ВОПРОС
В связи с введением онлайн-касс нужно ли в бумажном виде хранить X- и Z- отчеты?
ОТВЕТ
В связи с введением онлайн-касс X- и Z-отчеты не формируются. Онлайн-кассы формируют отчеты о закрытии смены (вместо Z-отчета), отчеты о закрытии фискального накопителя и отчеты о текущем состоянии расчетов (позволяет узнать количество непереданных фискальных документов).
Считаю целесообразным хранить отчеты о закрытии смены распечатанными в течение пяти лет.
ОБОСНОВАНИЕ
ККТ обязательна при расчетах с физлицами - наличными, картой или электронными средствами платежа (Письма Минфина от 15.06.2018 N 03-01-15/41171, ФНС от 14.08.2018 N АС-4-20/15707, от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).
Применять можно только онлайн-кассы, включенные в реестр ФНС, - nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/.
Онлайн-кассы не формируют X- и Z-отчеты. Онлайн-ККТ обеспечивают автоматическую передачу фискальных документов в налоговые органы.
Требования, которым должна соответствовать ККТ, приведены в ст. 4 Закона о применении ККТ. К ним относятся, в частности:
- наличие внутри корпуса ККТ фискального накопителя;
- возможность передавать фискальные данные в фискальный накопитель;
- возможность формировать фискальные документы в электронной форме и передавать их оператору фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель должен формировать итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках (бланках строгой отчетности), и кассовых чеках коррекции (бланках строгой отчетности коррекции), для формируемых отчетов о закрытии смены, отчета о закрытии фискального накопителя и отчетов о текущем состоянии расчетов.
Законодательство не содержит указаний по вопросу формирования вышеуказанных отчетов. Однако необходимо принимать в расчет, что сведения на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней, а срок проверки кассовой дисциплины от 2-х месяцев до года.
Первичные кассовые документы хранятся не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ст. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов). К ним относятся:
- приходный кассовый ордер,
- расходный кассовый ордер,
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов,
- Кассовая книга,
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Поскольку кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ, то полагаю целесообразным хранить отчеты о закрытии смены распечатанными в течение пяти лет.