Электронный документооборот: переходят все

К внедрению электронного документооборота морально готовы почти все подразделения любой организации, но больше всех – не считая ИТ – бухгалтерия. Уже давно бухгалтеры пользуются специализированными компьютерными программами, банк-клиентом, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не перейти на «электронное» общение с контрагентами?

Что думает об этом власть

9 мая 2017 года президент утвердил Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы. Ее положения развивает программа "Цифровая экономика Российской Федерации". В каждом документе электронный документооборот (ЭДО) выведен на первое место: предполагается изучить законодательство и устранить все, что заставляет организации общаться исключительно на бумаге.

Но возможность использовать электронный документооборот у компаний появилась еще раньше – в 2002 году. Тогда вышел Федеральный закон N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он приравнял бумажные документы к документам в электронном виде, если те подписаны электронной цифровой подписью. Потом закон утратил силу. С апреля 2011 года и поныне с правками действует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Именно 63-ФЗ регулирует отношения при совершении гражданско-правовых сделок, оказании госуслуг с использованием электронной подписи, определяет, какие бывают подписи и т.д.

 Электронная подпись – все ли так сложно?

Согласно закону о бухгалтерском учете, обязательный реквизит первичного документа – подпись, и при электронном документообороте она будет электронной.

Есть два вида электронной подписи: простая и усиленная. Простая посредством кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования этой подписи определенным лицом. Усиленная делится на два вида: неквалифицированная и квалифицированная. Неквалифицированная создается с помощью специальных программных средств и может определить лицо, которое подписало документ, защитить его от несанкционированных изменений и обнаружить факт внесения изменений уже после подписания документа. Квалифицированная электронная подпись от неквалифицированной отличается тем, что ее выдает специальный удостоверяющий центр, аккредитованный при Минкомсвязи, и к ней прилагается квалифицированный сертификат ключа для ее же проверки.

Если проще: простая подпись – используемый пользователями пароль. По усиленной можно идентифицировать лицо, которое подписало документ, а также изменялся ли он после подписания. Квалифицированная – подпись с повышенной степенью защиты, и заверенные ее документы приравнены юридически к бумажным документам с живой подписью.

Какую электронную подпись выбрать? Пока стандарт, который закрепит, когда и какую подпись использовать, не появится, мы руководствуемся рекомендациями контролирующих органов. Какая электронная подпись будет использоваться при оформлении первичных документов бухгалтерского учета: простая или усиленная квалифицированная, - решают сами участники электронного документооборота.

Минфин регулярно поясняет, что до принятия стандарта организация может использовать при оформлении первичных учетных документов любой предусмотренный законом вид электронной подписи (Вопрос: Об использовании электронной подписи при составлении организацией документов бухучета в электронном виде (Письмо Минфина России от 22.02.2019 N 07-01-09/11672)).

ФНС указывает: электронные документы, которые обращаются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой или усиленной неквалифицированной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, если эти случаи прописаны в соглашении. Иными словами, если подпись не усиленная, то это нужно установить в соглашении с контрагентом. Но учтите, есть ситуации, когда федеральные законы требуют именно усиленную подпись. Их можно найти в НК РФ. Например, ст. 78, 79 НК РФ - возврат сумм излишне взысканного налога, сбора страховых взносов и пеней; ст. 80, 431, 169 – декларация и расчеты, в том числе декларация по НДС.

ЭДО сегодня: где, кто и как

Документ в электронной форме и создается, и передается, и хранится в виде электронного файла или нескольких сообщений. Он должен быть заверен электронной подписью уполномоченного лица. Это важно понимать. А скан-копия бумажного документа – это электронный образ его, это копия бумажного документа. И это не электронный документ.

Право применения организацией всех учетных документов в электронном виде закреплено, и любая компания может перейти практически на полный электронный документооборот, и в бухгалтерском, налоговом учете отказаться от бумажных носителей. Более того, есть ситуации, в которых уже сегодня обязательно использование ЭДО. Например, как только организация выходит из формата микробизнеса, сдача отчетности по ТКС становится необходимой. Или декларация по НДС и пояснение к ней (ст. 174 п. 5 НК РФ), РСВ и 4-ФСС-  если средняя численность работников за прошлый год больше 25 человек (ст. 431 НК РФ, ст. 24 125-ФЗ) и т.д.

ЭДО активно используется участниками контрактной системы в сфере закупок. Это установлено в ст. 5 44-ФЗ: допускается обмен электронными документами между участниками контрактной системы в сфере закупок, в том числе при подаче заявок на участие в определении поставщиков и окончательных предложений.

Кадровое делопроизводство переходит на электронный документооборот. В 2018 году прошел первый этап эксперимента Минтруда по переходу КДП на ЭДО. В эксперименте принимали участие крупнейшие компании России, федеральные сети, банки, торгово-промышленные холдинги. Не все прошло гладко, ведь в трудовых отношениях важна личная подпись работника, а ее аналог – только усиленная квалифицированная ЭЦП. Также были сложности и со сроками хранения документов.

Второй этап эксперимента пройдет на основании Федерального закона, проект которого сейчас разрабатывается. Здесь важным шагом станут и электронные трудовые книжки. На сегодняшний день это тоже законопроекты, готовятся изменения в ТК РФ и Закон о персонифицированном учете. Электронная трудовая станет реальностью, скорее всего, через пару лет. Только называться она будет Сведения о трудовой деятельности работника. По законопроекту, в Трудовой кодекс введут новую статью 66.1 с таким названием. Минтруд ожидает принятие закона к концу 2019 года, и, если закон будет принят, для впервые поступающих на работу с 2021 года заведение традиционной бумажной трудовой книжки не будет предусмотрено. Правда, для тех людей, у кого уже есть трудовая книжка, государство оставляет выбор. Можно отказаться от бумаги, и тогда все данные будут вноситься только на портал Пенсионного фонда. А можно оставить традиционную трудовую книжку - тогда записи будут вестись параллельно. Это одно из положений Стратегии развития информационного общества – физическое лицо нельзя лишать традиционного способа восприятия информации. Но для организаций выбора не будет, с 2021 года записи в трудовую придется отражать на портале ПФ практически онлайн.

