Цифровизация как реальность нашего времени: что делать кадровому работнику в новых условиях

Мы уже привыкли к покупкам в интернете, электронная почта и сообщения стали обиходными удобствами и все чаще приходят новости сферы документирования трудовых отношений о цифровизации данной деятельности. Был электронный обмен с надзорными органами, добавили электронный больничный, убрали бумажный носитель СНИЛС и из условно виртуальной реальности электронное документирование трудовых отношений делается фактическим трудом многих специалистов.

Уходит эпоха автоматизации труда, при котором автоматизировалась деятельность в рамках человеко-часов. Пришла цифровизация.

Цифровизация: для кого и зачем

В обиходе цифровизацией принято считать цифровую трансформацию ведения деятельности юридическим лицом, объединение бизнес-процессов, организационных структур на основе стратегического управления данными. Мы привыкли к тому, что кадровик вносит в систему электронного документооборота сведения о принимаемом работнике; табельщик отслеживает фактическое время, отработанное работником; бухгалтер рассчитывает ему заработную плату. И три специалиста оперируют одними и теми же данными работника, которые не только есть в системе электронного документооборота предприятия, но есть и в единой системе межведомственного электронного взаимодействия (Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (вместе с "Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия")), и у самого работника. Деятельность специалистов работодателя в системе электронного делопроизводства, которой автоматизирован конкретный процесс, в большинстве случаев состоит в выборе одних данных среди существующих и в требуемой трансформации выбранных данных по установленному алгоритму. Примитивный пример, но наглядно отражающий возможные трансформации существующей системы документирования трудовых отношений.

Цифровизация позволяет не столько автоматизировать некоторые участки работы, сколько изменить на основе баз данных формы бизнеса в условиях цифровой реальности, в нашем случае - исключая множественную обработку одной и той же информации разными специалистами.

Правовое регулирование: что уже работает сегодня

Правовое регулирование цифровизации уже идет полным ходом, практически виден и свет в конце тоннеля…

Первым шагом 01.07.2017 в пространство цифровизации трудовых отношений стал электронный листок нетрудоспособности в форме электронного документа (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"). Электронный лист нетрудоспособности не только сохранил свою юридическую силу, но и во многом снизил трудозатраты на его оформление как медицинских работников, так и представителей работодателя и сотрудников соответствующих фондов и компаний.

Вторым шагом стало прекращение 01.04.2019 выдачи СНИЛС на бумажном носителе для оптимизации процесса открытия индивидуального лицевого счета. Вместо СНИЛС выдается документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа (ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ). Что должен делать кадровик в этой ситуации? Принимать к учету как ранее выданные СНИЛСы, так и вновь выдаваемые документы, подтверждающие регистрацию гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащий СНИЛС (ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ  "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Документ может быть как в бумажной, так и в электронной форме. Если у работника отсутствует СНИЛС, обязанность работодателя его оформить осталась неизменной. Для получения СНИЛС работодатель обязан в свое отделение ПФР подать анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 (п. 5а Приказа Минтруда России от 21.12.2016 N 766н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах"), подписанную работником, а также опись документов по форме АДВ-6-1 (п. 25 Постановления Правления ПФ РФ от 11.01.2017 N 2п "Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и Инструкции по их заполнению").

У работодателя есть возможность обмениваться с территориальным органом ПФР информацией в электронном виде с подтверждением электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Пока это просто возможность выполнения в течение одного рабочего дня административных процедур по приему и регистрации полученных по электронным каналам связи от работодателей заявлений в виде документов в электронной форме, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 37 Постановления Правления ПФ РФ от 12.02.2019 N 39п "Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему от граждан анкет в целях регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, в том числе по приему от застрахованных лиц заявлений об обмене или о выдаче дубликата страхового свидетельства").

