказ Роструда от 30.12.2016 № 538 «Об утверждении перечней правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору), осуществляемых Федеральной службой по труду и занятости». Перечень вопросов, отражающих содержание требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований, составляющих предмет проверки, содержат проверочные листы.

  1. Проверить, выполняются ли правовые нормы у данного работодателя.
  2. Проверить, документируется ли выполнение необходимых правовых норм.
  3. Проверить качество документационного оформления выполнения идентифицированных правовых норм.
  4. В случае полного соответствия документов работодателя требованиям законодательства следует поблагодарить специалистов, его обеспечивших.
  5. В случае неполного соответствия документов работодателя требованиям законодательства следует актуализировать документы, внеся недостающие сведения или исключив несоответствия.
  6. В случае полного отсутствия документов, следует разработать недостающие и ввести их в действие.

Помощь в работе комиссии может оказать электронный сервис «Онлайнинспекция.рф».

Временным горизонтом проверки документов будет один календарный год.

Перечень документов, которые может затребовать ГИТ, определен следующими основными документами:

  • ОКУД («ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299));
  • ГСДОУ («Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления») применяемой до 1 июля 2022 года);
  • Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Конкретные документы, которыми юридическое лицо будет документировать трудовые отношения, хозяйствующий субъект определяет самостоятельно.

При подготовке к проведению проверки следует помнить, что законодательство меняется постоянно. К примеру, Трудовой кодекс Российской Федерации изменялся в 2017 году одиннадцать раз, а локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие, в том числе и в связи вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, если указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом. И в условиях тотального и перманентного изменения законодательства комиссия по подготовке к надзорным мероприятиям, скорее всего, должна быть постоянно действующей, что соотносится не только с ранее названным мною Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», но и системами управления качества, выходящими на новый виток своего развития. Осуществление приведенной в настоящей статье инструкции по подготовке к проведению проверок ГИТ не будет разовым, штучным мероприятием, а станет циклом, начинающим свою итерацию с каждого обновления законодательства, определяющего деятельность юридического лица.

Мне полезно 0

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться
Обратная связь