Электронные документы применяются и в судопроизводстве: исковое заявление, жалоба, заявление, любые документы могут быть поданы в суд или на бумажном носителе, или в электронном виде с электронной подписью. Госреестр также перешел на электронный формат. И уже скоро нас ждет электронный нотариат, электронная медиация. И рано или поздно все процессы переведут в ЭДО. Эксперты дают на это, кстати, не более 10 лет.

За и против

Преимущества ЭДО очевидны.

  • Экономия времени сотрудников. Если большинство документов у организации входящие, то при ЭДО ничего не нужно вводить в программу. Обмен документами происходит быстро – за минуты.
  • Оптимизация затрат на отправку документов – это, напротив, важно тем, у кого много исходящей документации, и организация сразу почувствует экономию на почтовых и курьерских услугах.
  • Повышение прозрачности документооборота, упорядочение делопроизводства: система не даст присвоить один номер разным документам, все происходит по порядку, автоматически. Или, допустим, произошел возврат, у одной стороны эта информация есть, а у другой может ее не быть – такое при ЭДО исключено.
  • Большой плюс в сохранности электронных документов по сравнению с бумажными. Они в процессе подписания, хранения не потеряются. Не пропадет документ и по пути в бухгалтерию – вторая сторона не будет ждать его, когда, например, надо закрывать период.
  • Экономия офисного архивного пространства и экономия на бумаге. Отсутствие залежей сшитых документов – это особо актуально для тех, у кого большой документооборот.
  • Быстрый доступ к архиву.
  • Риск подделки документов исключен.
  • Переход на ЭДО свидетельствует об открытости компании для контрольно-надзорных органов, это характеризует организацию с положительной стороны. Такая прозрачность бухгалтерии – это бонус в глазах проверяющих.

Конечно, компании, которая переходит на ЭДО, нужно выделить средства на внедрение системы электронного взаимодействия. Это определенные затраты. Но если процесс происходит поэтапно, там, где уже отыграно другими, – например, с контрагентами – тогда больших затрат не будет.

Предстоит обучить персонал. Но бухгалтерия к электронному документообороту морально готова, особенно, если она работает в 1С.

А как перейти вам на ЭДО

Теоретически все, что нужно для ЭДО, — это интернет и электронная подпись. Практически же организации предстоит решить, как именно будет организована работа с электронными документами, выбрать ответственное лицо за внедрение этого процесса. Государство сегодня вкладывает большие средства в цифровизацию страны, и в таком микроклимате переход на ЭДО будет гармоничным. К определенному моменту количество информации в социуме достигнет такого объема, что все поймут: выставлять документы на бумаге — прошлый век.

С внедрением ЭДО в цепочке от компании к клиенту появится третье лицо. Это оператор ЭДО, который гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых изменений, требует заверения подписью и хранит архив документов. Таким оператором должна быть российская организация. Их перечень размещен на сайте ФНС, и он обширен. Надо изучить отзывы по каждой, взвесить плюсы-минусы, узнать, с кем работают ваши контрагенты, ведь через этого оператора пойдет процесс отправки-получения документов.

Многое облегчит, если у компании есть 1С:ИТС (информационно-технологическое сопровождение). Тогда подключение к оператору ЭДО будет практически бесплатным.

Важно выбрать ответственного среди своих работников, который будет иметь внутреннюю мотивацию и определенные профессиональные знания для внедрения ЭДО в компании. С этим сотрудником нужно будет разрабатывать, утверждать порядок всех процессов. На практике довольно часто это компетентный сотрудник бухгалтерии.

И, наконец, необходимо подобрать контрагентов, на которых будете отрабатывать мастерство. Всегда советуют, если внедряем новое, это новое прорабатывать на одном проверенном контрагенте. В случае с ЭДО лучше, чтобы у контрагента уже был большой опыт в электронном документообороте.

На всех этапах внедрения ЭДО мы готовы помочь вам. У компании «Аскон» есть опыт перехода на ЭДО и перевода на электронный документооборот контрагентов, мы активно работаем в этом направлении не первый год. Ответственному за внедрение ЭДО в вашей компании поможет наш специалист: ответит на вопросы по выбору стратегии, оператора ЭДО и т.д.

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Вправе ли работодатель увольнять работника, не прошедшего аттестацию?

40
19.08.2019

ТК содержит нормы относительно аттестации работников в части закрепления права работодателя расторгнуть трудовой договор с работником, если...

Новая информация для проверки контрагентов

13207.08.2019

Выбирая нового контрагента, нужно убедиться, что контрагент является добросовестной организацией.

-
Приказ Россвязи от 23.07.2019 N 148 "Об утверждении перечня должностей федеральной государственной гражданской службы в Федеральном агентстве связи и...

Утверждены: - перечень должностей федеральной государственной гражданской службы в Федеральном агентстве связи, по которым лицам, их замещающим, запрещено открывать и иметь счета ...
ИБ РоссийскоеЗаконодательство
-
Приказ Россвязи от 23.07.2019 N 146 "Об утверждении перечня должностей федеральной государственной гражданской службы в Федеральном агентстве связи, ...

Утвержден перечень должностей федеральной государственной гражданской службы в Федеральном агентстве связи, исполнение должностных обязанностей по которым связано с использованием ...
ИБ РоссийскоеЗаконодательство

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться
наверх
Обратная связь.