Пункт 11 названного Постановления «Обмен информацией между органами Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателями в целях предоставления гражданам предпенсионного возраста, состоящим с работодателями в трудовых отношениях, льгот, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, может осуществляться с письменного согласия таких граждан в электронной форме на основании соглашений, заключенных между органами Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателями» значительно расширяет возможности данного электронного взаимодействия. Думается, что эта возможность станет реальностью, подобной обмену информацией между налоговой инспекцией и работодателем как налогоплательщиком в электронной форме (ст. 11.2 Налогового кодекса Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ) по мере развития государственных информационных систем. Государственные информационные системы позволяют реализовать полномочия государственных органов и обеспечивать обмен информацией между этими органами, реализовывать и другие задачи, определенные и статьей 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Еще один шаг законодателей - раздел X Постановления Правительства РФ от 13.02.2019 N 146 "Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных", который называется «Организация и проведение мероприятий по контролю без взаимодействия с операторами». Данный раздел пунктом 54 регламентирует проведение мероприятий по контролю без взаимодействия с операторами:

  • а) наблюдение за соблюдением требований при размещении информации в сети "Интернет" и средствах массовой информации;
  • б) наблюдение за соблюдением требований посредством анализа информации о деятельности оператора, которая представляется оператором (в том числе посредством использования федеральных государственных информационных систем) в орган по контролю и надзору в соответствии с федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или может быть получена (в том числе в рамках межведомственного информационного взаимодействия) органом по контролю и надзору.

Учитывая возможности цифровизации, разработок в сфере искусственного интеллекта, технологий анализа и обработки Big Data, мероприятия по контролю без взаимодействия с операторами можно осуществлять и без участия уполномоченных должностных лиц органа по контролю и надзору.

К чему готовиться

Будут и иные шаги по цифровизации деятельности предприятий в части перевода после 1 января 2021 года в электронное пространство трудовых книжек с сохранением обязанности работодателя вести и бумажные трудовые книжки тех работников, которые сообщат о своем решении. Иным работникам планируется выдача трудовых книжек на руки и освобождение работодателя от ответственности за их хранение.

Следует напомнить о Распоряжении Правительства РФ от 19.09.2013 N 1699-р «Об утверждении Концепции введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, и плана мероприятий по реализации Концепции» (вместе с "Концепцией введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации") - планируется оформлять пластиковую карту с электронным носителем информации в качестве удостоверения личности гражданина Российской Федерации. Ожидаемая дата окончания изготовления паспортов гражданина РФ на бумажном носителе 01.01.2025.

В итоге: завершая краткий обзор законодательных норм цифровизации и документирования трудовых отношений, хочу привести текст статьи 1 Федерального закона от 18.03.2019 N 34-ФЗ "О внесении изменений в части первую, вторую и статью 1124 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации", добавляющую в текст Гражданского кодекса правовое понятие «Цифровые права», а именно: «Цифровыми правами признаются названные в таком качестве в законе обязательственные и иные права, содержание и условия осуществления которых определяются в соответствии с правилами информационной системы, отвечающей установленным законом признакам. Осуществление, распоряжение, в том числе передача, залог, обременение цифрового права другими способами или ограничение распоряжения цифровым правом возможны только в информационной системе без обращения к третьему лицу.».

Начало действия данного изменения - 01.10.2019, а это значит, что цифровизация много ближе, нежели многим специалистам, трижды обрабатывающим одни и те же сведения, кажется.

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Возможно ли не увольнять сотрудника, если он написал заявление?

31
15.11.2019

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, если...

К чему готовиться бизнесу в ближайшие три года

33817.10.2019

В системе КонсультантПлюс подготовлен обзор представленных Минфином России направлений бюджетной и налоговой политики на период до 2022 года.

- 68702
Постановление Правительства РФ от 05.11.2019 N 1400 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2013 г. N 10...

Расширен состав сведений, включаемых в реестр контрактов, заключенных заказчиками
Российское законодательство
- 68702
Постановление Правительства РФ от 05.11.2019 N 1401 "О типовых формах заявок на участие в электронных процедурах, закрытых электронных процедурах, тре...

Утверждены типовые формы заявок на участие в электронных процедурах, проводимых в рамках контрактной системы
Российское законодательство

Подпишитесь на рассылку

Мы ежедневно анализируем законодательство и отбираем документы, необходимые в работе бухгалтеров, юристов, кадровиков и руководителей. Выберете те рассылки, которые будут полезны вам.
Подписаться
наверх
Обратная связь.