ВОПРОС
Сотрудник ездил в командировку и оплатил сам гостиницу. В отчетных документах он представил счет на проживание, слип-чек, подтверждающий списание с карты, и заверенную копию чека с QR-кодом, т.к. оригинал чека утерян. Можем ли мы на основании этих документов принять и возместить расходы?
ОТВЕТ
Выше названные документы можно принять с авансовым отчетом и возместить расходы.
ОБОСНОВАНИЕ
Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен.
К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, т.е. чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).
Кассовый чек должен отвечать требованиям, которые установлены ст. 4.7 Закона о применении ККТ. Реквизиты, содержащиеся в чеке на бумажном носителе, должны быть четкими и легко читаемыми не менее чем полгода после выдачи (п. 8 ст. 4.7 Закона о применении ККТ).
К авансовому отчету подотчетник может приложить как чек, выданный ему кассиром в момент расчета, так и чек, который он получил в электронной форме (в том числе путем считывания QR-кода) и распечатал самостоятельно (п. п. 2, 3.1, 4 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).
Кассовый чек, полученный в электронной форме и распечатанный на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, если содержащиеся в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. 4 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).
Если кассовый чек получен путем считывания QR-кода, в том числе распечатан на бумаге, он равносилен кассовому чеку на бумажном носителе или в электронной форме (п. 3.1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).
Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2019)