Электронные документы: нужна ли их распечатка?

 

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:

<или> документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашением <1>;

<или> используется усиленная квалифицированная электронная подпись <2>. Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторон <3>.

Примечание. Подробнее о мнении Минфина относительно ЭЦП можно узнать: ГК, 2015, N 12, с. 4

 

То есть наличие электронной подписи – обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте, или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

 

Когда электронные документы нужно распечатывать

Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать <4>:

<или> если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;

<или> по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;

<или> когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронным способом. Например, накладные (форма N ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматам <5>, в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможно <6>.

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.

Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи <7>.

Речь идет:

  • о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным форматам <8>;
  • о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматам <9>.

 

* * *

Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.

 

------------------

<1> Ч. 3, 4 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ; Письма Минфина от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920; ФНС от 17.01.2014 N ПА-4-6/489

<2> Ч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ; Письмо Минфина от 12.04.2013 N 03-03-07/12250

<3> Письмо Минфина от 05.05.2015 N 07-01-06/25701

<4> Ч. 5, 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; п. 2 ст. 93 НК РФ; Письмо Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1

<5> Утв. Приказом ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@

<6> Письмо Минфина от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808

<7> П. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ

<8> Приказ ФНС от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 N 50н; Письмо ФНС от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@ (п. 2)

<9> Приказ ФНС от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@; п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137


Статья впервые опубликована в журнале «Главная книга», N 18, 2015.
Источник: система КонсультантПлюс, ИБ «Бухгалтерская пресса и книги». 
Вам доступно более 490 профессиональных изданий в КонсультантПлюс.

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Каким образом заключается договор с агрегатором?

3
24.04.2019

Формулировка того, кто является Исполнителем в договоре оказания услуг с Заказчиком зависит от того, как сформулировано..

Какова безопасная доля вычетов по НДС?

1323.04.2019

Выяснить текущие значения безопасной доли вычетов поможет Справочная информация: "Безопасная доля вычетов по НДС", а также Готовое решение: "Безопасная" доля вычетов по НДС.

-
Приказ Минтруда России от 19.03.2019 N 160н "Об утверждении профессионального стандарта "Врач-рентгенолог" (Зарегистрировано в Минюсте России 15.04....

Утвержден профессиональный стандарт для врачей-рентгенологов.
Российское законодательство
-
Название документа Приказ Минэкономразвития России от 10.12.2018 N 693 "Об утверждении Методики проведения конкурса на замещение вакантной должности...

Утверждены: - Методика проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Министерстве экономического развития Российской Федерации - Поря...
ИБ РоссийскоеЗаконодательство

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться
Обратная связь